采访发票工作流程.docVIP

Acquisitions: Invoicing Workflows (New UI) 1. 采访发票工作流程 1.1 欢迎 Notes: 欢迎来到本节采访开具发票工作流程。 1.2 简介 Notes: 在本节中我们将描述Alma中的开具发票工作流程。 1.3 发票工作流程概述 Notes: Alma发票工作流管理发票从创建到支付的处理方式。 发票过程灵活，取决于您的需求。 要注意发票工作流程不取决于登到或激活工作流程;甚至在接收或激活订购的资料或服务之前，采购订单也可以开具发票。 在另一个培训章节中设计了手工创建发票。 在本节中，我们将介绍如何通过书商的（EDI）电子数据交换消息自动创建发票。 发票也可以通过复查和批准阶段，如果适用。 最后，您可以将发票工作流程与您的机构的财务系统或ERP集成。 发票可以导出到ERP中进行支付，支付确认可以从ERP导入。 我们将看到，Alma是否和如何与您的ERP集成会影响发票工作流程。 1.4 税费选项 Notes: 接下来让我们讨论创建发票时可用的税费选项。 1.5 将税费输入发票 Notes: 税款可以记录在发票的增值税部分。 如果发票的书商在书商记录中标记为“负责增值税”，则Alma预计发票将包含税务信息，如果没有包含，则会生成提示。 另一方面，如果书商没有被标记为“负责增值税”并且发票包含税费，也将产生警报。 增值税部分可用于增值税、消费税、政府税或可能添加到发票上的任何其他税费。 输入税费或税费金额，Alma将根据总金额字段自动计算其他字段。 1.6 将税费输入发票 Notes: 或者，您可以配置用于输入百分比的增值税代码。 这在“采访配置”菜单中配置。 配置完成后，您将在发票中看到增值税代码字段。 当您输入增值税代码时，百分比将根据您配置的内容自动填充。 如果适用，请在书商税费字段中输入备注，例如，表示税费是以当地货币收取，但发票本身是外币。 1.7 税费选项 Notes: 有几个可用于发票的税费选项。 点击左侧的每个选项卡以查看有关每种税费选项的信息。 当您完成后，点击“下一步”按钮继续。 也要注意有关税费选项的进一步信息可以在Ex Libris知识中心找到。 Tab1 (Slide Layer) Tab2 (Slide Layer) Tab3 (Slide Layer) Tab4 (Slide Layer) Tab5 (Slide Layer) Tab6 (Slide Layer) 1.8 发票状态 Notes: 现在让我们来谈谈发票在处理中会经过的状态。 1.9 发票复查状态 Notes: 我们将首先讨论复查状态。 与采购订单行类似，发票有两种类型的发票验证检查，可以将发票置于复查状态。 第一种类型的验证检查用于缺失或错误必填数据。 无论任何规则，如果必填信息缺失或错误，只要必填信息仍然丢失或错误，Alma将始终将发票发送到复查状态并保留在那里。 这是不可配置的，并且适用于所有发票。 ------- 第二种类型的验证检查是系统提示，可以配合您可配置的可选发票复查规则使用。 不管任何规则，Alma都会生成系统提示。 但是，如果提示是您已配置的适用发票复查规则的一部分，则Alma会将发票发送到“复查”状态。 复查规则的一个例子是，如果发票是用于高价单册，发票在发送到付款阶段之前需要复查。 与采购复查规则类似，发票复查规则仅应用一次。 一旦发票处于复查状态，Alma将忽略发票的任何规则。 ------- 要查看处于复查状态的发票，从“Alma采访”菜单“登到和发票”部分选择“复查”，或使用Alma中的任务列表查看需要复查的发票。 1.10 发票复查状态 Notes: 要复查的发票列表与提示数量和发票行数一起显示。 注意面板和查找检索框以帮助缩小列表。 需要复查的发票将首先显示在“未分配”选项卡中。当您开始处理发票时，它将显示在“分配给我”选项卡中。发票经理能够根据需要使用行功能列表中的“分配到”选项将发票分配给不同的工作人员。 1.11 发票提示 Notes: 在“提示”列中点击超链接的数字以查看需要注意的任何单册。 或者，从行功能列表中点击“编辑”以打开要编辑的发票。 在发票的“提示”选项卡中，“描述”列将指出需要注意的单册。 在“类型”字段中带有红色图标的提示必须更正，然后发票才能继续到工作流程的下一步。 1.12 发票批准状态 Notes: 复查阶段后，是批准阶段。 默认地，发票在后台自动批准，并发送到工作流程的下一个阶段。 但是，您可以在工作流程可以继续之前，配置发票批准规则以通过发票经理授权手动批准。 您可能想要手动批准的一个例子是，如果发票是用于高价项目，需要经理批准才可以付款。 要手动批准发票，要求发票经理角色。 点击“批准”链接从“采访”菜单“登