内部沟通作业程序QP-05-02.docVIP

1. 目的： 规定公司内部部门间、部门内、人员间的沟通管道，使信息能充分、快速有效地传递和理解 2. 范围: 质量管理体系各项活动所需的沟通活动均属之 3. 定义: 3.1 信息----有意义的数据或事实 4. 权责: 4.1 总 经 理：确保内部沟通管道的建立及有效沟通 4.2 管理者代表：确保内部沟通依规定的管道得到有效实施 4.3 相关部门/人员：内部沟通活动的执行、参加/参与 5. 内容: 5.1 内部沟通的方式： ①会议 ②教育训练 ③书面联络 ④公告、通知 ⑤交谈 5.1.1 内部沟通依《公司组织架构》循级进行，不可越级；下属的工作应得到上司的指令或同意，工作的进度及结果应向直属主管报告；上司要提供下属开展工作所需的资源和信息支持 5.2.2 直属上司以上的上司有直接指令时，在执行前应向直属上司报告，特殊情况可事后报告； 一般情况下，此种指令下达前，执行者的上司应先进行协商并取得一致 5.2.3 质量管理体系过程的沟通活动，有文件规定的，依相应文件执行 5.2 有主题事项的追踪、报告、讨论、决议；工作协调；一定范围的通（知）报（告）等需要时， 采用会议的方式进行；会议应指定人员做《会议记录》 会议可分为：①例会：管理职会议、品质会议、制造部会议、管理评审会议、交接班会议等 ②临时会议：新品导入会议、顾客投诉、品质异常及其它需临时召集会议等 5.2.1 例会按规定的时间间隔召开，大主题相同、参加人员范围相对确定 5.2.2 参加会议人员在会前应做好会议期间的工作安排，提前五分钟到达会场，因特殊情况不能准时/不能参加会议时，应向主持人或部门主管请假 5.2.3 与会人员在《会议记录》上签到 5.2.4 会议开始前，应将手持电话调整到震动模式 5.2.5 主持人宣布会议开始或会议议程，会议按议程或例行方式进行 5.2.6 与会人员进行报告、提出所属工作协调/协助需要，及对所需讨论事项展开讨论 5.2.7 主持人应确保会议进程的正常进行，当讨论偏离当前主题时，应适时提醒，返回主题 5.2.8 决议事项应指明生效日期或执行担当、纳期、追踪人，并在下次会例会上报告执行进度或执行结果 5.2.9 会议中应遵守会场秩序，不喧哗嬉闹、交头接耳、谈/做与会议无关之事；不打断他人发言；报告、发言应紧扣主题、语言简洁明了；不中途离场，因工作需要确需离开会场时，需向主持人告退 5.2.10 应先决议与所有与会人员有关的事项，与部分与会人员有关的事项，可允许无关人员先行离开会场，继续工作 5.2.11 主持人宣布会议结束，与会人员离开会场 5.2.12 《会议记录》应在会议结束后四个小时（工作时间）整理完毕，与会人员会签，相关权责人员批准，复印分发相关人员/部门 5.2.13 临时会议 ① 有临时召集会议需要时，填写《会议通知单》，写明主持人、主题、参加人员、日期、时 间、地点等，请各位参加人员在《会议通知单》上签名，以示接获通知 ② 部门内之临时会议，可口头通知，但仍需形成《会议记录》 ③ 临时召集会议的召开参照本章5.2.1～5.2.12例会规定进行 5.3 知识、技能、工作经验的沟通，采用教育训练的方式进行，参照《教育训练作业程序》执行 5.4 沟通的信息有后续的参考需要、追溯需要时，应采用书面沟通的方式进行 5.4.1 信息传达人员填写《内部联络单》，写明发文者、发文部门、收文者、收文部门、日期时间、联络事项、是否需回复、希望回复日期等内容，经部门主管批准 5.4.2 依收文者确定复印份数，收文者接收《内部联络单》复印件，在原件背面签名，以示接收 ① 若收文者不在，可委托他人转交；无合适人员转交时，待确认收文者在时在送交 ② 收文者暂时离开，需要留置时，要放在其办公桌/工作台的显眼位置，并用文具压住，以 免丢失；收文者返回后，应及时电话确认是否收到 5.4.3 收文者接收到《内部联络单》，需回复的应及时回复，并将信息转达给所属相关人员，保证信息得到充分、及时的传达 5.4.4 若有不明确之处，应及时与发文者确认，确保沟通信息得到充分一致的理解 5.5 需知会全员的公司决定等信息或相关知识资料等，可以公告、通知的方式进行 5.6 基于了解工作情况、交流工作心得等需要，可采用交谈的方式进行 5.6.1 交谈可双方或多方参加，时间和地点协商确定 5.6.2 交谈参与者应互相尊重，要语速适当、不突然打断对方说话或随便插话；