对内对外信息沟通管理程序.docVIP

1目的 为了规范公司的内外信息沟通，及时解决各种申诉和矛盾,提高员工及相关方的满意。 2范围 本程序适合公司所有对内对外有关社会责任的信息沟通的活动。 3定义：（无） 4职责 4.1人事部、企管部、办公室：负责与内部员工、集团总部、当地政府、工会及其它利益相关者的信息沟通。4.2物料部：负责与供应商/分包商的信息沟通。 4.3市场部：负责与客户（买方）的信息沟通。 4.4管理者代表：负责提供指导和支持，必要时报高层领导批准。 4.5其他部门和员工代表应支持和配合对内外信息沟通。 5程序 5.1总则： A、信息沟通可以采用口头和书面形式，也可以采用其它适当方式，如：（电话、传真、电子邮件、座谈会、研讨会、员工满意度调查、发布会等） B、对内外信息沟通均应保存记录和证据。 C、一旦收到有关质疑、质询和投诉信息，应尽快调查核实质疑或投诉人的身份（包括：姓名、职位、服务机构和联系电话等）查明质疑或投诉的原因。 D、应针对质疑或投诉的问题解释公司政策和程序，妥善处理质疑和投诉事件，并及时做出反映，重要问题并及时报告总经理。 E、一旦发现有违反公司政策、法律法规、SA8000标准事项，应及时采取补救和纠正行动。情况严重时应及时报告总经理。 F、信息沟通过程中，应注意保护个人隐私和公司商业秘密。 G、若有员工向外部提供关于公司是否遵守SA8000标准的资料，公司应解释内部的投诉和申诉程序，不得采取惩罚、解雇和歧视性措施。 5.2对内信息沟通 ： A、从上而下：公司社会责任政策、管理体系运行情况及运行中产生的信息由人事部、企管部负责传达到各部门主管，再由各主管具体传达到各员工，需记录具体的信息内容。 B、从下而上：员工的资询、质疑、投诉 ，企管部在每年初发起全体员工大规模的《员工合理化建议》活动、月总结合理化建议、各厂线组织的员工座谈会、人事部组织的阶段性的员工座谈会、员工面谈、年底的《员工满意度调查》等渠道收集员工的信息，员工平时有质疑也可以直接向部门主管或相关部门领导反映，人事部、企管部负责针对性的资询、质疑、投诉的答复，以及落实相关对应的部门具体解决，对收集到非常重要的信息要向总经理报告，需记录信息内容。 5.3对外信息沟通： A、与供应商/分包商的信息沟通由物料部负责，与客户（买方）的信息沟通由市场部负责，与当地政府、工会以及外部利益相关方的信息沟通由行政办公室负责，管理者代表负责提供指导和支持，必要时上报总经理批准。 B、公司任何人收到外部的文件、电话、传真或其它关于社会责任的信息资料，应转交上述责任部门，由他们根据情况处理。 C、当地政府、工会或外部利益相关方提出的检查、参观或访问要求，由行政办公室接待，并报管理者代表协助。 D、外部利益相关者提出的意见、建议、投诉或质疑，应由责任部门负责调查核实情况，妥善处理，及时回复，并报管理者代表批准备案。 E、管理者代表定期访问利益相关者团体，征求他们的意见和建议，通报公司实施SA8000标准的进展和效果，提供相关的数据和资料，包括管理评审和监督活动的结果。 F、如果合同有此要求，公司应该给有关方面提供合理的信息和取得信息的渠道，以供其核实公司是否不符合本标准规定，如果合同中有进一的要求，公司应该要求供货商和分包商提供相似的信息和取得信息的渠道。 6表单 6.1《合理化建议表》 6.2《座谈会记录》 6.3《员工满意度调查表》 6.4《合理化建议跟踪表》 SA8000程序文件 编号：SAP-文-017 生效日期：2011.11.25 内外信息沟通管理程序 版本：A 修订日期：0 修订：0 页次：1/2 1目的 为规范本公司文件资料的制定、发行、保存、回收、废止等作业，特制定本程序。 2范围 本程序适用于本公司所有文件、资料以及外来文件的控制。 3职责 3.1品质中心;负责受控文件正本的管理，并负责此类文件的发行及回收。 3.2 相关部门 3.2.1负责制订及修改相关工序或岗位所需的指导文件。 3.2.2负责本部门所有需使用文件及资料管理。 3.2.3负责本部门外来文件的管理。 4相关文件 《记录保存规范》 5定义 记录;阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。 一阶文件:是指本公司的管理手册； 二阶文件:是指本公司管理运作程序; 三阶文件:是指作业指导书等运作类及操作类文件。 6内容 6.1文件编写格式及其它要求 6.1.1一、二、三阶文件编制要求如下表: 项目 字体 大小 行距 使用表格单行行高 页面设置 文件类别与名称 黑体、宋体 四号 20磅 0.8厘米 上:1.5 下:1.5 正文大条目 黑体、宋体 小四 左:1.5 右:1.5 正文其它内容 黑体、宋体 五号 页眉:0.5 页脚:0.5 备注：以上内容可视实际情况进行调整更改。 6.1.2记录表格编制可采用黑