经理助理以及书的工作职能20110916.doc

1．熟悉了解公司组织框架结构及管理运作程序，详细掌握公司各文本文档的建立结构，熟知公司各项管理规定及营运流程。 　　2．全面负责办公区的各项卫生清洁。 　　3．熟悉掌握公司各类文案的管理程序。 　　4． 排版打印公司各个部门的各种文件（上行文、下行文等）。 　　5．负责公司各项文案的起草、归类、存档。 　　6．负责下发、张贴公司各项管理规章、公告、通知等文件。 　　7．负责公司各项签呈、状况处理、奖惩提报等呈报文案的各部门会签。 　　8．熟悉公司的各项规章制度细则及行政归档程序，配合个部门负责人随时调取各类存档。 　　9．先期负责公司人事档案管理及公司各单位考勤的稽核、工资核算、考勤卡核对、人事资料保存。 　　10．负责公司办公用品的申购、发放的全面管理。 　　11．整理并保存公司所有电脑文档并备份文件，用密码保护不得外泄于任何单位或个人。 　　12．负责公司办公室所有来电接听。 　　13. 接待董事长、总经理之来访人员。 　　14．参加公司各项重要会议，好会议记录，整理归档保存。 　　15．外出复印、投递公司业务单位之材料、信函等相关文件。 16．负责公司上级各检查单位下发的通知等各项政府文件的管理、记录、存档。秘书人员的职业定义是：从事办公室程序性工作，协助领导处理政务以及日常事物，并为决策以及实施提高服务的人员。秘书人员具体有以下8大项工作。　　一、 商务沟通 　　（一）接待工作 　　1. 全方面的收集类别资料，为来宾接待工做好准备。 　　2.??? 熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法，制订最佳的代表接待方案。 　　3. 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。 　　4. 了解来宾宴请工资的安排程序，做好宴请准备，热情周到的款待来宾。 　　5.??? 送别来宾的时候，应该为来宾预定返程票，安排好返程交通工具。 　　(二) 沟通与协作工作 　　1. 运用各种沟通方法和技巧，协调领导之间的关系，与领导、同事和客人有效沟通。 　　2. 组织和引导团队有效沟通，提高团队的工作效率。 　　3. 及时解决沟通的冲突，排除沟通中的障碍。 　　（三）商务谈判 　　1. 掌握各种信息的搜集方法和渠道，充分搜集商务谈判信息，并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。 　　2. 布置商务谈判现场，营造融洽的商务谈判气氛。 　　3. 做好上午谈判的辅助性工作，协助主谈判人员处理谈判中的问题。 　　二 会务管理 　　(一) 会议筹备 　　1. 科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准 　　2. 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。 　　3. 掌握选择会议场所的程序，选择并预定合适的会议场所。 　　4. 掌握会场座位的排列方法和会场布置方式，精心布置会议现场。 　　5. 及时通知与会人员，准备会议文件和制作会议证件。 　　6. 安排电话会议和视频会议，减少会议开支。 　　(二) 会议沟通与协调 　　1. 掌握多种会议签到的方法，做好会议签到和会议服务工作 　　2. 运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法，促成会议决议的尽快形成。 　　3. 做好会议保卫、保密工作。 　　4. 组织会议新闻报道，使会议达到理想的传播效果。 　　5. 及时处理会议突发性事件，确保会议的顺利进行 　　（三）会议善后 　　1. 做好与会人员的返程安排 　　2. 检查清理会场和整理会议文件。 　　3. 传达会议决议，撰写会议总结和结算会议经费。 　　4. 评估会议效果 　　三 商务活动管理 　　（一） 商务活动 　　1. 安排会见、会谈 　　2. 组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动 　　2. 掌握组织信息发布会的程序，成功举办信息发布会。 　　4. 安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。 　　（二）商务旅行 　　1. 协助领导制订周密的出行计划，为其准备旅行时携带的物品 　　2. 做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。 　　3.为大型团队商务旅行拟定旅行计划。 　　四 办公室的管理 　　（一）办公环境管理 　　1. 合理设置办公室的布局 　　2. 布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。 　　3. 维护责任区整洁的工作环境 　　4. 应对办公中出现的紧急情况，做好办公室的安全管理 　　（二）办公资源管理 　　1. 采购、调配和利用各类办公资源 　　2 做好办公资源库存的监督管理工作 　　3 参与政府采购管理和招标工作 　　（三）办公效率管理 　　1. 制订科学的办公室工作计划，并合理的安排办公室工作任务。 　　2. 科学的为领导和自己编写工作日志，提高工作效率，进而推进各项目标