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* 三 .业务流程优化（BPI)的7个基本方式 －－完善－标准化 标准化通过流程文件告诉相关员工业务作业要怎样进行。流程文件包括书面说明、流程图和相关的表格。应该： 明确职责和权限 涉及紧急情况的处理 每一处的解释都是唯一的 易于理解 明确最低的工作绩效标准 所有员工都应该收到同一个版本的副本，然后按文件进行培训。流程文件及其执行应该定期检查和更新。 * 三 .业务流程优化（BPI)的7个基本方式 －－完善－合理设置里程碑/门禁 流程中的里程碑/门禁主要是指关键决策评审点 门禁设置合理可极大减少资源投入的浪费。 流程设计时，应当将与资源投入有关的门禁尽量设置在流程前端 比如产品开发流程六个阶段：门禁设何处？ 概念形成： 计划 开发 样品试制 批量验证 商业化 * 三.业务流程优化（BPI)的7个基本方式 －－完善－强化流程主要侧重点 根据管理原理和企业需要，不同的流程在不同的时期有不同的侧重点： 有的侧重控制， 有的侧重快速， 有的侧重成本，不一而足。 此时，首要的不是提升流程本身的质量，而是保障流程所对应的业务侧重点的满足。例如，采购流程一般要求降低成本，快速反应。但是，当企业存在严重营私舞弊时，宁可降低反应速度，也要提高监督、控制的强度。 * 三.业务流程优化（BPI)的7个基本方式 －－完善－预防错误 所有人每天都有许多很容易产生错误的机会： 我们可能在文件上将名字签在了错误的地方； 我们估计我们可以更快地完成工作却忘了预防突发事件； 我们写完了信封但装错了信； 我们好不容易打通了电话却拿错了文件， 我们上了飞机才发现忘带样品。 我们接了个电话就忘了把所有的附件都放进要寄出的信封里。 有人问了个问题，我们就在记录本里漏了一个数字。 我们对完成工作感到压力于是走了导致错误的捷径。 任何事情都难免错误。我们要做的是给产生错误制造困难。 * 三.业务流程优化（BPI)的7个基本方式 －－完善－预防错误 将你可能出错的事情列一个清单，然后用预防错误的方法剔除犯错的可能性或使之最小。 典型的预防错误的方法有： 信封上留一个塑料窗口显示姓名和地址。防止了将信送错。 为不同工作使用不同颜色的纸，不同工作使用不同颜色的文件夹也传达了同样的信息。恰当地使用颜色会大大地减少错误。 将机密信息打在每页已事先用大细体的字印上“请不要复印”的纸上。比打上“机密”更有效。 用事先复印的文件或邮件目录，划掉同类文件或邮件的名字比重新打印名字更准确。 如果你想让一份文件得到特殊关照，就用长一些的纸。 确保计算机的电源接线板不在碍事的地方，以便你不会不小心关上它造成文件或数据丢失 选择没有断开键的电话。员工经常因为按了断开键而不是接听键，一个顾客就丢了。 对重要的指令和规定，要求员工复述说明，保证他们都能理解。等等 * 三.业务流程优化（BPI)的7个基本方式 －－清除 清除流程闭环。 流程出现闭环一般是由某些环节未能履行责任而导致的流程内循环，比如一批产品需降价处理，但决策环节不敢拍板，而要求努力推销；推销不动，但决策者仍要求再继续努力，这就是一个闭环。 清除等待时间：物料、文件或人员的等待都有成本伴随。 清除重复。例如信息收集的重复.案例6 清除不必要的移动：任何人员、物料和文件的移动都要发生成本 清除多余的加工处理。 * 三.业务流程优化（BPI)的7个基本方式 －－清除 清除缺陷、故障与返工：业务流程目标应该设定在所有的事都一次做好，避免解决遗留问题的人工成本、物料成本、时间耽搁以及机会成本。任何流程一旦牵涉对前期缺陷的处理，甚至返工时，流程的复杂程度呈几何倍数增加，例如，包含退货、换货处理的财务结算、物流、销售流程比不包含退货、换货的流程复杂很多。 清除信息格式重排或转换：不同企业的信息系统或业务表格存在差异，甚至企业不同时期、不同部门采用的管理信息系统自成一体，互不对接。案例10 清除由部门利益分割导致的多余的检验、监视和控制。如政府各部门的相互独立的卫生检查 * 三.业务流程优化（BPI)的7个基本方式 －－清除 清除官僚主义 官僚主义的表现： 不必要的协调、检查、监督、审核、审批。 拖沓的节奏 繁文缛节 多余的文档和副本 礼节性或荣誉性的签字， 文件与操作的脱节，泛滥的公文和表格等等。 案例2，案例8 ，案例9 * 三.业务流程优化（BPI)的7个基本方式 －－清除 可以通过问以下问题来确认官僚主义： ● 有没有不必要的检查协调工作？ ● 这项作业是不是监督或审核别人的工作？ ● 这个文件是要执行的吗？ ● 这个文件和以前的文件重复吗？ ● 关于一件事务有了多个文件吗？ ● 它必须要求一个以上的签字吗？ ● 要求多份副本吗？每份副本（不论是单据还是文档）都被利用了吗？ ● 保存副本有明显的原因和价值吗？ ● 需要这样久才可以办理好吗