管理办各项方案.doc

管理处应建立的各项规章制度 管理处职责 一、 内部管理 1 有关资料及档案的管理 2 员工管理及培训 3 打字、复印及用印管理 4 物业管理各项业务标准执行情况检查和评价 5 完成总经理交办的各项工作 二、 物业管理服务 1 建立完整的住户档案管理制度 2 住户问题处理(投诉处理、收费问题处理、住户建议处理等) 3 制定并有效执行公司物业管理费的收费标准 4 组织物业管理费的收取 5 社区活动的组织和开展 6 小区重大活动的组织和开展 管理处主任岗位职责 1 熟悉国家、省、市有关物业、市容卫生、绿化、住宅等各项管 理指标 2 组织制定各项管理服务规章制度,并在实践中不断总结和完善各 项规章制度 3 建立并组织本部门的作业规程 4 协同各部门编制员工培训计划并组织实施新员工的前期培训工 作 5 负责组织物业管理费的收取 6 组织处理住户投诉 7 参与物业的验收和接收工作 8 督促检查本部门员工的工作实施情况,及时听取管理员汇报的住户意见和要求,处理其中的问题,归纳整理住户的建议,不能解决的问题和需要研究的建议要及时汇报 9 熟悉小区内的住户情况、收费情况,及时发现在管理服务过程中出现的各类问题,认真加以研究并采取有效措施解决问题 10 负责重大活动的组织安排和落实 11 认真完成总经理交付的其他工作 管理员岗位职责 1 要严格做好前台工作交接班制度,交班清楚,明确指明重点,做好 电话记录,对已经订好时间的事情要按时处理 2 接到住户保修信息后要及时传递给工程部,要及时清理和督促维 修工作的进程,对当天未完成的维修工作、住户的投诉、突发事件、 住户建议等内容要做好记录,通知给相关部门及时研究处理 3 热情接待来访住户,对来访住户咨询的事项给与主动、文明、详 尽的答复和解释 4 熟练掌握住户的楼号、电话、住宅位置,以及人员和电话的变动 情况,并做好纪录 5及时了解掌握房屋的出售、出租状况,及时更新有关住户信息 6 定期收集住户意见、建议和要求,并进行分类,及时同各部门协商, 逐一解决 7 对重大事件或超出管理员职责范围的事情,应写明原因及建议，呈报给主管领导 8 管理员到住户家或外出之前,须通知其他管理人员自己的去向及 所需要的时间 9 预先做好新楼入住的准备工作 10 建立完整的住户档案制度,严禁丢失、损坏并做好保密工作 11 做好住户钥匙的管理工作 12 认真做好打字、复印工作,并严格遵守主管审批制度 13 每月制作并分发收费通知单,并做好管理费收缴及催缴工作 管家部职责 1 负责园区内的保洁、绿化管理 2 负责保洁人员的培训和管理 3 负责编制材料使用计划,控制保洁成本 4 负责重大节假日及活动的临时清洁工作 5 完成总经理交办的临时工作 管家部经理岗位职责 1 主持管家部全面工作,对总经理负责 2 负责监督检查和考评部门员工执行标准、操作程序等情况 3 负责每月编制保洁材料使用计划. 4 负责制定材料消耗定额,努力降低成本 5负责处理办公室转交的用户投诉 6 负责协调本部门与其他部门的关系 7 负责组织安排园区的重大节假日及活动的临时清洁工作 8 完成总经理交办的任务 会计岗位责任制 1认真遵守公司的各项管理规章制度 2 严格执行国家有关的财务会计管理制度 3 负责测算包括收费标准、支出标准、突发事件等的测算 4 负责编制公司年度财务收支预算 5 定期对公司的经济活动进行总结和分析,及时提出各类整改意见 6 根据实际发生的经济业务,设置会计帐薄,记录会计凭证,登记各项明细帐及辅助登记帐 7 认真做好会计月报、季报、年报的编制工作,对公司的经济活动状况进行综合分析和预测,为公司决策、管理提供依据 8 及时收集有关的政策文件、资料,不断完善会计制度 出纳员岗位责任制 1 认真遵守公司的各项管理规章制度 2 严格执行国家有关的财务会计制度 3 对收付的各类费用款额当面点清 ,防止出现差错 4 认真保管好库存现金,确保安全和正确无误 5根据银行存款收付记帐凭证办理银行存款支付事宜,收入的支票要及时存入银行 6正确使用和妥善保管财务用章、转帐支票的管理手册、空白转帐与现金支票等 7及时办理银行存款、取款. 8 保管好与本职业务有关的资料,定期进行管理,装订成册,全数归档,防止丢失 9 协助管理员做好管理费收缴工作 文件管理规定 1 公司所有发文须交总经理审批 2 办公室负责文件格式及内容审核、用印管理 3 办公室负责文件收发及归档 4 所有文件需按不同分类进行登记,不许出现帐外文件