宣亚- IDF-Event -0919.ppt

Intel IDF 活动项目管理 Registration-活动前期注册邀请 专门针对Intel公司本次活动的需求而开发的大会人员邀请及注册管理系统，并按大会的特点，进行设计及功能组合； 前期网站介绍系统； 前期大会注册报名系统(按需要可增加缴费管理系统)； 数据信息管理系统； 建立大会信息响应中心--Call Center； 活动现场签到及监测系统； 活动会后信息处理／报告系统。 Registration-系统流程示意图 主会场门控 主会场采用多台PDA终端同时刷条码进入会场的方案 现场搭建服务器，使数据能够得到即时的同步 现场数据统计 分会场门控 分会场采用独立PDA门控终端 各PDA终端数据分类汇总 分会场数据可实时同步至服务器。 分会场数据统计分析 现场管理系统－报告 实时统计到会的人数 对参会用户的特性可以进行实时统计及分析 分会场参会人数实时统计 分会场用户数据资料统计及分析 现场管理系统－－概述 参会用户拥有与之唯一对应的条形码，所以现场管理系统便可以非常清晰而准确凭借条形码轻松的了解用户的参会行为信息; 建议现场架设内部无线局域网,每台刷Barcode的机器可采用无线网卡,将数据实时传送到服务器上,进行分析统计; 系统快速并准确的生成参会统计报告,并且可以通过统计用户的各种参会信息，了解到用户的最新动态和用户感兴趣的课程。 参会数据库的整合及条码制作 参会用户的数据库整合 权限规则制定 条码分配并制作 PDA终端数据导入 门控系统的前期准备 门控系统的前期准备 门控方案的确定 PDA门控终端的软硬件安装调试 系统服务器准备 现场突发情况的解决方案 ——RFID 标签签到 主会场签到： 已注册和现场注册来宾都用无线扫描仪签到，共用8－10台。会议场地内架设无线局域网，每台扫描仪通过无线网卡向无线局域网服务器实时传递数据，便于统计； 客人到达会议现场，在通过入口需出示请柬。在到达签到台时，经过工作人员的扫描，会取到会议资料一份（其中包括：会议、反馈表、笔、胸卡等）。会议签到结束后，经过工作人员的指引，佩戴胸卡，进入会议区域。签到程序结束； 分会场签到： 每个分会场2台扫描仪。建议在会议场地内架设无线局域网，每台扫描仪通过无线网卡向服务器实时传递数据，便于统计； 客人到达分会场，出示胸卡。工作人员用扫描仪扫描条码，并发放分会场反馈表及分会场 资料，签到完毕进入会场； 由专人负责轮流交换数据，制定相关表格，每次交换数据时准确记录时间，会场号、扫描仪编号； 可扩展的其它信息签到记录： 展示中心可根据需要，记录现场参观人员－人流比例等信息； 现场资料／礼品中心可进行详细发放记录； 其它主题活动的信息记录； 有两名专门的工作人员协助公关公司负责媒体的签到； 发放会议资料； 解答客人提出的常见问题，如遇无法回答的问题，可请来宾稍候，立即向相关负责人询问，将答案告知来宾，或请负责人出面解答客人的问题； 安排独立的VIP休息室，并提前确认胸花，茶点的到位摆放，及房间清洁等细节； 在VIP室门口安排2个礼仪小姐或专职的接待人员负责接待VIP客人； 设置明显的指路标志，指引VIP客人到休息室签到或休息； 协助客人佩戴胸花，VIP胸卡； 协助维持VIP休息室的秩序，非VIP客人谢绝入内，确保VIP贵宾在舒适，安全的环境中参加会议，确保大会圆满进行； BP签到： 大部分参展厂商或合作伙伴已于会议开始前一天领到胸卡或入场凭证，会议当天到达的厂商或合作伙伴将在Exhibition Center处由工作人员接待，领取胸卡及会议资料； 所有临时工作人员都将提前进入会场进行现场培训，所有人需要展商布展前准备好，详细了解本区域的各个展位分布情况，同时需要了解大会各个区域的分布； 在入口处检查参会人的胸卡，发放参展资料； 如展台资料发完，协助参展商及时补充资料； 遇需要帮助的来宾，热情主动的上前询问并解决问题。如无法回答的问题帮助寻找会场内负责人解决； Intel 员工签到： 临时工作人员提前熟悉Intel 员工所佩戴员工胸卡样式； Intel 员工凭胸卡即可进入会场，不领取会议资料及礼品； 如遇到Intel 员工有无法回答的问题，可帮助寻找会场内负责人解决，或到秘书处寻求解决方案； 　 跟进参展商的报名情况了解参展设备的体积，大小及电源要求，并及时通知负责人，以便安排参展设备的摆放，与酒店协调参展设备在会场内运输及电源供给协助参展设备运输要求所有参展商仔细阅读参展商手册，并再次提醒： -- 提前通知参展商要在大会开始前一天进场布展并通知具体进场时间; -- 资料需放置在展台的储物柜中，放不下的物品大会不负责存放; -- 参展设备的外包装，各参展商需妥善保管，以备退场时使用，请