忻保高速公路路基第五协议合同段技术资料管理.doc

忻保高速公路路基第五合同段 技 术 资 料 管 理 制 度 二OO九年五月 技术资料管理 严格执行党和国家的保密、安全制度，确保档案和案卷机密安全。各部室各部室应明确规定档案责任人，档案责任人（档案员）对本部门档案的收集、建档、保管、借阅和用负全责。各类规章制度、办法、人事、工资资料、会议记录、会议纪要、简报、重要电话记录、接待来访记录、上级来文、公司发文、工作计划和工作总结以及添置设备、财产的产权资料由办公室负责归档。各工程项目质及技术等图纸文字技术资料、质量资料由部负责归档。各类承包合同、商务合同、协议的正本原件由财务部归档，归档资料必须符合下列要求： 文件材料齐全完整；根据档案内容合并整理、立卷；根据档案内容的历史关系，区别保存价值、分类、整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管和利用。 档案资料借阅需履行登记、签字手续，重要资料借阅需先请示分管领导。加强档案保管工作，做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温工作，定期检查档案保管工作。 为了确保公司工程资料的完整和安全，特制定以下规定。 适用范围 土地征用合同、土地使用证，集团或公司所有的房屋产权证、有关部门批复文件； 工程立项报告、可行性研究报告、论证意见书； 设计委托书、工程规划及扩初设计文件、图纸； 施工图及报批文件； 主体及配套工程概算、预算，工程招、投标文件，工程合同，设备报价书； 工程进度表、设计及工程变更意见、工程联络通知书、竣工图、工程决算书； 施工规范及标准、工程定额、施工图集等； 市场调查报告、项目策划及广告、销售策划方案、销售进度统计表； 业主投诉意见及整改报告等。 文件归档 财务部保存：项目资金预算、合同原件、工程预算原件（定标前由财务主管保存）、决算书、楼盘策划预算； 行政办保存：合同原件、预算复印件{定标后}、决算复印件及其它所有文件； 工程部门在施工期间保存：施工图、变更及工程联络通知复印件、预算复印件（定标后）、各项报批文件副本、合同副本或复印件、施工规范及标准、工程定额、施工图集等； 销售部门保存：市场调查报告、策划案复印件、销售进度统计复印件； 后勤部保存：根据竣工图修改说明的施工图、业主投诉复印件、整改报告复印件（有关物业管理文件如年度预算、收支报表、业主情况、应收应付统计、设备维修计划、物料消耗统计、采购成本、管理费、服务反馈信息、意外情况处理等按物业管理规定）； 由政府相关部门存档备案的资料，由工程部门整理按照政府部门规定办理，同时，作出说明交行政办备案； 归档时间：工程、销售、后勤等部门在接受或自行完成各项文件次日前办理归档交接手续；工程部门在施工期间保存的文件在工程结束后一周内整理归档； 所有归档资料必须附有目录，记录文件名、页数、份数、未归档文件的去处、完好程度等。 文件保管 文件须设专人保管，确保文件不丢失、不损坏、不泄露机密； 各部门接受文件后须立即进行登记，登记内容包括：编号、文件名、文件出处、正副本份数、页数、送交报批单位及份数； 文件须存放地应安全可靠、通风干燥，防霉、防潮、防鼠及虫害； 每项工程资料须单独集中存放、查取方便； 保管人员对接收的资料必须进行检查，归档资料应完好无缺，无涂改、涂写，整齐、有序； 发放与借阅 工程预算、招投标文件、公司经营预算、销售策划及预算、业主情况等均为一级保密文件，以上文件须由主管领导及以上领导批准，方可借阅或复制。若需复制，须由保管人执行； 设计、预算、施工、验收、检验技术规范、标准等，在施工期间工程技术人员可以借阅，工程结束后一周内，交还公司保存；若后续项目间隔期超过半年以上，应交行政办保存；由行政办借出时，需经行政办主任批准； 所有权、使用权证件等除办理银行贷款手续及政府有关部门查验使用，一律不外借，经行政办主任批准后可复制； 除以上文件，原件为一份的其它文件，一般不准借阅，只能查阅。确因工作需要且又不便于复制或复制成本较高的，须由行政办主任批准后，限期借阅，最长不超过两天； 除5.1—5.4规定的文件资料经各公司部门主管同意可以借阅或查阅； 不按规定办理手续者，保管员有权拒绝借阅或查阅； 所有人员借阅或查阅文件必须按照以上规定办理登记手续。 责任及处罚 保管和借阅人员必须遵守保密制度，必须对资料的完整、完好负责； 对泄露公司机密者给予撤职、降薪甚至开除处理； 丢失或损坏重要文件者，根据情节轻重分别给予警告、记过、撤职、降薪处理，无法弥补的，给予开除处理； 不及时归档者，给予警告处理； 对直接责任者处理的同时，要追究其主管的领导责任； 保管人员未履行职责发放或丢失文件须负全部责任。 附则 本制度自2007年1月1日起开始执行，有关未尽事宜，由行政办负责解释。 若有违反，直接责任人员按绩效考核管理办法考核，给公司造成损失者，并需承担赔偿责任，情节严重，屡教不改者予