高效率办公手把手（九）.docVIP

高效率办公手把手（九） 　　您每天的工作是不是都要用到Microsoft office，诸如Word、EXcel、PowerPoint、outlook等，那么您在使用Office的时候是不是遇到过很多难题，在这个提倡高效率办公的时代，你是不是还花去很多的时间“复制，粘贴”呢?是不是总是在重复着某一个操作?在本栏目中，我将跟大家一起来探讨如何更好地利用Office来提高我们的工作效率。 　　 　　您遇到过这样的困扰吗? 　　 　　在工作中我们经常要绘制图表，不同的软件都有绘制图表的功能，那么我们该如何帮使用者更好地绘制图表呢? 　　 　　接下来的内容将帮助您了解： 　　 　　使用Office不同软件如何去绘制图表。 　　 　　一、为什么要使用图表? 　　 　　在日常的工作和学习中，我们经常会得到很多信息，在对这些信息进行处理的时候，大部分人都会想到去用表格，然而，表格数据所表达的信息常常显得枯燥乏味，不易理解，如果制成图表，则能一目了然。让我们来看下面这个例子，这是一家销售公司在1996年至1998年小米的地区销售情况的年终报告，从这个例子我们就能很清晰地看到，用表格表达信息和用图表，表达信息哪个更加好。 　　从上面的例子中我们就能看出来。使用图表在很多时候能起到意想不到的作用，它能把复杂的问题简单化，让我们一目了然地得到我们想要的信息。 　　 　　二、使用不同的Office组件来制作图表 　　 　　当公司又有新的员工加入以后，对方首先要问的便是“您的老板是谁?您老板的老板又是谁?您的团队中还有哪些人?”。对下这些问题，您可以一一作答，但使用图表不是更直观吗?此时，您需要的就是一张组织结构图。那么，下面我们将会教大家如何使用office里word和Visio制作组织结构图。 　　 　　★制作组织结构图――用Word制作 　　1、打开word2003新建一个文档，在新的文档里单击“插入”―“图片”―“组织结构图”。 　　2、单击进入“组织结构图”以后，就会出现一个基本结构图，同时也会出现一个“组织结构图”工具条。 　　3、在图1上面的框图里单击添加文本“总经理”，接下来选中最上面框图，按“组织结构图”工具条上的“插入形状”旁的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选“助理”选项。添加“经理助理”框图。 　　注意：在删除框图时，系统会智能地删除对应的连接线 　　4、再选中下面框图中其中一个单击右键，选择“下属”选项，增加一个“下属”框图，选中这个“下属”框图，单击右键，在随后弹出的菜单中，选择“同事”选项，增加若干个“同事”框图。 　　注意：单击鼠标右键框和按“插入形状”旁的下拉按钮均能达到同样的添加目的。 　　5、在下面的框图里单击就可以添加文字了，在图7所示的图里，依次填入“副经理”，下属里面填“生产部”、“物流部”、“品管部”。写好以后，参照前两步的操作完成整张组织结构图，并且输入相应的文字，并设置好字体、字号、字符颜色等。如图8 　　注意：如果框图中的字体格式相同，可以先设置好一个，然后用格式刷去复制。另外如果你对“组织结构图”的格式不满意，可以这样调整：选中最上面一个框图(也可以是下面某一个框图)，按“组织结构图”工具条上的“版式”旁的下拉按钮，在随后出现的下拉列表中，选中一种版式(如“右悬挂”)，版式即刻被调整。 　　6、如果你对制作出来的组织结构图的外观不够满意的话，可以在“组织结构图”工具条上单击保存按钮，弹出一个“组织结构图样式图库”，在这个图库里就可以选在你所想要得样式(在右边的区域内可以预览你所选择的效果)来美化所做的组织结构图。 　　 　　7、选定一种样式(这里选的是：斜面渐变)然后单击“确定”即可。 　　 　　★制作组织结构图用Visio制作 　　1、打开Visio2003，在“选择绘图类型”的类型列表里选择“组织结构图”，在右边的模板中单击“组织结构图”。或者单击“文件”菜单，依次指向“新建”、“组织结构图”，然后单击“组织结构图”。 　　2、单击进入“组织结构图”以后，从左边的“组织结构图形状”中，将“总经理”拖放到绘图页上。双击“总经理”形状，把职务和姓名填入进去。 　　注意：如果要在形状里面还加入姓名的话，可以先填完职位然后按Enter键，或者在形状以外的任何地方单击。 　　3、从“组织结构图形状”上，将“经理”形状直接拖到“总经理”形状上，建立一个隶属关系。然后将“助理”也拖放到“总经理”形状上，将姓名和职位添加到该形状上。重复上述步骤，直到添加了所有要添加的经理为止。 　　注意：在Visio中网络线是以固定间隔出现于绘图页上的水平线条和垂直线条，它能帮助我们在绘图时准确的定位，它们在打印时不显示。 　　4、从“组织结构图形