会议管理制度_secret.docVIP

厦门**集团**子公司 会议管理制度 文件编号 版 次 页 次 分页编号： 发行日期 1．目的：为使公司经营活动过程中各种会议，能够高效率、高质量地进行，保障每次会 议的准备、召开、会后事务处理均能达到预期的效果，特制定本制度。 2．适用范围：子公司。 3．管理职责： 3. 1集团总部董事长负责主持董事长例行办公会（半年召开一次）。 3．2总经理负责主持公司总经理例行办公会及专题会议。 3. 3办公室负责公司各类例行办公会及专题办公会的召集。 3．3公司各职能部门正职（或代理）主持召开本部门业务会议，根据实际需要不定期召开，参加会议人员为本部门全体成员。 4．会议执行程序和执行办法 流 程 权责单位 相关文件 相关表单 各部门 总经理办公室 参加部门 主持人 办公室 会议管理办法 会议召开申报单 会议通知单 会议签到表 会议记录表 厦门**集团**子公司 会议管理制度 文件编号 版 次 页 次 分页编号： 发行日期 4．1会议计划 会议名称、会议主题、会议时间、会议地点、会议召集部门、会议组 织、参会人员、记录人员会议内容、会议日程、会议议程、会议资料清单、 会议筹备工作、会议费用预算等。 4．1．2例行会议的会议计划在第一次会议确定后，原则上不再变化，如有变化，由 会议召集人另行通知。职能部门业务会议，可简化以上内容，由会议召集人决定。 4．1．3会议类型： 4．1．3．1董事长例行办公会：每半年召开一次，参加会议对象为集团总裁、副总裁、子公司总经理或主要负责人、各部门正副职。 4．1．3．2总经理专题办公会：根据需要不定期召开，参加会议对象为总经理、办公室主任、及相关部门负责人。 4．1．3．3总经理例行办公会：每半月召开一次，由总经理主持、各部门负责人参加； 4．1．3．2．2协调解决重大问题； 4．1．3．2．3部署公司近期工作； 4．1．3．2．4传达各项方针、政策和决议； 4．1．3．2．5各部门每月第一周例会提交工作报告。 由办公室秘书记录和起草会议纪要，办公室主任审核后，由总经理签发，办公室负责催办会议议定有关事项。 4．1．3．3专题会议：总经理根据需要或其委托人按照分管的工作的需要，召集有关人员研究、协调一些专项工作。 4．1．3．4年度总结、工作计划、预算会议 ：每年度初召开一次。由总经理主持，参加人员为各部门负正副职经理、计划财务部经理。公司有关部门提供报表及文字分析资料，计划财务部、办公室联合召集主办会议。 4．2审核批准 会议计划（或方案），由办公室或会议召集部门拟定后，报总经理审批同意后执行。 4．3会议统筹安排 4．3．1会议通知 4．3．1．1会议召开前，总裁办公室或会议召集部门，应提前通知参会人员，以便 作好参会准备。 4．3．1．2会议通知有口头和书面通知两种方式，公司职能部门业务会议可采用口头通知；重要和大型会议则应采取书面通知；例行会议除第一次和有变动时通知外，以后则不再通知。 4．3．1．3会议内容 a）确定会议目的 b）说明会议事项、要点和方法 c）强调会议重点和方法 d）重要事项与上级或者有关部门协调 e）决议事项及决议方法 4．3．2会议准备工作 4．3．2. 1办公室具体负责会议资料、会议用品的准备工作。 4．3．2. 2会议费用预算。会议费用应本着节约开支，留有余地的原则进行预算。 4．4会议过程管理 4．4．1会前检查 开会前，尤其是重要和大型会议前，必须对会议的各项准备工作进行一次全面检查。包括：所有参会人员是否都已通知；会议的各种资料是否准备完备；会场内的布置是否合乎要求；各种会议设施，会议用品是否准备齐备。如发现问题，应及时妥善解决。 4．4．2会议签到 会议组织者（或部门）应准备好会议签到册，与会人员到会时应签到。 4．4．3会议纪律 参加会议的人员不得迟到、早退、中途无故退席。因故不能参加会议，必须提前向主持人请假。 4．4．4会议组织 会议主持人应把握好会议进程，控制会议时间，维持会议秩序，提高会议效率。 4．4．5会议记录 4．4．5．1参加会议的人员应做好会议记录，重要的会议，会务组应为每位与会者 准备好记录本和笔。 4．4．5．2重要和大型会议，应由会议记录人将会议发言状况及相事项记入会议记 录簿。若会议分组讨论，还应安排好各组讨论记录。 4．4．5．3会议记录要做到字迹清晰、内容完整、记录准确，对会议的结论、意见 或决定事项，必须详细、准确地记录。 4．4．6会议