006--传真收发管理规定.docVIP

1 目的 为加强公司传真文件管理，保证传真信息能得到及时反馈，全面地处理好公司传真信息，保证公司各项信息工作顺利开展，特制定本管理规定。 2 适用范围 本规定所指传真文件包括：与项目招投标相关的传真文件；与客户、设计院及供货厂商联系的有关项目工程的传真文件；公司生产经营管理有关的传真文件,以及其它往来传真文件。 3 职责 综合管理科负责传真文件的收发统一管理，负责传真文件收发登记与存档，传真收件的传阅与阅签意见的督办落实。 4 传真收发管理工作要求 4.1 综合管理科专员为收发传真执行者，必须严格遵照传真收发管理程序执行。 4.2 综合科专员外出，由综合管理科科长指定人员按照规定程序代为管理。 4.3 传真文件的收发登记，分类，批转，传阅应讲究效率，避免延误工作。 4.4公司传真收件人，发件人须积极配合综合管理科专员执行本管理办法，如因个人原因违反程序规定，对公司生产经营造成负面影响的，将根据情况的严重性追究当事人的责任。 5 管理程序 5.1传真收件的管理程序 办公室文员接收传真后，分类登记。对于收件人明确，涉及内容为单纯业务联系的传真文件，直接复印存档，并将原件直接交收件人。对于收件人或责任人不明确,涉及问题复杂，或其它需要请示领导指示的，应加《传真文件传阅笺》报综合管理科科长阅批，由其决定传给相关责任人或相关领导阅示。传阅完毕或转交相关责任人办理时，应收回《传真文件传阅笺》与传真文件复印件一并留存。 5.2传真发件的管理程序 因业务需要需对外发送传真时,相关人员撰稿后,按照公司业务职权规定,报关负责人签发,发送时由综合管理科专员登记,发送后签发件交文秘专员留存. 5.3传真文件的存档 5.3.1与项目相关的传真文件，项目完工后收集整理项目档案时，由专员将传真文件复印件和《文件传阅笺》移交项目档案管理人员，由其归档，自己保留备份，供综合档案归档。其它传真文件，按档案管理要求，由文秘专员每年定期整理，归入综合档案。 5.3.2传真文件原件不得直接存档，必须经过复印，以确保能够长期保存. 6 记录 《传真收件登记簿》，《传真发件登记簿》，《文件传阅笺》。 7 附则 7.1 本规定由综合管理科负责解释、修订。 7.2 本规定自发布之日起执行。 附件： 传真文件传阅笺 收文时间： 年 月 日 来文单位 收 文 顺序号 文件编号 密 级 份 数 紧急 程度 文件标题 传 阅 签 名 姓 名 时 间 姓 名 时 间 姓 名 时 间 分发阅办 处理意见 领导 批示 处理 结果