档案知识讲课课件-石台人民政府.PPT

档案在社会中的作用是多方面的，对档案作用的认识是多角度的。从档案的作用性质看，可归纳为以下两个方面的作用： 1、凭证作用 从档案形成的过程及其结果来看,它是从当时当事直接使用的文件转化而来的,并非在现今使用之际临时编造的,它客观地记录了以往的历史情况,是令人信服的历史证据。 2、参考借鉴作用 档案以知识原载体的形式，凝结了生产实践、改革社会、创造科学文化等各种实践活动的状况、创造成果和经验教训，可为人们今后处理社会与自然界的关系，处理社会内部 人与人的关系，与此相联的探索性和准备性活动等各方面提供借鉴。档案对于人们查考既往情况，研究有关事物的发展规律，具有方泛的参考作用。 我局有关档案工作的文件 石市监管[2015]20号 市场监管局档案保管期限表.doc 石市监管[2015]22号关于加强档案管理工作的通知.doc 石市监管[2015]61号关于印发基层所档案管理办法的通知.doc 33号食品药品考核评价细则 电子档案的收集整理 电子档案的收集整理 电子档案的收集整理 电子档案的收集整理 电子档案的收集整理 * * 档案业务知识讲座 县市场监管局 查雪红 2017年5月19日 一、档案工作概述 二、档案工作要求 （一）档案的定义 档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各种方式和载体的历史记录。 1、档案是各种组织和个人在其特定的社会活动中积累而成的。 2、档案是保存备查的历史文件。 3、档案信息的记录方式和载体是多种多样的。 4、档案是原始的历史记录。这是档案的主要特点和性质属性。 （二）档案的作用 从一个事例来看档案工作的重要性 武汉市区的鄱阳街上一座古老的建筑（6层）叫景明大楼，建于1917年。1997年的某天，楼房业主收到一封来自英国某建筑设计事务所的挂号信件，很奇怪。拆开信一看才明白并连声称赞：原来信中内容为：景明大楼为本建筑设计所所建，设计年限为80年，现已超期服役，敬请业主注意。 假如：当年不归档 假如：档案在80年保管中损毁 假如：档案在库房中沉睡 假如：没有档案利用的机制 故事就不会发生 （三）档案的种类 按档案产生的领域分：文书档案、科技档案及各种专门档案 按信息表达方式分：文字档案、音像档案、电子档案、实物档案。 目前，被人们普遍认可的现实种类有文书档案、科技档案、专业档案（会计档案、案件档案、登记档案、监管档案）、声像档案、实物档案、电子档案。 （四）档案工作的性质和意义 中共中央、国务院在1985年就明确指出： “档案工作是维护党和国家历史真实面貌的重要事业，是党和国家各项建设事业必不可少的重要环节” 。这一论断深刻地阐明了档案工作的性质和意义。 文化性 科学性 政治性 服务性 管理性 档案工作是一项 的工作 （四）档案工作的性质和意义 李瑞环同志为档案工作的题词比较好地概况了档案 工作的意义： 对历史负责 为现实服务 替未来着想 二、档案工作要求 档案工作要总体要求与其他工作 同总结 同落实 同检查 同布置 宏观上： 档案工作是单位的一项基础性管理工作，是各部门工作的重要组成部分。 微观上： 把好“两关” 文件材料的形成关 文件材料的收集整理关 二、档案工作要求 档案由文件直接转换而来（文件是档案的前身，档案是文件的归宿），若文件存在先天不足，必然给档案带来后遗症。 （一）对文件材料形成的要求（把好形成关） 二、档案工作要求 1、对文件书写材料的要求：（纸质档案） ①用纸： 《党政机关公文格式》（GB/T704-2012）规定 用纸质量：公文用纸一般使用纸张定量为60g/M2—80g/ M2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85％-90％，横向耐折度≥15次，不透明85％，PH值7.5—9.5。 用纸规格： 行政机关采用A4型纸，其成品幅面尺寸为210mm×297mm 存在的问题：正式印刷的文件尚可（红头文件） 文件处理单、统计报表、会议记录、行政执法 文书、文稿用纸存在问题多。 二、档案工作要求 ②用墨： 纸质文件的字迹耐久性关系到档案寿命的长短，字迹发生褪变，如褪色、扩散等变得模糊不清时，就会影响档案的利用。 字迹的耐久性取决于字迹色素成分和字迹转移固定方式（笔墨与纸张的结合方式） 铅 笔 粘 附 纯蓝墨水、红墨水、复印纸、 圆珠笔油、印台油 吸 收 染 料 不耐久的 蓝黑墨水、彩色油墨、印