关于研究生论文归档问题的建议-武汉理工大学档案馆.DOC

博士、硕士研究生学位评审材料归档指南 一、归档范围 博士研究生学位评审材料归档的纸质材料为：①选题报告；②学位申请及评定书（内含成绩表和学校授予学位的决定）；③学位论文。同等学力申请博士学位人员需另加资格审查表和答辩申请表。 硕士研究生学位评审材料归档的纸质材料为：学位申请及评定书（内含成绩表和学校授予学位的决定）。同等学力申请硕士学位人员需另加资格审查表，学位论文涉密者需另归档学位论文。 不需归档的材料： 评定书（一）里的填表说明、学位答辩须知、论文答辩规定、论文评阅推荐函等说明性和样表性材料不需归档。 博士材料中，在期刊杂志上发表的论文的复印件、查新报告等不需归档。 二、研究生学位档案信息建表要求 从研究生院学位办获取初始数据建立“研究生学位档案信息表”（格式附后）。必须采用Excel格式制表，不可自行删减和变动表中的内容及排列顺序。博士、硕士研究生信息全部汇总到一个表中，先排博士，后排硕士，信息表数据与纸质材料人数进行核对后，分别将博士、硕士的总人数报档案馆业务指导室获取档号。 三、材料整理步骤及要求 1. 检查照片和公章是否齐全 个人登记像必须张贴，成绩表和授予学位决定表上必须加盖公章 2. 剔除不需归档的材料 3.组卷、组件 博士研究生学位评审材料按每人一卷立卷整理，每卷填写卷内目录（见附表1）和卷案情况说明；硕士研究生学位评审材料按每人一件进行整理，须规范填写封面的档号章（填写说明见附件2）。归档材料必须为原件，材料应齐全完整。 4. 材料的规格与装订要求 博士、硕士的评审材料统一用A4制打印。 博士、硕士的评审材料必须全部采用档案馆要求的不锈钢装订夹装订。 博士的评审材料中，案卷目录与评定书（一）、选题报告钉一起，同等学力博士的答辩申请书和资格审查表钉一起，学位论文单独一本。若材料太厚，也可每种材料各自装订。 硕士的评审材料每人只装订成一件。前一个人的材料与后一个人的材料装订的位置要错开。装订一份材料只用一个装订夹。 “授予学位决定” 页是单独的一张纸，而且纸张偏小，请先粘贴再装订到位。 四、 归档时间要求 12月份的材料须在暑假前向档案馆移交 6月份的材料须在前向档案馆移交6月份 号 盒号 11-20 -JX1601- 部 门 件号 页数 期限 永久 档 号 盒号 11-20 -JX1602- 部 门 件号 页数 期限 永久 1．档号：“11-20 -JX1601- ”中，“20 ”引号内填写答辩时所在学年第二学期所在的公历年份。如在2014年9月——2015年7月学年答辩的，公历年份填2015；“JX1601-”后填写档案馆编制的4位数档案编号。 2．部门：填培养单位规范的简称。 3．页数：所有有文字的页面的总数。 ① 封面要计入页数 ② 双面打印的1张纸算2页； ③ 数据表中博士材料的页数是全套材料的总页数 4．盒号、件号：不用填写。 注意： 档号中的“年份、部门、页数”三项内容由学院指导研究生填写，然后再打印封面。 附件4-1 武汉理工大学档案资料移交编号： 序号 文号题 名 密级 2012年博士研究生学位评审材料 卷 2 11-20 -JX1602- (××××____××××) 2012年硕士研究生学位评审材料 件 备 注 名单附后 移交单位（盖章 档案馆：（盖章） 负责人签字 负责人签字 移交人签字： 接收人签字：移交号 号 号 号 4