远程通信电子文件WORD文档格式规范.docVIP

审计署办公厅关于统一审计机关远程通信电子文件WORD文档格式规范的通知 各省、自治区、直辖市和计划单列市、新疆生产建设兵团审计厅（局），署机关各单位、各特派员办事处、各派出审计局：　　现将《审计机关远程通信电子文件WORD文档格式规范（试行）》发送给你们。请各单位自 2002年1月10日起，统一试用此格式发送电子文件，并于2月11日前将修改意见反馈“审计署办公厅”邮箱。联系人：郑 济 （01068301653?焦津强 　 二○○一年十二月二十九日 审计机关远程通信电子文件WORD文档格式规范（试 行） 　一、依据与原则　　　《国家行政机关公文处理办法》（国发[2000]23号）、《审计机关行政公文处理办法》（审办发[2001]103号）和《国家行政机关公文格式》（GB/T 9704—1999），是确定审计机关远程通信电子公文WORD文档格式规范的依据。模拟纸质文件视觉效果，是确定电子文件格式的原则。　　　二、电子文档格式标准　　　审计机关远程通信电子文件的格式，参照WORD97中文处理系统的有关数据标准设置。　　　三、WORD文档页面默认格式设置　　　（一）页面设置　1．纸张为A4型。　2．页边距上为3．7厘米，下为3．5厘米，左右均为2．7厘米（为了与纸质文件的版面统一，也可以左为2．8厘米，右为2．6厘米）。　　　3．装订线为0厘米。　4．页眉、页脚均为2．5厘米。　应用于整篇文档。　　（二）字符数/行数设置　　1．每行字符数为28个汉字。　　2．每页行数为22行。　　3．字符跨度为15．75磅。　　4．行跨度为28．95磅。　　5．字体为仿宋体。　　6．字号为3。　　7．栏数为1。　　应用于整篇文档。　　（三）页码的设置　　页码置于版心下边缘之下一行。（①选择插入页码，设定外侧；②激活页脚和其中的页码图片框；③将页码设为4号半角阿拉伯数字，页码左右各放一条4号一字线）　　四、文件诸要素格式针对电子文件的特点，确定主要要素的格式规范及数据如下：　　（一） 发文机关标识　　1． 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。（例如：在网络电子文件中，“中华人民共和国审计署驻沈阳特派员办事处”可以简称为“审计署驻沈阳特派办”） 　　2． 字体为红色加粗宋体字，居中，视字数设定字号和字间距，以庄重、美观、大方为宜（字号一般为48号，高×宽不应大于22mm×15mm）。　　3． 无论是否上行文，电子文件发文机关标识上边缘与版心　　上边缘目前均为25 mm（即标识之上空出两行3号字距离）。　　（二） 发文字号　　位于发文机关标识下边缘空一行。　　（三）红色反线　　1．红色反线线宽为1．5磅，长度与版心同宽，距公文上页边105mm。　　2．发文机关标识下边缘与红色反线间距两行3号字距离。　　3.红色反线与发文字号下边缘间距为4mm 。（选择“边框和底纹”、应用范围为“段落”， 选择红色1.5磅线置于段落之下，同时点击“选项”， 在“距正文”中选“下”，值为8磅）　　（四）正文总标题　　1．正文标题上边缘与红色反线间距为两行3号字距离。　　2．正文标题为2号宋体（或“小标宋体”）字。　　3．字符间距以美观为宜。　　4．正文与标题下边缘间距一行3号字距离。　　（五）正文内小标题　　1．正文内一级小标题设定为宋体字或黑体字。　　2．二级及其以下小标题，均与正文文字相同，不作其他设置。　　（六）版记　　版记一律安排在文件（包括附件）末页，其最后一个要素在最后一行。版记如与正文（包括附件）少于三行的隔离空间，应另占一页。　　　　1．“主题词：”三字为3号黑体字，冒号为全角黑体字；词目为3号小标宋体（或宋体）字，词目之间空一个汉字距离。　　2．其余部分均为3号仿宋体字，每行头尾各缩进一字空格，其他格式执行国家行政机关公文格式标准。　　3．版记中各要素之下均加一条黑色反线。（选择“边框和底纹”菜单设置，线宽为1．5磅，线长与版心宽度相同）　　4．版记行间距与正文的行间距设置相同。　　五、附件的处理　　 针对电子文件的阅读特点，如果附有表格或者较长的文字附件，宜采用插入图标模式，将图标置于成文日期之后。（点击“插入”、“对象”，选择“显示为图标”后确定）　　 六、其他　　　　（一）成文日期必须与正文同页，不出现“（此页无正文）”；如成文日期恰与正文分离，应当通过增减末页行间距解决。　　（二）数字不能跨行，如出现跨行现象，要通过增减该行字间距的办法解决。　　（三）仿宋字体字库里没有的字，用插入字符方法寻找，并将其设定为宋体字。（如“镕”字）　　　　（四）鉴于WORD的宏命令极易受计算机病