14会议管理及接待服务管理规范.docVIP

1.0目的 为了规范公司内部会议及对外会议接待行为，统一服务标准，确保公司内外沟通的顺畅。 2.0适用范围 适用于公司内部工作会议及对外接待会议。 3.0职责 3.1公司综合部经理负责公司层的会议安排及会议接待的组织与安排。 3.2公司综合部经理负责会议登记和提前确认工作，并根据会议重要程度决定采取相应的服务措施，确保会议如期召开。 3.3公司综合部经理负责安排人员对会议室进行布置，保障会议室整洁舒适。 3.4一级会议应安排会议接待员，会议接待员负责在会议进行期间巡查，及时处理突发事件，确保会议顺利进行。 4、会议分类 4.1根据参与会议主体的不同分为公司内部工作会议和对外接待会议。 4.2公司内部会议 4.2.1总经理工作会议 参加人员：总经理、厂长、财务总监、生产副厂长、行政副厂长、总经理临时指定的其他人员 会议时间：临时安排 会议地点：行政楼3楼会议室 会议级别：一级会议 4.2.1厂长工作例会 参加人员：厂长、财务总监、生产副厂长、行政副厂长 会议时间：每周五下午2：00 会议地点：行政楼3楼会议室 会议级别：一级会议 4.2.2 生产例会 参加人员：厂长、生产副厂长、行政副厂长、生技部长、运行部长、值长、专工、检修班长 会议时间：每周一下午2：00 会议地点：厂区3楼会议室 会议级别：一级会议 4.2.3运行交接班会议 参加人员：交班值长、交班运行值成员、接班值长、接班运行值成员 会议时间：夜班、早班交接 07：30 早班、中班交接 15：30 中班、夜班交接 23：30 会议地点：厂区3楼会议室 会议级别：二级会议 4.3公司对外接待会议 4.3.1总经理接待会议、厂长接待会议、重大业务洽谈会、重要单位参观接待会议等 参加人员：根据实际情况由总经理或由组织者指定 会议时间：临时安排 会议地点：行政楼3楼会议室 会议级别：一级会议 4.3.2部门专项业务会议或其他临时接待会议 参加人员：根据实际情况由厂长或组织者指定 会议时间：临时安排 会议地点：临时安排 会议级别：二级会议 5.0 会议基本程序 5.1一级会议统一由综合部经理通知与会人员，并按照会议接待服务程序标准提供会议接待服务；二级会议由会议本部门自行组织并做好会议接待及管理工作。 5.2二级会议如需使用行政楼会议室须征得综合部经理同意。 5.3各类会议如在时间上冲突，会议安排应以级别高的会议为准，下一级会议应重新确定时间，同等级别会议以对外接待会议为准。 5.4与会人员因特殊情况不能参加会议，须向会议组织者请假。 5.5与会人员在会议中须关闭通讯工具或调至震动状态，不得在会场接听电话。 5.6一级会议由综合部经理或指定专人负责做好会议记录，其他会议由对应组织部门负责记录，必要时形成《会议纪要》。 6.0会议接待服务程序及标准 6.1综合部每天安排一名会议接待员（前台文员兼）于早上8：30-9：00清扫、整理会议室，确保会议室的通风、整洁并准备足够的开水；每天下班前，会议接待员还应对会议室检查一遍门、窗、空调、灯、设备是否关好才能离开。 6.2会议接待员必须注意自己的仪表，穿好工作服，戴好工作牌。 6.3会议接待员于会议开始前15分钟将茶水准备到位。 6.4会议接待员到岗后首先检查会议室内的灯是否打开、空调温度是否舒适、会议物资是否到位、烟灰盅是否清洁、茶具是否清洁，发现异常无法处理时及时向综合部经理报告。 6.4倒茶的方法：茶水的温度以八十度主宜；茶水倒入量约为茶杯容量的六至七成；注意每一杯茶的浓度要一致；检查杯数与与会人数是否相同。 6.5端茶的方法：端茶进入会议室应先叩门，向与会人员点头后进入；双手将茶逐一拿给客人，或者用左手托着茶盘，右手将茶拿给与会者；端茶给与会人员时，要先给坐在上座的与会者，然后顺序给其他与会者；一般要从客人的右后方将茶递给客，说声：“请喝茶。” 6.6参加会议人员进入会场后，服务员应举止大方地为他们递上茶水，当会议开始时会议接待员应在自己管理区轮流巡查，以便能及时给新到的客人送上茶水，直至与会人员基本到位。 6.7与会人员基本到齐后，会议接待员将茶水添加一遍后，每隔20-25分钟到会议室加茶水，直至会议结束（如有特殊情况可自己把握）。 6.8在加茶水过程中，会议接待员应及时更换烟灰盅、留意会议室内设备运行是否正常、空调温度是否舒适。服务工作要细致周到，服务中要做到三轻（走路轻、讲话轻、动作轻）。 6.9会议临时需要的物资，由会议接待员5分钟内送到，如无法满足，亦应5分钟内到会议室解释。 6.9会议结束后，会议接待员应简单将会议室收拾一遍，包括将桌椅摆放整齐；烟灰盅、盒纸锁回茶水柜；所有设备恢复原状；会议临时用品（插线板、铭牌、临时增加的椅子、白板等）还到仓