机会均等办公室调查过程综述-theCityofGainesville.PDF

机会均等办公室 调查过程综述 1. 市民/雇员联系有关可能投诉的EO 2. 受理面谈预约计划（首次联系的48 小时内） （可能在首次接触时，也可以通过电话进行预约） a. 告知投诉人，他们可能会派遣代表 b. 询问投诉人最近发生事件的日期，以便为他们提供投诉期限 c. 如果投诉人对预约“放弃预定”，至少拨打两次电话联系他们。如果尝试失 败，则寄送挂号信，包括投诉时间 d. 也可以通过电话进行预约 3. 进行受理会谈 a. 投诉人所在州 i. 这不是投诉的正式提交。这只是初步的受理阶段（信息收集） ii. EO 是中立的第三方（不选边/不辩护） iii. 呈交时间： 1. 最近指控事件发生之日起180 个日历天内 2. 如果提出住房（HUD ）投诉，365 天; 3. 如果向FCHR 投诉，365 天 iv. 重申，在此过程中投诉人可以在任何时间派代表参加 1. 阐明，资料仅由投诉人提供（只投诉人答复） 2. 如果代表以投诉人的身份说话，向投诉人提供待签证明 v. 解释必须有投诉根据（保护类别） vi. 说明可向其他机构诉讼的其他方案（提供待签证明） vii. 如果个人被列为证人，这并不一定意味着他们将接受约谈（向投诉人 提供见证文书以便提供证词） 2016 年4 月13 日 viii. 通知调解方案： 1. 可以在任何阶段进行调解 2. 必须由双方来约定（投诉人和答辩人） 3. 调解不会失去任何东西（解释没有风险） b. 向投诉人索取答辩人的当地和企业办公室的联系方式 c. 向投诉人提供调查过程的信息 d. 投诉人签署受理面谈同意书（受理确认表） 4. 向投诉人邮寄信函确认受理日期，并告知调查人将与他/她联系。 5. 应在72 小时内草拟受理和正式诉状 a. 制作调查文件 b. 受理和投诉信息输入案件管理系统（CMS ） c. 文件转发到EO 总监审查，并分派给调查人 [步骤1 - 应在2 周内完成] 6. EO 总监将文件转发调查人（1 周以内） 7. 调查人联系投诉人和安排咨询会谈 a. 调查人员收到文件后48 小时内呼叫投诉人 b. 联系投诉人后1 周内安排咨询会议 8. 正在举行咨询会议 a. 告知投诉人EO 是中立第三方 b. 重申，在此过程中投诉人可以在任何时间派代表参加 1. 阐明，资料仅由投诉人提供（只投诉人答复） 2. 如果代表以投诉人的身份说话，向投诉人提供待签证明 c. 投诉人审查和签署正式诉状 i. 如果投诉人决定当时不再投诉，在180 日历日内告知投诉时间（住 房投诉1 年） d. 正式诉状公证 e. 向投诉人提供调解查询表 2016 年4 月13 日 f. 向投诉人说明，条例规定，我们应努力在100 个工作日内完成，和无法在 此期限内完成的原因。以下为实例，并非以这些为限: i. 安排日程和投诉人，答辩人和证人进行会谈 ii. 答辩人延期（不超过2 次延期） iii. EO 要搜集尽可能多的信息