（房地产档案管理）档案管理一览表推荐.docVIP

附表一：档案管理一览表 序号 类 别 文 件 范 围 保管期限 密级 存档部门 移交时间规定 备注 公司管理类文 件 各类公司级通知、通报，年终工作总结，重大的会议纪要、备忘录等 事务性通知文件 永久 临时 普通 行政管理部 办理或公布完毕 各类公司级奖惩、任免、晋级等文件 永久 机密 人力资源部 办理或公布完毕 公司各级经营计划指导书 永久 绝密 行政管理部 发布或修订完毕 公司经营资质文件，包括营业执照、税务登记证、机构代码证、统计证等 永久 机密 财务管理部 办理完毕即交 房地产开发资质证书等 永久 机密 行政管理部 办理完毕即交 公司刊物及宣传印刷品，包括楼书 永久 普通 营销策划部 与销售有关印刷品由营销部自行编号保存 财务审计报告、投资验证报告等资料 永久 机密 财务管理部 由财务管理部自行编号保存 组织架构、人员名单、培训资料、招聘录用、考勤考核等 人力资源报表、员工薪酬福利、员工社会保险 永久 机密 人力资源部 由人力资源部自行编号保存 客户投诉、工程维修、客户赔付等资料： 重大事件及赔付资料 投诉及处理情况 普通投诉资料 永久 机密 营销策划部 由营销策划部安排专人保管 合 同 公司管理业务合同 永久 普通 行政管理部/经办部门 合同正式签订并由各合约方盖章后，移交合同正本、合同审批表及相关附件。 项目土地权属、合作开发等相关合同 永久 普通 行政管理部/投资发展部 合同 工程建设有关合同，包括设备材料采购、设计、监理等 永久 普通 行政管理部/项目部 合 营销类合同，包括商铺租赁合同 永久 普通 行政管理部/营销策划部 房地产买卖合同及小业主购房相关文件资料 永久 普通 营销策划部 项目结束移交档案室寄存 项目资料 研发 与销售 项目研发成果，包括可行性报告等 永久 行政管理部/营销策划部 项目营销策划方案、市场调研报告 永久 营销策划部 由营销策划部自行编号保存 项目广告，包括公司整体形象广告及相关报道，载体形式包括剪报、刊物、录音、录像、光盘等。 永久 各项目销售价格方案、销售手册、销售分析、销售总结 永久 宗地情况(自然条件、社会条件、竞争楼盘信息) 永久 预决算资料 工程三算审查表 永久 成本管理部 成本管理部 由成本管理部自行编号保存 工程预、结算书 永久 设计变更及工作联系单 永久 并入工程预、结算书附属资料归档和保管 经济签证 永久 项目资料 预决算资料 限价资料 永久 中标价格资料（网上投标报价或工程投标报价） 永久 甲供材料收货单 永久 各项扣款单 永久 设计资料 项目规划设计草案相关文件 永久 规划设计部/工程管理部 正式成文后，电子文本与纸质文本一同归档。资料变更后第一时间归档。 概念设计相关文件及项目设施指导书 永久 方案设计文本及相关文件 永久 销售用方案设计资料 永久 施工图设计任务书 永久 各项目基础图、方案图、施工图、效果图、景观图、室内设计图、销售包装图 永久 图纸定稿后移交项目部归档，如有版本变化，需及时归档，项目完工后一次性移交物业公司。 各项目模型、设计修改通知，及项目设计有关的基本资料 永久 报建验收 项目各类政府批文，重要的往来文件，报建图纸（详见下） 事务性往来函件 (注：要同时保存公司的请示、报告、去函等资料) 永久 工程管理部 发文审批用印后与审批表一同移交； 收文收到后即交。 项目资料 项目报建验收 用地蓝线图或用地红线图 永久 工程管理部 工程管理部 必须在办理完毕后第一时间移交归档 与合作方往来文件 永久 计划立项批文 永久 投资许可证 永久 设计要点 永久 付清地价款证明 永久 房地产证 永久 命名（更名）复函 永久 建设用地规划许可证 永久 建筑设计中标方案和单位复函 永久 设计方案消防批复 永久 设计方案民防批复 永久 项目资料 项目报建验收 设计方案国土局审查意见书 永久 初步设计国土局审查意见书 永久 初步设计消防审查意见书 永久 初步设计民防