重视例会加强沟通.doc

重视例会 加强沟通 ???? 工程例会，按照《建设工程监理规范GB50319-2000》的定义，是指由项目监理机构主持的，在工程实施过程中针对工程质量、造价、进度、合同管理等事宜定期召开的、由有关单位参加的会议。由此可见，工程例会是项目各方为了实现项目管理目标所采取的定期碰头会。通过这一沟通平台，项目各方可以及时发现问题，解决问题。但是，实践中往往出于施工企业管理不善、意识不到位和重视程度不够等原因，导致会议纪要并未全面反映施工过程中或例会上的客观情况。一旦发生争议，会议纪要将不能起到应有的证明作用，这无疑将影响项目管理成效。为此，笔者建议施工企业应从以下几个方面重视工程例会：???? 一、例会前的充分准备。例会通常每周一次。项目经理应当在例会前首先召集项目部内部总结会议，对照合同，查找问题，分析成因，总结对策。内部会议议题应涉及质量、进度、工程款、安全、材料等重要事项。通过内部沟通会议，项目经理可以全面掌握项目进展，了解目前自身存在的问题和需要他方解决的问题。???? 二、例会上的主动沟通。例会上，施工企业的发言通常在监理单位和业主之后。对于监理单位和业主发言中提及的与施工企业责任相关的问题，施工企业应当高度重视，积极回应。对于确实是自身的问题，实事求是，提出可行方案，通过沟通取得他方的支持和认同。对于非自身原因所致的问题或者已经及时解决的问题，则应当即予以澄清，避免含糊其词，授人以柄。???? 对于需要他方解决的问题，施工企业与会人员应当有条有理地提出。在此过程中需要注意几点：1.对于他方逾期不答复的问题，在例会上，应当明确要求对方回复的期限，告知相应后果，包括届时可能采取的停工等措施。实践中，对于施工企业的请款报告(包括报量、签证等申请或请求)，有些业主会拖延审核、逾期答复甚至以各种方式拒收，而合同中对此又无相应约束，对此，施工企业应当充分利用例会在各方见证下就相关问题与业主进行正面互动，直至业主明确解决方案。2.对于分阶段提供的图纸、设计变更、甲供料等影响目前及后续施工的相关问题，施工企业应当按照合同约定结合实际施工进度，明确提出要求并告知影响，包括后续施工部位图纸、甲供材应当到位的具体时间，业主提出的变更应予明确的期限，尚未到位或尚未明确的事项对于先前施工计划的具体影响，包括受影响的工期、施工部位、人员等情况。3.针对指定分包和业主直接发包工程相关问题，总承包方应当在例会上明确需要相关单位包括业主协调及处理的事项，告知相关方不配合处理可能会导致的后果；对于相关方前期怠于处理或者处理不到位给项目造成的影响，总承包方应当设法量化后果和责任。????　　三、例会后的及时核实。由于会议纪要一般是由主持方监理单位汇总整理，监理单位为了避免对文件内容扯皮，在打印成稿的纪要上往往会注明“各方在收到后24小时或合理期限内提出不符之处提出疑义，逾期视同认可”。这就要求施工企业首先应当及时核对纪要记载与会议实际内容是否一致，用词是否有歧义，是否有遗漏或其他错误。如有不符，应当及时要求监理予以更正。此外，施工企业应尽可能争取拿到纪要原件。实践中，会议签到页往往与会议纪要文件同时置放用以证明各方对于会议纪要内容的认可，但签到页原件只有一份，所以发放到施工企业手中的一般是复印件，在无法取得签到页原件的情况下，施工企业应争取要求与会各方在会议纪要上盖章，至少要取得有监理单位的盖章，以避免将来发生不必要的争议。重视例会 加强沟通