高效率办公手把手（六）.docVIP

高效率办公手把手（六） 　　你遇到过这样的困扰吗? 　　如果你是一名财务工作者，或者你是一名经常要通过Excel跟各种数据打交道的人的话，你是不是经常遇到这样的问题：面对庞大的数据，你总是因找不到自己所需的数据而苦恼，尽管它其实就藏在数据表的某一个角落。 　　接下来的内容将帮助你了解： 　　那么，怎样快速地从海量数据中突出显示你想要的数据呢?Excel中的“条件格式”在这方面将是你不错的选择。下面咱就来聊聊该功能和它在实际工作中的具体应用。 　　 　　一、根据数据的不同，更改当前单元格格式 　　 　　我们在工作中经常会遇到这样的问题：想把人于某一个固定数的单元格内的数据用不同的格式(包括：颜色、字体、字号)显示出来，跟别的数据加以区分，这样能够更好地让我们查看到想要的数据。那么。这样的问题我们该如何解决呢? 　　很多人在遇到这种情况的时候往往都是自己手动去更改颜色，或者有些人会首先使用【筛选】功能，然后，再对筛选出来符合要求的数据进行格式的设置，这些办法部很慢，而且，容易出错。接下来我们来了解一下Excel中的【条件格式】功能是如何快速解决类似这样需要突出显示的问题的。 　　 　　案例1： 　　这是一个很典型的案例，要做的工作也很简单，就是要把销售业绩突出的员工(销售额人于人均的)的数据用红色显示出来。 　　1　选中E5到E9单元格，单击【格式】｜【条件格式】，这时将弹出一个【条件格式】的对话框。 　　2　在弹出的条件格式对话框中，在最左边的下拉菜单中选择【单元格数值】，这包含了两层含义：1、是对当前选中的单元格进行格式的设置；2、是根据单元格数值来对单元格设置不同的格式。 　　3　在选择好【单元格数值】后，在它右边的单元格中就可以选择数值存在的范围，是“人于”、“小于”、“不等于”还是“介于”(在两个数值之间的数)等。 　　4　在选择好数值范围后，就可以在右边的框里输入具体的数值或者是该数值的单元格链接了。如果是“介于”的关系的话，就要写两个数值或者是两个数值的单元格链接。在本例中，我们只需要选择“大于”就好了。然后，再后面的框中直接输入人均数“4120”如图5所示或者直接单击单元格链接按钮选择人均数所在的单元格(E11单元格)。 　　5　上面我们就把【条件格式】中的“条件”设置完成了，接下来就是来设置【条件格式】中的“格式”了。设置格式就是通过【条件格式】对话框右边的【格式】按钮来完成的，单击【格式】按钮，在弹出的【单元格格式】对话框中选择自己所需要设置格式。如图7所示。在【单元格格式】对话框中，我们看到上面的选项卡中，首先出现的是设置【字体】，在这里可以选择将来突出显示数据的【字形】、【颜色】以及是否需要添加【下划线】等。在中间的【边框】选项卡中，可以给符合条件的单元格设置不同的边框，在最右边的【图案】选项卡中，可以给单元格设置不同颜色的背景图案，在本案例中，我们只需要设置字体的界面中，把字体颜色选为红色，然后，单击【确定】按钮，再退出到【条件格式】对话框中的时候，再次单击【确定】按钮。这样我们就能把只要是大于人均数的数值用红色显示出来了。 　　 　　二、根据数据的不同更改其他单元格的格式 　　 　　在上面的案例中，我们已经知道如何使用【条件格式】来更改当前所选中的单元格格式，但这只是比较简单的一种情况，我们在平时的工作中，我们还能遇到更加复杂一些的情况，比如说：单元格的格式，不是根据自身数据的变化而变化的，而是根据其他单元格数据的变化而变化。再比如说，条件不止一个，可能有多重的条件，满足不同的条件用不同的格式。这样的设置看上去相对来说比较复杂，但是，条件格式一样也可以帮助大家很好地去完成多重条件的判断。 　　 　　案例2： 　　这是一个已经完成后的案例，在该案例中需要根据“部门指标计算值”的大小来判断后面的单元格中“红绿灯”的颜色，一提到颜色那我们就要知道是跟格式相关的，那么，在上面还有判断“红绿灯”颜色的条件：“绿灯为≥4；黄灯为＜4，＞3；红灯≤3”，有了条件要设置格式，我们就可以用条件格式功能了。 　　1　首先我们把“灯”先插入到单元格里来，通过【插入】｜【特殊符号】｜【特殊符号】中选择“●”，这就是还没有设置格式的“灯”。 　　2　选中所有的“灯”也就是C5到C16单元格，单击【格式】｜【条件格式】。在弹出的【条件格式】对话框中进行设置，首先，我们看一下我们的条件――“绿灯为≥4；黄灯为＜4，＞3；红灯≤3”，也就是说，我们这个案例中，条件仅仅只有一个了，而是有三个条件，那么，在“条件格式”中，能不能设置多个条件呢?答案是肯定的，大家可以注意到，在【条件格式】对话框下方有一个【添加】按钮，通过单击【添加】按钮，我们添加多个条件。 　　3　首先，我们要进行“条