第4章-办公自动化与常用办公软件.pptVIP

第4章 计算机与办公自动化 讨论：身边中的办公自动化 案例1：毕业论文排版（生成目录、不同页眉……） 案例2：学生成绩处理（几千名学生，各专业学生计数、分数分段统计、高级筛选、图表生成……） 案例3：制作演讲稿（如，大学生活、奥运、竞选班长……） 第4章 计算机与办公自动化 4.1 办公自动化概述 4.1.1 办公自动化的概念 办公自动化(Office Automation,OA) 利用先进的科学技术不断地使人的一部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统。目的是提高工作质量、工作效率。 办化自动化涉及的关键技术 数据处理技术 文字处理技术 语言处理技术 图形与图像处理技术 网络通信技术 决策支持技术 办公自动化系统的组成 1. 办公自动化设备 2. 办公自动化软件 3. 办公人员 办公自动化系统的模式 1. 基本型办公自动化系统 (初级阶段) 2. 管理型办公自动化系统(中级阶段) 3.决策型(综合型)办公自动化系统 (高级阶段) 常用办公应用软件 专门行业的应用软件(不介绍) 通用应用软件 一般包括字处理、桌面排版、演示软件、电子表格等 字处理软件 电子表格软件 演示软件 4.2 文字处理软件 (Word) MS Word集文字、表格、图形、图像、声音于一体。 文本输入 文件保存位置、类型和文件名 编辑文档基本操作 选定文本 删除文本 移动和复制 撤消和恢复操作 查找和替换文本 拼写检查 排版 字符格式 页面排版 页眉和页脚 图文混合排版 表格操作 Excel中各种鼠标指针形状 当鼠标指针放到功能区或菜单栏中时 处于单元格之上或选择单元格时 在单元格内双击时输入内容 在行标题上单击选择行 在列标题上单击选择列 填充柄，向外拖动用于填充公式、填充序列等 放在列标题之间或行标题之间用于调整列宽或行高 单击工具栏中的格式刷按钮快速设置格式 放在已选择的单元格或区域边框上可以拖动 复制 放在隐藏的列或行标题上时拖动可以显示隐藏的列或行 拖动某个工作表标签移动工作表位置 常用函数 ABS(x)求绝对值，x是常数或单元格名称，如ABS(A1)是求A1单元格的绝对值。 INT(x)取整，将x值四舍五入为整数。 ROUND(x，n)四舍五入，对x值四舍五入，n是保留的小数位数。 MOD(x，y)求余，求x除以y的余数，x是被除数，y是除数。 SQRT(x)求平方根，求x的平方根，x必须大于或等于零。 SUM( )求和，计算单元格区域内所有数值之和。 COUNT( )统计个数，统计指定区域内数值型数据的个数。 AVERAGE( )求平均值，计算指定区域内数值型数据的平均值。 MAX( )求最大值，计算指定区域内数值型数据的最大值。 MIN( )求最小值，计算指定区域内数值型数据的最小值。 IF(关系表达式，公式1，公式2)判断函数 如果关系表达式的值为TRUE，取公式1的值，否则取公式2的值 函数的嵌套，如： IF(平均分89，A，IF(平均分79，B，IF(平均分69，C，IF(平均分59，D，F)))) 添加超链接 基本操作-数据输入 单击单元格 直接在单元格输入数据（改写） 双击单元格 在单元格的插入点输入数据（插入） 有规律的数据，例如等差、等比数列可自动填充。 拖曳填充柄到结束 单元格数据的输入 系统提供的序列数据 例：甲、乙、丙...；星期一 、星期二... 方法：输入一个数据，利用自动填充柄拖曳到结束填充 基本操作-使用公式 公式形式：＝操作数和运算符 操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域、函数 算术运算符：＋、－、*、／、%、?，（）改变优先顺序 字符运算符：＆ 关系运算符：=、、=、=、、 运算符 =（B4 + 25）/ SUM（D5:F5） 公式符 区域范围引用 常量 函数 单元格地址 运算顺序：见书表4.1 错误信息：见书表4.2 1.选取存放 结果的单元格 2.求和 单击∑后看 到计算公式 双击∑看后到计算结果 用函数求出实测值与预测值之间的误差的绝对值， 其计算公式是：误差=|实测值-预测值| 例：使用If函数对部分消费品合计350的城市评价为合格，否则为不合格 选取函数类 型和函数If 条件 满足条件取值 不满足条件取值 概念 相对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时自动调整 绝对引用：公式中引用的单元格地址在公式复制、移动时不会改变 表示