行政办公物品管理方案.docVIP

海南恒源嘉盛酒店管理有限公司 备 忘 录 MEMORANDUM 致 To : 董事长 编号 No. : 办公室【2012】007 由 From : 办公室 页数 Page : 6 抄报 Copy to : 各部门办公室 日期 Date : 2012年08月21日 事由 Subject : 筹备期行政办公物品管理制度 一．总则 1、为了使酒店筹备期间行政办公物品管理规范化，保证公司财产完好无损，根据企业管理的一般要求，结合本公司具体情况，制定本制度。 2、公司行政办公物品由办公室统一采购、配发、管理，严格实行先入库、后领用的制度。 3、公司各部门所领用一切非原材料性质的办公物品，严格实行“以旧换新”制度。 二．适用范围 1、本制度适用于筹备期间公司所属各部门。 2、本制度所指行政办公物品为员工日常办公所用文具（含水笔、笔记本、钉书器等）、办公自动化所需用的耗材（含U盘、录音笔、墨盒等）、办公设备（含电脑、复印机、打印机、传真机等）以及办公家具（含桌、椅、柜等）。 三．行政办公物品的分类 行政办公物品分三类：办公固定资产、办公低值资产、办公用品。 1、办公固定资产指使用期限在两年以上，在使用过程中保持原有的实物形态的各种办公家具及办公设备。 2、办公低值资产指使用期限较长，在使用过程中不易消耗的各种办公家具及办公设备。 3、办公用品指使用期限较短，价值较低，在使用过程中容易消耗的各种办公类资产。 四．办公室筹备期的职责：办公室是行政办公物品的综合管理部门，负责对行政办公物品费用支出情况进行监督、控制，其职责主要包括： 1、每月25日汇总各部门的《办公物品申请单》并报入下月资金计划； 2、供应商的选择及采购； 3、办公物品的验收、入库； 4、办公物品的配发、调拨和维修； 5、配合财务部对行政办公物品进行盘点、建立《行政办公物品台账》、月度《办公用品出入库台账》。 五．资产负责人的主要职责：认真贯彻执行公司的行政办公物品管理制度；负责公司资产的保管和资产出入库、调拨、维修与监督记录、建立《行政办公物品台账》、月度《办公用品出入库台账》、《个人台账》、《部门台账》；合理调配各部门的办公设备等资产。严格执行《办公用品领用登记单》登记、做到出库必录。 六．筹备期办公物品采购 1、每月25日公司各部门上报下月度的《办公物品申请单》，交由办公室审核后编制统一采购计划和资金使用计划，纳入公司全面预算，报公司财务部列入每月全公司资金计划。 2、全公司认真贯彻办公用品“以旧换新”制度，资产负责人需向申请部门回收申请单中已耗用、损坏的非原材料性质的办公用品。并根据回收数量以及库存数量在申请单上备注合理的采购数量。 3、办公资产的采购由办公室按货比三家的方法进行询价后，连同《办公物品申请单》和询价后的《办公资产采购询价单》上报董事长，经审批后方可到财务部领取支票进行购买。 4、办公物品验收： （1）办公室主任与资产负责人共同验收采购办公物品，并按照申请单核对。验收完毕后填写《办公物品验收单》并签字，上报董事长审批。审批通过后，办公室登记《行政办公物品台帐》、《办公用品出入库台账》。 （2）若验收发现与申购要求不符、或办公物品质量不合格，则物品不可入库。由采购人员负责与供应商交涉、进行退换货。办公资产退货后，由采购员在《办公资产采购询价单》中选择供应商另行采购。 （3）固定资产由财务部根据入库单和购物发票进行账务处理。《办公物品申请单》和购物明细复印件、以及固定资产的照片由办公室统一保管。 3、采购员持购买办公用品的相关票据及《办公物品申请单》根据公司财务规定报销。 七．筹备期办公用品配发 1、办公用品每月领用一次，由办公室资产负责人于每月5日配发。办公室负责办理领用手续并进行台帐登记，写明物品的名称、规格、单价、等。 1、办公室是办公资产日常维护、维修的责任部门。 2、办公设备需要维修时，由资产负责人与办公室主任对报修设备共同进行鉴定，之后进行相应的维修、更换。一般性修理应在三个工作日内修理完毕，其它较为复杂的修理应在七个工作日内修理完毕。维修相关付款事项执行资金计划。不经过办公室而私自送修的，办公室不予承认。 3、由于人为原因造成办公资产损坏，要按照物品的原价进行赔偿。 4、若聘请单位到我公司进行维修，相关付款事项执行资金计划。 十一、办公用品的归还 对于离职员工，在办理离职手续时，必须在办理完办公用品归还手续后方可办理工资的领取事项。 十二、本制度由公司办公室负责制定、解释、修订并监督实施。 十三、本制度仅适用于酒店筹备期间。 十四、本制度自颁布之日起执行。 本制度附： 《办公用品领用登记单》 《办公物品申请单》 《办公资产采购询价单》 《办公物品验收单》 妥否，请批示！ 核准人：