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档案管理作业指引 编制 日期 审核 日期 批准 日期 修订记录 日 期 修订状态 修改内容 修改人 审核人 批准人 目的 适用范围 。术语定义 档案资料管理职责 各职能部门 公司各职能部门及全体员工均有保护档案的义务。 公司各职能部门负责本部门业务记录及档案资料的日常收集、整理、归档和使用等管理工作。 公司各职能部门负责向行政管理部档案室移交业务记录及档案资料。 公司各职能部门应根据工作性质设置兼职的档案管理人员。 行政管理部 行政管理部是公司级档案资料的归口管理部门，负责档案管理制度的制定和指导执行。 行政管理部档案室负责对应归档业务记录及档案资料的接收、标识、整理、保存和日常管理。 人力资源部 人力资源部负责人事档案日常收集、整理、归档、贮存、保护、使用和管理。 工程管理部 负责工程档案的日常收集、整理和归档工作。 向行政管理部档案室移交业务记录及档案资料。 营销策划部 负责营销档案的日常收集、整理和归档工作。 向行政管理部档案室移交除销售档案外的业务记录及档案资料。 负责销售档案的日常收集、整理、归档、贮存、保护、使用和管理。 财务管理部 按照《会计法》的规定，负责会计档案的日常收集、整理、贮存、保护、使用、归档、管理。 向行政管理部档案室移交除会计制度规定须由财务管理部保管的相关会计档案以外的，其他涉及公司经营活动的业务记录及档案资料。 行政管理部行政档案专员 负责公司档案保管、查阅、使用工作，为公司业务的开展提供优质的服务。 根据实际情况，负责对失去保存价值的档案资料提出处理、销毁意见。 负责对公司各部门的档案工作进行监督、检查和指导。 各部门兼职资料员 编制部门档案管理制度，并根据实际情况及时提出修改、补充意见。 负责本部门所有审签文件（即业务审批、合同及相关文件）、往来文件的收发、管理工作。 负责收集本部门工作中形成的所有原始记录、档案、资料。 对部门业务经办人移交的业务档案资料进行分类整理、归档，及时向公司移交成套的业务档案资料正本原件。部门负责保管该套资料的副本、复印件。 接受行政管理部行政档案专员对其档案管理工作的监督、检查和指导。 各部门业务经办人 各部门业务经办人负责将本人经办取得的，涉及公司经营活动的证照、文件、合同等重要资料，第一时间移交行政管理部档案室。 各部门业务经办人负责收集、分类、整理本人经办业务的记录、文件、档案，于业务阶段性完结或全部完结后，移交本部门资料员。 审签文件由部门资料员集中管理，各业务经办人员在完成审签文件的审批后一天内，需及时将审签文件正本及审批意见送交部门资料员，并办理好相应交接手续，各业务经办人员可留存审签文件的复印件。 往来文件由部门资料员统一管理，需由业务经办人传阅的往来文件，经办人传阅后应及时交回部门资料员，并办理好相应交接手续，各业务经办人员可留存相应文件的复印件。 档案资料管理原则 公司档案资料管理分为三个层次： 公司行政管理部档案室 各职能部门的档案管理 业务经办人员的文件管理 公司档案管理遵循统一领导、分级管理的原则。所有业务记录及档案资料必须按规定及时移交，集中统一管理，确保档案的完整、系统、准确和安全，便于开发利用，任何个人不得据为己有。 档案资料的归档范围及分类 档案资料的归档范围：凡公司各项工作中形成的有保存价值，能够全面、系统地反映工作情况和历史情况的各种类型档案资料，其原始资料均属于归档范围，具体参照：《公司档案资料归档范围、移交时间、保管期限及密级一览表》。 公司档案资料按种类不同，可分以下几类： 政府办文类（可细分为公司类、工程类、营销类、财务类） 证照类（可细分为公司执照类、工程类、营销类、财务类） 经济合同类（可细分为办公行政类、工程类、营销类、融资类） 工程基建类（可细分为工程施工类、工程招标类、工程预结算类） 其他文件类（可细分为政策法规类、政府类、股东类、董事会类、上级公司类、下属公司类、综合类等） 公司档案资料按业务性质不同，可分以下几类： 综合管理类 工程档案类 营销档案类 会计档案类 人事档案类 档案资料收集及 行政管理部行政档案专员应对收到的资料的有效性进行核查并及时办理收文登记。 行政管理部行政档案专员应将资料来源及重要性对资料进行分类,并编制资料名称编号目录表。 以各职能部门为单位，各部门资料员为责任人，负责编制部门《业务目录》进行收集、整理、清理及移交。档案资料移交 移交范围要求 各部门档案行政部行政档案专员分类表移交。 移交时间要求 根据各种文件形成特点及规律确定相应的归档时间： 即时归档移交：政府部门相关的批示性文件材料