接待国外客户的准备工作和注意事项.docVIP

接待国外客户的准备工作及注意事项 做贸易的朋友都知道，一个外国的客户如果可以到公司里面来亲自谈生意，成交的机会很大。一般大家都非常重视外国客户的来访。其实做接待也是很有技巧的。细节上多注意下会给客人留下非常好的印象，为之后的合作添加多一份成功的把握。 首先我们先谈一下一般的接待吧： 客人来访前，我们应通过电子邮件或通电话的方式详细了解客户公司来访人员的详细信息。如：到访人员的名字、人数、航班、饮食习惯等信息，以便我们安排接送车辆、酒店和食宿。 客人来到公司的时候，我们带他到会议室或者展厅里面就座的时候，不妨询问下：Can I bring you something to drink?（您想喝点什么？）或者简单点：coffee or tea? (咖啡还是茶？)一般来说，在中国的时间安排的比较紧，早餐都吃的比较仓促，有的餐厅早上没有咖啡供应，对于他们来说是很难受的。如果在正式谈生意之前可以给他们来上杯咖啡的话，不但有助于提神，而且他们会觉得心情都会变的很好。如果是水的话，瓶装的矿泉水是最好的。 会议室里与其放水果，不如放点小糖果（薄荷糖或咖啡糖，小巧包装的的巧克力也不错）。我所接触到的外国人，基本上没有不喜欢甜食的，记得在印度出差期间，印度公司上班时每隔一段时间会有人送些冰糖块或者很甜的一种印度茶。在中国的饮食不习惯也导致他们比较容易有饥饿感。这个时候，小糖果就起到了大作用了。如果他们来到的时间是下午3、4点，那么没有什么比做工精致的小蛋糕更好了。 我们再谈下带客户出去就餐。 餐厅的选择：不一定豪华，但是一定要看起来干净。因为外出工作，身体非常重要。要是因为拉肚子干不了活，他们的中国之行就亏大了。 菜式的选择：之前一定要问：Do you have anything that you don’t eat?（有没有什么你是不吃的？）这个问题其实是很关键的。老外的体质跟中国人有很大的不同。他们对很多东西都会过敏。对于印度人，要是你听到他说他是一个vegetarian（素食主义者）也别见怪，他们的宗教要求就是这样的。对于他们，如果他没有自己带食物来中国吃，那就给他特殊点全素的食物。在点菜的时候要特别关照下点菜员。而且最好不要给他们点过辣的食物。因为他们实在是不耐中国的辣，吃点辣椒第二天就拉肚子。（就算他在自己国家很能吃辣也不行）还要了解客户喜欢的食物及禁忌的食物，例如印度客户一般忌食牛肉和猪肉。 吃饭的餐具：大城市大餐厅一般都有刀叉，但是如果你是个小地方，不妨请外国客户吃饭的时候提前帮他们准备套刀叉带着。因为让他们使用筷子他们会有点难堪。尤其是第一次使用筷子，如果弄脏了衣服对商务出行人士是非常麻烦的一件事。对于印度客户，就餐时一般还要为他们准备胡椒粉、食盐和洋葱各一小碟，印度人喜欢在汤里添加这些调料。 上菜：上菜前要提醒下服务员，鸡一定一定要去头去脚在端上来。鱼尽量不要点鱼头之类的菜。外国人一般是不吃动物的内脏或头、脚的，记得上次在印度看到市场上印度人把鸡头和鸡脚都丢掉不要了。 夹菜：由于公筷的使用也不是很普遍。上菜的时候大家先别动筷子，让服务员先用公共的筷子把菜拨到外国客人的盘子里。（当然事先要询问：Do you want to try this?）然后大家再一起吃。 甜点：如果有甜食，放到最后上就最合适了。没有的话水果盘也可以凑合。 饮料：对于大部分人来说，中国的啤酒度数比他们那边的高的多，要是饭后还有工作的话，不妨叫青岛啤酒，度数低点，口感也比较适合他们。要是你看他不喝酒，可以要一些可乐；要是啤酒也不喝可乐也不要的，就上100％纯果汁。 最后再说一下宾馆的住宿安排： 安排宾馆房间时，要注意将客人的房间尽量安排互相紧挨着，这样便于客人相互走访。我方接待人员的房间也要临近客户的房间，入住时告诉客人，我方人员的房间号和房间的电话号码，便于在客人需要帮助时随时联系。 在客人入住前，要对客房进行检查，卫生要干净，并确保各种电器设备处于良好状况，如电视机、宾馆电话、空调等，特别要把浴室的水温调到适宜的温度。 周亚珂 2011年1月1日