第9章_大型项目的沟通与协作.ppt

第9章 大型项目的沟通与协作 9.1 项目沟通管理的内容 9.2 传递项目文件 9.3 MS Project与其它软件的数据交换 9.4 多项目集成管理 第9章 大型项目的沟通与协作 项目的沟通管理对企业各层面之间良好的协作起着决定性作用。在项目中，沟通是不容忽视的，项目经理一项重要的工作就是沟通，通常花在这方面的精力常常会占到全部工作的一半以上，因为只有良好的沟通才能获取足够的信息、发现潜在的问题、控制好项目运作过程中的各种因素。本章主要讨论大型项目中的沟通问题 9.1 项目沟通管理的内容 9.1.1 项目沟通管理的体系 一般而言，在一个比较完整的沟通管理体系中，应该包含以下几方面的内容：沟通计划编制、信息分发、绩效报告和管理收尾。 9.1.2沟通的关键原则 尽早沟通。 主动沟通。 保持畅通的沟通渠道。 9.1.3大型项目的沟通 Project作为大型项目或多个有关联项目的信息沟通平台，主要包括如下功能 项目文件的传递。项目文件内（通常是*.mpp格式的文件）不仅包含着项目计划的信息（例如保存在比较基准中），还包含执行情况。Project将所有关于项目的信息都保存在项目内部，所以项目干系人之间的信息沟通主要就是项目文件的及时同步与传递。 与其他软件的数据交换。为了更充分地发挥Project的强大项目管理功能，为了达到特定目的，难免要与其他软件进行数据交换。Microsoft公司在这方面作了不少努力，借助于其他软件的数据支撑，大大地扩展了Project的功能和适应面。 多项目的集成管理。许多场合下，项目不是孤立存在的，若干项目之间存在着某种紧密的联系。作为管理者，当然不能漠视这些联系，必须从更广阔的范围、更高的层面把握项目，这就会需要将这些项目集成起来进行管理 Project Server与Standard或Professional版的协调使用。Project Server允许工作组成员、项目经理和其他项目干系人交换和使用服务器上的项目信息，从而达到协同工作计划和状态报告的目的 9.2 传递项目文件 【例9-1】以附件形式发送项目文件 打开“新产品”项目模板，将该项目文件以附件形式发送给如下两个收件人：geyueru@suda.edu.cn, jessica@suda.edu.cn。 【例9-2】将部分项目作为日程备注进行发送 创建如图9-3所示的项目文件“09-02.mpp”，选中任务1至4，将这4项任务发送给项目的资源：“项目经理”和“Tom”。 【例9-3】传送项目文件 打开“09-02.mpp”，将项目文件传送给通讯录中的相关人员。 （1）打开项目文件，选项菜单【文件】/【发送】/【其它传送收件人】，弹出如下图所示的“传送名单”对话框。 【讨论】 （1）【例9-1】、【例9-2】和【例9-3】中，三种发送方式的区别如下： “邮件收件人（以附件形式）”方式——将项目文件以附件形式发送给收件人，发送对象的邮件地址由用户填写。 “邮件收件人（以日程备注形式）”方式——发送内容：可以是项目文件（附件），也可以是图片，用户可以选择整个项目，也可以选择部分任务。发送对象：可以从资源库中选择，也可以从Outlook通讯录中选择。 “传送收件人”方式——发送内容：消息和项目文件。发送对象：从Outlook通讯录中选择。 （2）Project的传送功能仅是将项目文件或其它信息发送给接受者。接受者受到项目文件后，计算机上必须安装了Project软件才能查看项目内容。 （3）为了保证顺利发送，用户在发送之前必须检查“Internet Explorer”软件的设置，方法如下：打开Internet Explorer，选择菜单【工具】/【Internet选项】，在选项对话框中选择“程序”选项卡，确保已经设置好了电子邮件处理程序（笔者计算机系统中为Microsoft Outlook），如下图。 9.3 MS Project与其它软件的数据交换 用户在进行信息沟通时，难免会遇到与其它软件进行数据交换的情况，Project顺应了这一需求。在Microsoft Project 2003版本中，支持与以下格式文件进行数据交换： Microsoft Excel工作簿（*.xls） Microsoft Access数据库（*.mdb） Web页（*.htm或*.html） 文本文件（*.txt） 从Microsoft Excel中导入数据到Project以前已经举过例子了（见第3章【例3-8】），将项目中的数据导出为Web页的例子见第7章【例7-10】。下面再看将Project的项目信息导出到文本文件中。 【例9-4】将项目信息导出为文本文件 打开项目模板“新产品.mpp”，将其中的任务信息和工作分配信息导出为文