成功会议的召开概要.ppt

会场布置的需要特别注意： ?与会人员超过10个，会场最好布置成“U”字型。 ?如果是全体会议，可以布置成阶梯教室型。 ?5-7人的会议，最好成绩安排成半岛型。 直接的会议成本= 会议设施租用费 会议场地费 旅费 食宿费 文件准备费  用“足够多”的时间检视困难所在，并使与会者达成共识。 列举或图示各提案并开始讨论。 客观比较提案的优劣，避免意气之争。 估计各提案的获益率。 评估有无采集更多参考资料的需要。 征求反对意见。 以中立角度检视正反意见。 寻求与会者对各提案的认同。 对舔作适当的修整一妥协。 确认议事结果。 组成或指定议案执行的监督单位。 之一：头脑风暴法： ?无拘无束提意见，追求数量。 ?将点子记在大家看得到的地方，供大家参考/启发。 ?鼓励结合他人的想法提出新构想。 ?与会者不分职位高低，平等议事。 ?不允许在点子汇集阶段评价或反驳别人的意见。在无拘无束、相互激荡的情况下汇集的点子比一般方法多70%。 之二：德尔菲法—专家群体决策法特点： 让专家以匿名群众的身份参与问题的解决，靠专门的工作小组进行协调，通过信函进行交流，避免面对面的讨论带来的消极影响。 具体步骤： ?由工作小组明确问题的内容，并设计一系列征询解决问题的调查表。 ?将调查表寄给事先锁定的专家，请他们提供解决问题的意见和思路，专家之间不沟通，相互保密。 ?处理这一轮征询的意见，找出共同点和意见的统计分析情况。 之三：易地思考法特点： ?让团队离开原来的工作环境，摆脱日常事情的干扰，到另一个地方去专门研究一些问题。 ?参与决策的人员离开办公室，到一个新的环境去讨论，容易摆脱工作环境中上下级界限及各类琐事的干扰，利于畅所欲言，活跃思想，提出高水平的构想，作出高水平的决策。 之四：思路转换法特点： ?就是有意识的变化换传统思路方式，从不同的角度，观点甚至完全相反的方向来探索新的方案。通常人们总是觉得例行做法就是唯一的合理方式，一旦换一个新的角度进行审视，就会有想不到的发明或发现。 ?这是突破旧的思维模式进行变革的决 策方法。 ????? A、确保团队每个人都认为所达成的决议是最 佳的，并公开支持它；意见不和及冲突最低。 ???? B、保证所有问题和思想得到公开辩论，每个团 队成员均有机会发表意见。复杂的决议会经 过深思熟虑，从而产生高质量决议。 ??? C、允许多数人对问题发表自己的意见。保证大 多数获胜。决议可通过简单唱票，相对迅速 和高效做出。 ???? D、决策迅速高效；在急需行动的情况下最实用； 在权力界限明显的地方最有效。 (1)无异议决策 (2)权威决策 (3)少数服从多数决策 (4)共识决策 ?预留5-7分钟做总结 ?确定工作分配妥当 准?时结束会议 会议的成功需要高明的策略。从会议的开始直至会议的结束，每一步都需要掌握得恰到好处，只有这样才能让会议的高效变得万无一失。 需要特别引起注意的是达成协议的具体步骤和做好决策的一些科学方法。策略是决定会议成败的关键因素之一，一定要深刻理解并灵活运用成功会议的5种策略。希望你的每一次会议都硕果累累! ?营造和谐气氛 ?按照议程进行 ?正确总结讨论内容 ?引导发言者解释另人困惑的发言 ?帮助与会者理清不假思索的想法 ?尊重别人，避免会中意见一边倒的情况 ?减少与议题无关的争辩和讨论 ?保持中立态度 ?听完陈述后，就没词了 ?向双方之一表示赞同 ?阻止对方宣泄，建议双方冷静下来再谈 ?认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题 ?建议举行一个你可能不是支持人的求借方法会议 ?引导双方攻击你 ?缩小问题的严重性 ?换话题（如果要求帮助解决你自己的问题） ?当双方争执时，表达不愉快的情绪（如暗示这样会破坏员工的团结） 与会者十大守则 1、会前充分准备 2、会中全情投入贡献自己的创意一意见 3、以解决问题为已任 4、开放的心态，摒除部门之见 5、尽可能多地获取信息 6、耐心聆听，尊重他人的意见 7、勇于发言，言之有物 8、不隐恶杨善，不人生攻击 9、避免不当的肢体语言 10、会后总结 时间 参会者的责任 开会前 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点 做好在会议中尽量表达的心理准备 开会中 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 开会后 会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成 分配给自己的任务如何完成 (1)营造和谐气氛 (2)积极发表自己的见解 (3)尊重别人，避免出现会