单位会议管理规定.docVIP

单位会议管理规定（试行） 为加强单位会议管理，保证各项会议顺利举办和会议室规范有序使用，特制定本规定。 一、办公室负责单位会议室统一管理和使用安排。后勤科负责会议室日常管理、音响和会务服务。微机室负责会议室计算机、网络、投影、LED屏、视频会议等电子设备的管理与服务。 二、实行每周会议预安排制度，各部门应在每周一中午11:00之前将本周预安排的会议通过局办公平台上传，办公室统筹安排后，报单位主要领导审定。 三、会议室的设备、桌椅未经后勤科或微机室许可，不得随意搬动挪用，确需借用的，应征得设备管理单位的同意，并及时归还原处。 四、后勤科、微机室应确保会议室设备使用安全、好用，出现损坏的，应及时修复，保证会议的顺利进行。后勤科要确保会议室干净整洁，桌椅排放整齐有序，按会议需要备好水杯、饮用水和茶叶。 五、需要使用会议室的部门，应提前一天向办公室申请会议室，办公室根据会议内容和规模统筹安排会议室。会议承办部门通知后勤科做好会务工作。 六、后勤科会务人员要提前30分钟打开会议室，并做好有关准备，会议承办部门工作人员至少提前15分钟到达会议室。 七、会议需要摆放桌签的，由会议承办部门通知后勤科准备；需要悬挂会标横幅的，通知后勤科按要求制作；需要使用电子屏幕的，通知微机室做好屏幕调试。 八、提请会议讨论的议题，汇报单位需要准备材料的，应提前报请局领导审签后，按参加会议人数印制。需要会上讨论的，一般要提前一天分送与会人员。 九、有上级领导和其他单位人员参加的会议，会议承办部门应与对方做好联系，告知具体的时间、地点。需要局领导迎候的，应提前向局领导报告，在客人到达前10分钟在一楼迎候。后勤科应安排好参会人员车辆的停放。 十、各部门要按照通知要求派人参会，不得无故缺席、迟到。因故不能参加会议的人员，应按规定向有关领导请假，获准后，可安排其他人员参加。 十一、与会人员提前5分钟入场。会场摆放桌签时，应按照桌签位置就座；未摆放桌签时，应服从会议组织人员的安排，确保会场秩序。 十二、与会人员进场后，应将通讯工具关闭或者置于静音状态，会议期间不得大声接听电话或擅自离开会场处理与会议无关的事务。 十三、后勤科会议服务人员一般应每间隔20分钟到会议室续水一次，特殊情况随叫随到。保密会议按会议组织人员要求办理。 十四、会议结束后，上级领导和外单位客人先行退场，然后其他人员依次退场。 十五、会议室使用完毕，会议组织人员要收集清理会议室的文件和物品，通知后勤科会议服务人员打扫清理，恢复原貌，并关闭电源、门窗，做好防火、防盗工作。