專案結案與課程總結8.ppt

雅新電子(蘇州)有限公司「專案管理知識與技術」研習營課程之八 專案結案與課程 總結 主講人:熊培霖 博士/PMP 講授時間:兩小時 課程提要 ※專案終結指「正式接受一個專案或階段的最後結果,並有條不齊地結束所有的作業.」本程序就是專案最後的收尾動作,包括人員的歸建、相關剩餘資源與工作的善後處理、最終產品或結果的接受與移轉、文件的存檔與結案報告的撰寫等. ※本單元說明專案結束程序及應處理的工作、指引專案結案時幾項特別需要注意的課題,諸如人員與裝備設施之歸建、結案報告的撰寫等;另則對知識管理與專案管理知識與經驗之整合作一通盤性的討論. 課程大綱 ※結案程序 ※結案報告編纂 ※案例總研討 ※課程總結 結案時可能面對之問題 ※利害關係人不接受專案結果 ＊專案產品與顧客期望差異過鉅,顧客不願意接受專案結果 ※專案成員士氣問題 ＊部份專案成員不願意離開專案 ＊成員面對客戶態度可能產生士氣沮喪 ※會計結算 ＊部份應收及應付帳款在結束後可能仍未結清 ※安全問題 ＊專案生產後有關專案敏感性資料保存及配佈 專案結案之準備工作 ＊依據檢查清單(Checklists)檢查所有工作項目是否完成,或至正式結案日期尚有多少未完成工作. ＊決定專案結案日期,檢查專案目標是否達成並確定結案日期是否可依據專案計劃訂定. ＊建立結案共識,組織內部所有專案相關人員對專案所達成的目標及結案日期均有共識. 專案結案之主要工作 專案結案之主要工作(續) 專案中止或結束的WBS 成效審查 ※依據『結案檢查表』檢查所有工作項目 ※檢查至結案日期尚有多少未完成工作,並律定待完成事項. ※此工作最繁瑣,因為所有工作之交付標的如果在未通過品質查核之前即接收,此時專案經理將開始自食惡果,他將發現在結案前將有『無限』必須完成的工作. ※如:專案必須完成『使用者手冊』交付客戶, 『使用者手冊』雖完成編輯,但品質太差,則必須將『編修使用者手冊』列入待完成工作清單,在先前決定之結案日期完成. 決定專案結案日期 ※檢查專案目標是否已經達成 ※檢查專案工作報告是否有過於樂觀情形 ※檢查專案品質是否達成 ※待所有檢查工作完成,即可決定結案日期是否可以依據專案計劃進限完成. 建立結案共識 ※專案經理、成員及管理階層皆同意專案已經達成其預定目標 ※所有組織內部人員均已達成共識,且對專案結案日期有共識,有助於推動所有人員致力於待完成工作之完成. ※如果專案屬『中止』性質,則共識之目的在於讓大家了解專案中止之目的,減輕專案人員心理壓力 ※建立共識最好經由正式會議方式公告,使組織上下均經由正式管道了解專案已趨完成. 與外部供應商溝通 ※依據合約文件,進行採購稽核. ※讓外部供應商及財務部門了解專案將於X日後結束,使雙方對於應付帳款部份能建立共識. ※所有相關人員及財務部門應收帳款於專案結束後Y日後結算 ※審查所有的合約以檢查是否所有的交貨及驗收期限 ※注意到供應商供貨品質應該保持,避免供應商因專案趨於結束而疏忽對品質之要求. 與各部門經理溝通 ※書面通知所有部門經理專案結束日期,正式宣告專案將於近期結束. ※特別要通知專案成員原屬單位、外包合約商以及臨時設置機構,以使它們對於人員未來安置能提早安排(回原工作位置或重新安排). 會計決算 ※與財務部門清算所有應收及應付帳款 ※讓財務部門了解專案結案日期將特別重要,讓財務部門將專案帳戶結清,以避免爾後尾大不掉的帳戶來往. ※同時與財務部門結算專案使用成本,以供未來計算實際成本效益. 與專案成員溝通 ※要求專案成員同進訂下專案結案日期之承諾,使他們有必須於該日完成所有工作之壓力. ※如果檢視所有待完成工作,衡量工作量後需要更多時間,則必須重新檢討工作分配. ※此時必須訂定每周工作檢查表,以追蹤所有人工作情形. ※對於執行工作有問題之人員,專案經理有必要每天催詢工作情形. ※不要認為成員們一定可以按時完成,如果不能依時完成,專案經理麻煩就大了,因此催詢工作進度是必要的. 資源重新分配 ※人員重新分配 ※檢查料件剩餘狀況,並將之繳回. ※歸還借來或租用的設備 ※購置之設備,諸如電腦、電腦桌等,建立清單,專案結束後將之些設備繳回,視組織政策重新分配. 專案成員重新分派 接收小組訓練 ※專案完成後,何部門將接收專案產品應派人銜接專案產品資訊. ※專案經理應在專案小組內成立轉移小組,負責各項文件之轉移及操作訓練. ※接收小組訓練時間因專案大小及複雜度而異,專案經理應督導轉移小組與接收小組之密切配合. ※轉移項目包括: ＊整份專案計劃(包含專案計劃書、會議記錄、書面文件等) ＊產品規格文件(功能規格、技術規格) 管理責任轉移 ※專案小組成員將專案產品轉移給日常營運部門後,專案方能正式宣告結束: ※轉移項目包括: ＊產品本身 ＊整份專