AMS-OP36-G18行政费用报销制度.docVIP

修 订 履 历 版本 修订部门 修订者 职位 修订内容概要 生效日期 12 13 14 15 16 17 18 书面分发范围见背面 09-07-30 制 定 日 期 09-07-30 审 核 日 期 09-07-30 批 准 日 期 封 面 目的 明确报销程序及要求，确保准确、及时、合法付款。 范围 适用于集团总部、行政体系、有限公司、有限公司所有行政费用报销。 定义(无) 职责 集团财务部 ( 负责按要求审核所报销的费用，确保合法报销； ( 有权提出一切疑问，查实实际情况，拒绝不符合本制度要求的报销。 审核科 负责审核财务部所付报销款是否符合本制度要求。 5.0内容 报销 类别 财务/审核凭证 报销审批流程及要求 其 它 要 求 发票 其它及说明 差 旅 费 √ √发票可能包括： ·车票/船票/机票 ·机场建设费 ·人身保险费 ·住宿费发票 √员工出厂放行条或培训申请单(特别通行人员除外) ·差旅费报销明细表(适用于出差目的地为广东省外的) 差旅费报销注意事项请参照附注一。 ——③ · 若差旅费用超出规定标准，部门经理批核后需总经理/或董事总经理/董事长加签。 ·经理及以上级别人员（包括董事、总经理）不得报销国内及香港早餐费用。 ·注明起止地和实际发生票款； ·多人一起出差： - 面单须由所有出差者签名确认； - 只需报销者之所属经理於面单上签批，但员工出厂放行条应由各出差者所属经理签批； - 不同部门(责任中心)人员的费用承担要按实际数注明。 特殊情况之的士费报销由当事人报销，部门经理审核，总经理批准。 应 酬 费 √ ·“应酬费”仅指招待客户所产生的费用和送礼费用 ·报销单据为旅差报销单 | | ⑨/⑩/ ·原则上经理级以下人员无应酬费产生，如有下级代经理应酬，需由其经理报销。 . 其中送礼费用申请只能是总经理级,且需董事长或董事总经理批准,不需用请购单或直提单。 ( 凭证符号说明：√表示必须提供凭证； ·表示适用时应提供的凭证 ( 报销审批流程符号说明：1—当事者/申请者；2—部门主管；3—部门经理；4—人力资源总监； 7—集团财务总监；8—后勤服务部经理；9—总经理；10—董事总经理；11—董事长 ( 用“/”表示任其之一； 用“”表示同时； 用“×”表示不需； □ 表示填报； ◇ 审核； ○ 批准 报销 类别 财务/审核凭证 报销审批流程及要求 其 它 要 求 发票 其它及说明 外请车辆费(包括货车和客车) √ √外请车辆证明 ·货车：外请送货车辆登记表 ·客车：约车单 ·模具：约车单和外运合同 ·设备移位: 工程申请表 ·客车： ·外请国内货车： ·外请香港或境外货车： ·外请送货车辆登记表应注明货车吨位； ·外请车辆的费用标准事前须有总经理确认。 车辆 交通 费(公 司客 车和 货车) 发票包括： ·过桥过路费 ·停车费 ·加油站增值税发票、电脑加油小票 其它费用证明 ·交通事故无赔偿部分 ·养路费 ·营运费 ·年审及年检费 ·罚款 √出车登记表 （送货出车登记表或送客出车登记表） ·国内货车： ·香港或境外货车： ·客车： · 交通事故需附由董事总经理或董事长批准的书面报告(注明责任方和赔偿金额)； ·汽车要到公司指定加油站加油。特殊情况下，由后勤服务部经理批准，可到非指定加油站加油； ·年检要附年检证复印件； ·审核里程数、路桥费是否符合标准； ·电脑小票。 维修保养(包括机器、车辆等) √ √外修单 —车辆维修保养：(保养可免) ·维修单上需注明是内修或外修 —— ——③ ·“＊”表示维修部门负责人； ·维修保养过程若需购置材料，则所购材料之报销则按《采购管理制度》执行。 —— 邮费 √ 发票包括邮局收据 对于速递，则需： √送货单 √邮政大宗包裹单 ——③ ·对于工程技术资料和样板，“3”指工程部经理 ·审核邮费标准。 · 收件不需送货单。 报销 类别 财务/审核凭证 报销审批流程及要求 其它要求 √ 其它及说明 电话费 √ √电信局电话清单 √电信局发票 ——③ · 当月话费由次月15日前报销。 水费 √ √银行自动扣款单 ·通过公司帐户银行自动扣款： —③—审核科核准—财务部 ·审核水费单价及水表上一次读数 √抄表通知单 ·通过公司帐户银行自动扣款： ——⑧ 电费 √ √电费通知单 √