办事处差旅费报销管理方案.docxVIP

HS总部办事处公差费用补贴原则规定HS2011-201-1.02-2011(30) 一、目的：为了加强总部办事处财经管理力度，达到节约各项开支，提高各级人员的办事效率，特制定本标准。二、适用范围：本标准适用于总部办事处。三、各项费用定额标准：1、往返车费：包括飞机票、火车票、长途客车票以及上述票据的附加费用，按所到达地区现行票价实报实销。原则规定：①出差外地(不在本市)人员原则上乘坐长途汽车、大巴或火车(含高铁二等座、动车软座、特快直达列车硬卧)；②“特殊情况”下可乘坐飞机及高铁一等座、火车软卧，但必须由经贸总经理批准方可,否则不予报销费用自理。③“特殊情况”是指：a.处理紧急公务；b.飞机票与火车票同等价值；c.陪同重要客人前往。④经贸口所有人员出差统一订票点设在驻京总部财经部刘良福处，凭申批手续办理，原则上自行订票的票据报销百分之捌拾。2、往返路费附加费用包括：①机票附加费用：机场巴士(的士)费用、机场建设费、改(退)票费(需另行批准手续)、保险费、行李托运费等。②火车、长途客车附加费用：订票费、改(退)票费(需另行批准手续)。3、出差人员市内交通费：交通工具原则上以公交、地铁为主，一般不得乘坐出租车(或租车、包车)，但下列情况除外：　　①出差目的地偏远且是第一次前往不熟悉路况，没有公共交通工具的，可以乘坐出租车或租用私车、包车；　　②携有巨款或重要文件须确保安全的；　　③收、发货物体积笨重(如售后服务材料、投标标书、图纸等)，一个人搬运困难或时间紧迫的；④陪同重要客人一同外出的；⑤叁人以上同行应急可打的；　⑥执行特殊业务或夜间办事不方便的(如参与接待醉酒的)。以上特殊情况必须事前征得部门主管同意（报销时主管签“贴”），否则不予报销，费用一律自理。市内交通费实行限额制度规定：原则上每个人每月市内交通费(地铁、公交、出租车)合计不超过500元，其中：公交卡充值不超过200元/月，超过限额的一律不得报销，特殊情况下可以另行报告转经贸总经理批准后方可报销，否则费用将一律自理。　　4、住宿费：住宿费原则上预订快捷酒店(例如：如家、汉庭、7天等)，由各部或办计划员网上预订。具体规定：①多人同行出差，原则上住标准间和多人间，无特殊情况，禁止安排单间；②一人前往，原则上预定单人间，本着节约的原则，尽量预订折扣价或特价房；③出差到有办事处的城市，必须住办事处；如办事处无法安排则由办处人事主管安排代订宾馆，但必须提前书面通知对应办事处早作安排。　　　　　　④如出差所到城市无快捷酒店的，住宿费按一般地区150元/天，省会以上城市200元/天标准补贴。⑤出差人员住宿费按以上规定标准执行，如陪同重要客人或洽谈特殊业务影响公司整体形象时，在征得分管领导同意的前提下，可住宿星级宾馆按实报销，住宿费发票在报销时应给分管领导签字确认。5、伙食费补贴：①出差伙食补贴标准为：一般地区35元/天，省会以上城市40元/天。②驻京总部、上海办事处都设有食堂并有专职厨师，所有人员在公司食堂免费用餐，不再享受伙食补贴。如果中午外出办事不能回食堂用餐的，按20元/人标准补贴(但需经贸总计划管理处核实)。在当地招聘的员工(非扬中籍员工)根据出勤天外出办公时补贴午餐按20元(食堂免费用餐，休息不供)，不再享受早餐、晚餐补贴。③其他办事处员工伙食补贴标准按35元/天。在当地招聘的员工(非扬中籍员工)根据出勤天补贴午餐20元/天，不再享受早餐、晚餐补贴。④如在外出差时安排招待的，参与者应扣除相应餐费伙食补贴。6、通讯费报销办法：严格按通讯定额标准执行，如出差补贴10元/天通讯费统一在月度费用报销中核报，每月由人事助理核实，超出部分转个人工资往来。如因特殊情况超限额的，一律打印话费清单并经部门主管领导批准后方可报销。　　7、探亲费：①扬中籍员工2个月可以回扬探亲一次费用报销。②非扬中籍人员每年享受一次探亲费补贴，报销来去车费(原则上不得乘坐飞机，否则按火车同等价值报销，其余费用自理)。8、私车公用费用补贴：①补贴行车费用包含燃油费、过桥过路费、停车费，按每公里0.6元补贴给车主；②原则上私车车主自行驾驶，特殊情况由车主委托或总部指派专业人士驾驶；③车辆的日常维修、保养、保险、车辆年检费用及违章罚款等费用均有车主自行承担，企业不予报销；④针对意外事故的处理：发生意外事故后，车主应作应急处理，迅速报案并及时联系经贸总计划处及扬中本部汽运办。车辆事故赔偿费和修理费原则上由车主本人负担。⑤私车公用严格按照出差工作需要，并按实报销，严禁弄虚作假，确保车辆使用及车辆调度。9、公车公用费用：①公司配备的车辆，如其他人员因公借用所产生的燃油费贴报前一律由车辆使用责任人核实签字。②车辆使用人应文明驾驶，遵守交通规则，如违反交通法规产生的处罚费用，一律由车辆使用责任人自己承担。特殊情况可另行报告经