第二章--秘书的基本职能.pptVIP

秘书的职能与能力构成 第二章 运作题 请各小组收集的秘书职业需要承担的职能做出总结归纳，并请小组代表用简明扼要的语句总结出几大职能即可。 秘书的职能 秘书的地位 秘书的基本职能 助手职能 参谋职能 协商职能 枢纽职能 公关职能 秘书是上司的助手和参谋 秘书的协调、枢纽、公关角色 案例一 秘书的知识结构 秘书的知识结构 秘书的能力结构 秘书的智商和情商 秘书的智商和情商 秘书不是小蜜 职场贴身管家哪有那么容易 秘书不是小蜜 职场贴身管家哪有那么容易 秘书的职业道德 职业道德的内容 忠于职守、任劳任怨 谦虚谨慎、办事公道 廉洁奉公、正直无私 恪守信用、严守机密 实事求是、勇于创新 公司秘书的标准： 因为经验不足或者能力有限所犯的错误是可以原谅的，但如果因为思考方式不正确或出发点有问题的话，则是不可原谅的了。 秘书专业的过去和你们的未来 能够从整个商业运作的角度来看待自己的工作，并且知道自己的界限 能够理解公司整个工作体系及工作流程，并且知道如何优化与精简 能够合理分配资源，并且通过细分与整合发挥超值作用 能够磨合公司内部的价值观差异，并且保持信息通畅 能够从全局出发思考问题和解决方法，并且提出最合适的建议 能够配合上司的要求与变化，并且做出迅速准确的反应 能够保持对外界变化的敏感，并且随时形成恰当的应变 能够包容所有的正常与非正常因素，并且巧妙地将它们形成有效的合力 能够创意设计与使用一个合适的信息管理系统，并且分门别类细分与整合 一是分寸二是默契三是谦虚四是敏感五是自制六是礼貌七是忠诚八是得体 秘书学概论 秘书学概论 下星期要开董事会会议了。这天上午，总经理秘书正在埋头汇总各部门送上来的材料。这些材料有书面总结，也有口头记录；有从外面收集来的，也有本公司自己提供的。由于各种材料来路不一，形式不同，真假难辨，因此，将这些材料交给上司之前，秘书要对这些材料进行筛选、甄别、分类和整理。上司做决策需要有真实可靠的信息，否则就等于盲人摸象。而秘书帮上司汇总材料就是收集信息。就在秘书忙于整理材料时，总经理来电话，让她帮他去接待客人，他要静下来想些问题；刚刚把客人送走，总经理又来电话，说自己差点忘了，答应给自己在外地念书的儿子寄生活费，让秘书帮他寄一下，寄完后打电话告知一声…… 一天，老板怒气冲冲地把秘书叫到自己的办公室，因为多年的代理商给他寄了一封非常无理的来信。他让秘书记录自己口述的回信：我没有想到会收到你的这样的来信，尽管我们之间已有那么长时间的往来，但事到如今，我不得不终止我们之间一切交易，而且我要让所有的同行知道你的行为！ 老板命令秘书立即将信打印寄出。对于老板的命令，秘书这样做： a.“好，我马上就办”说完，秘书立即回到办公室将信打印寄出。 b.如果将信寄出，对公司和老板都非常不利。秘书想到自己是老板的助手，有责任提醒老板，为了公司的利益，得罪了老板也值得，于是对老板说：“老板，这封信不能发，别发算了！” c.秘书不仅没有退下去写信，反而前进一步向老板提出忠告：“老板，请您冷静点！给人家回一封这样的信，后果会怎么样呢？在这件事情上，难道我们就没有值得反省的地方吗？” d.当天快下班的时候，秘书将打印出来的信送给已经心平气和的老板：“老板，可以把信寄出吗？” 案例二 秘书的能 力 秘书应有的知识 职业知识： 秘书专业知识、行业业务知识 相关知识： 经济法律、管理、公关及心理等 基础知识： 文化基础知识、基础理论知识 秘书应既是专才，又是通才 向同事请教 时政常识 常识获取的途径 加强学习 观察积累 秘书须具备的常识 宏观经济常识 科学常识 餐饮常识 风土民俗 社会生活常识 公司常识 公司产品和服务常识 市场营销常识 生产管理常识 人力资源常识 企业管理常识 其他常识 财会常识、税务常识金融常识、法律常识 观察分析能力 协调能力 社交活动能力 阅读概括能力 听知能力 口头表达能力 写作能力 应变能力 设备操作能力 耐心倾听并正确理解他人的发言 精通礼仪礼节，善于处理人际关系，获取支持 善于发现矛盾，及时协调关系 善于观察、善于发现问题，及时做拾遗补缺工作 善于阅读，抓住精要，提炼浓缩，把握关键 公文和事务应用文的写作能力 面对突发事件要遇急不慌、临危不惧，冷静处理 电话、录音、扩音、照相录象、复印传真、通讯 标准而流利的普通话，口齿清楚而又简明扼要 秘书的性格要求 开 朗 敏 捷 稳 健 坚 毅 幽 默 思维敏捷、动作敏捷、易于接受新事物、办事干练 办事稳当、观察细致、考虑周详、不贸然从事、不惊惶失措、待人稳重 做事百折不回、坚持到底的勇气和毅力,正确对待理解与不理解、并