ACCESS课件第7章报表.pptVIP

* * 第七章 报表 教案制作：于艳华 7.1 了解报表P128 报表可以对大量的原始数据进行综合整理，然后将数据分析结果打印成表 报表功能：P128图7-1 使用报表可以创建邮件标签。 使用报表可以在图表中显示总计。 使用报表可以对数据进行分组并计算总计。 一、 报表的视图P129 Access 为报表对象提供了三种基本视图。用户需要时可以在这三种窗口之间进行切换。 报表设计视图： 用于设计报表对象的结构、布局、数据的分组与汇总特性的窗口。基本功能：创建报表 打印预览视图： 用于测试报表对象打印效果的窗口。 Access提供的打印预览视图所显示的报表布局和打印内容与实际打印结果是一致的，即 版面预览视图： 另一种测试报表对象打印效果的窗口。 所见即所得。 当表中的记录较多的时候，采用打印预览视图来检验报表的布局和功能实现情况会占用很长时间，这样会影响报表设计的工作效率。 为了让用户能够预览报表对象的打印效果，又不至于等待太长的时间，Access 为报表对象安排了版面预览视图。 唯一的区别是版面预览视图只预览数据源中的部分记录，打印预览视图是预览数据源的全部记录。P129 二、 报表的节P129 报表中的信息分布在不同的节中。 报表页眉： 只在报表首部/第一页显示和打印。可以利用页眉放置公司徽标、报表标题。 页面页眉： 显示在报表中每一页的最上方，如显示列标题 主体： 包含报表数据的主体。报表记录源中每一条记录都放置在主体节中。 页面页脚： 显示在报表中每一页的最下方，显示页面页脚，如页码等。 报表页脚：显示在报表末尾，显示报表总计等内容 思考：位于报表页眉中的信息在打印时出现在每一页中？ 位于页面页眉中的信息在打印时仅出现在第一页中？ 三、报表和窗体P129 报表和窗体的设计类似，都是在“设计视图”中，通过添加控件、修改控件属性等方法。 报表的记录源可以是1表、2查询、 3SQL语句。 与窗体的记录源相同。 报表和窗体在功能区别： 窗体主要用于制作用户与系统交互的界面，方便用户对数据库的各种操作。 报表主要用于数据的打印输出。 *报表与窗体在数据处理区别： 窗体主要用于显示和处理数据，实现人机交互，在窗体中可修改数据。 报表主要用来分析和汇总数据，然后打印，在报表中无法修改数据。 7.2 创建报表P129 报表的4种类型： 纵栏式报表 表格式报表 图表报表 标签报表 创建报表有三种方法：与创建窗体相同 使用自动报表 使用向导 使用设计视图 一、使用“自动报表”创建报表P130 特点：基于一个表或查询。快、简单，但占用空间多，信息显示不紧凑。与自动窗体相同 二、使用“向导”创建报表P130 特点：基于一个或多个表或查询。 与向导创建窗体相同 1、使用“报表向导”创建报表 P130例7-2 2、使用“图表向导”创建图表报表 P135例7-4 3、使用“标签向导”创建标签 P136例7-5 提示：报表向导排序字段最多为4个 P132 P133 报表的布局方式有4种类型：递阶、块、分级显示、左对齐 三、在设计视图中创建报表P133 P133—135 例7-3 创建报表步骤： 设定报表的数据源：表或查询 设计报表总体外观：报表自身的显示特征和报表各组成部分的属性。如报表页眉，页面页眉，主体，页面页脚，报表页脚。 为报表添加页码； （1）在“设计视图”中打开报表； （2）单击“插入”菜单的“页码”； 打印和预览报表 7.3 报表排序与分组P138 数据表中记录的排列顺序是按照输入的先后排列的，即按照记录的物理顺序排列。有时，需要将记录按照一定特征排列，这就是排序。 用户在输出报表时，需要把同类属性的记录排列在一起，这就是分组。 一、报表排序增加例7-4成绩降序报表 P138 改1、在设计视图中创建报表。数据源:学生选课 全部字段拖动到主体,用右键将标签剪切粘贴到页面页眉,文本框留在主体。 2、单击工具栏上的【排序与分组】按钮，或者单击【视图】菜单中的【排序与分组】命令 3、在“排序与分组”对话框中： 在“字段/表达式”列中选择排序字段—成绩（最多可以按照10个字段或表达式来排序） 在“排序次序”列中选择升序或降序—降序。 提示： P138使用设计视图创建报表，排序字段最多为10个； P132