项目资料管理和分发程序.doc

项目资料管理和分发程序 一、目的和适用范围 实现对项目文件的有效管理和控制，保持工作成果及过程的可追溯性，防止信息资源丢失、损失，便于有关信息、成果的有效再利用特制定本规定。 本程序主要范围如下： 确定项目执行过程中的工作流程（过程文件），即从项目到项目完工之间的项目文件的处理流程； 定义项目文件处理过程中所涉及活动的相关负责人； 在项目执行过程中，项目内部产生的以及与不同外部组织之间的文件、书信、传真等均应在项目组保存一份。—指在项目开始阶段业主提供的本项目的所有相关文件—代码：PI 项目成品文件—指在项目执行过程中提供给业主的用于构成实体的文件—代码：PP 项目过程文件—指在项目执行过程中与业主或第三方的用于沟通、协调的文件，可细分为： 和业主来往传真和信函—代码:PCL 和其他第三方来往的传真和信函—代码:PTL 接受到的设计条件—代码:PDC 询价文件—代码:PTD 报价文件—代码PQD 会议纪要—代码PMO 供审核用半成品文件—代码PSP 内部条件—代码PIC 项目进展报告—代码PPR 管理类文件 其中管理类文件（开工报告、完工报告、进度计划计划、协调程序、项目预算、项目资金流计划、向公司请款报告等）由项目经理直接处理，不在本规定范围之内。 如业主无特殊要求，各类文件代码应参照上文执行。 如项目有分包，分包商将被视为内部机构，但在与其他第三方来往传真和信函中应单独分列。 三、项目文件的接受 3．1 无升版要求的文件 此类文件包括与业主来往的传真和信函、与其他第三方来往的传真和信函、会议纪要。其工作程序见项目文件管理流程图序列A。 由项目秘书接收并加盖接受章，填写日期并签名。填写“文件分发通知单”（FJ-01），填好文件名称和日期后交给项目经理，由项目经理确定发放范围，项目秘书负责复印并发放至各相关专业，并由相关专业负责人签收。分发完成后，由项目秘书负责填写“****登记表”（FJ-02），并归档。 3．2 有升版要求的文件 此类文件包括项目输入条件、接受的设计条件和报价文件。其工作程序见项目文件管理流程图序列B。 对于从业主、第三方等处来的外部文件，由项目秘书负责接收。然后按如下流程处理： 项目经理（或授权项目秘书）核对后签收接收单，然后将文件及接收单一并交给项目秘书。项目秘书负责将接收单归档，归档时按文件来源方的不同将文件接收单分为来自于业主、来自于第三方等几类分别存放。 由项目秘书对每份文件分别填写“文件分发通知单”，并将此清单与文件一起交给项目经理，由项目经理在“文件分发通知单”上标出要发放专业后交由项目秘书，项目秘书负责复印、分发至各专业，由各专业负责人签收。 如所接收文件为升版后的文件，项目秘书应按原发放范围查对原文件并加盖作废章。 分发完成后，由项目秘书按文件原稿添加更新电子版的“外来文件状态表”（FJ-04），并保证此状态表是按专业或文件编号排序的。各类接受的文件都应分别登记。 项目秘书负责将文件原稿存档。关于归档方面，要按专业、按编号存放。对于没有编号的文件，要按类分别存放。对于没有编号，也无法分类的文件，要按时间先后顺序存放。对于全部无编号的文件，须在相应的文件夹首页一定要有纸目录。所有无编号的文件，可由项目秘书负责给一个编号，便于查找。 四、项目文件的发送 4．1 对外发放的传真、信函、会议纪要、询价文件 （见项目文件管理流程图序列C） 由公司内部各专业起草的拟对外发放的传真，由各专业负责人交给项目经理签字后，由项目秘书负责编号对外发放。发出后，由项目秘书填写在原件上加盖发送章并签署姓名和日期，填写“对外发放*****登记表”（FJ-03），将原件归档。 4．2 对外发放文件 （见项目文件管理流程图序列D） 由各专业产生的对外发放文件,按如下步骤操作： 由各专业拟好文件后，交到项目秘书处，由项目秘书负责填写“对外文件发送单”（FJ-05）的同时给发送单编号。“对外文件发送单”的编号可视项目具体要求采取如下两种方式： ——按发送外部组织的不同，设置不同的前缀，针对每一个外部组织从001开始编号； ——不分外部组织，只要是公司对外发送的文件，统一设置前缀，从001开始编号。 如项目协调程序中另有规定，请遵照协调程序中的规定执行。 项目秘书负责将要发放的文件和“对外文件发送单”一并送至项目经理处签字。 项目经理签字后，项目秘书负责按要求复印，并将文件按正确地址寄出。 项目秘书负责据此添加、更新电子版“对外发放文件状态表”（FJ-06）。项目秘书应保证每月底提交一份最新版的“对外发放文件状态表”给计划工程师。 F）项目秘书负责将原件和“对外文件发送单”归档。归档时，原文件按专业归类存放。“对外文件发送单”单独存放，待已签收的“对外文件发送单”返回后，以此替换原来未做签收的一份。 4．3 内部条件