通信公司法律与风险管理部合同管理系统使用培训讲义.pptVIP

* * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 合同条款规范性方面 烟台、临沂分公司在合同条款的规范性方面相对较好。 检查主要发现问题： 1．合同主体名称表述不规范。存在将我方名称写成中国联通有限公司XX分公司（原联通名称）等情况。 2．空格内容填写不完整。部分使用合同模版的合同，空格部分未填写，如签约时间地点、交付地点、合同期限、违约金数额等内容空白。 合同会签审批方面 各单位的合同审核会签流程基本完善，县级公司非模版合同由市公司法律部门审核的流程已经建立并得到广泛应用。 检查主要发现问题： 1．部分县级公司的部分非固化模版合同未经市公司法律审核。青岛、菏泽分公司情况相对突出。 2．存在以合同模版审批代替合同会签审批情况。部分市分公司通过合同会签审批流程审核合同模版，相关具体合同却不再履行审签程序，致使大量合同游离于合同管理系统之外。 八、下一步工作重点 （一）进一步提高合同模版使用率 各单位合同承办人员应熟悉本专业线合同模版的建设情况，在发起合同时，应尽可能选用我方合同模版：凡无须修改的，应该直接引用系统中的固化合同模版；需要修改的，可以从系统中合同模版下载处下载最新的非固化合同模版。合同管理员要及时提醒和督促未使用合同模版的人员采用合同模版，确保达到省公司确定的目标。 各市分公司应统一使用省公司发布的合同模版，如需增加合同模版，应向省公司法律部门提出申请，并附合同模版的初稿，由省公司法律部门视情况予以增加。 （二）严格落实市公司重大合同省公司审核制度 根据《关于正式启用四个法律事务管理系统的通知》（鲁联通法律〔2009〕1300号），对于市公司标的额在300万元以上的工程类合同和标的额在100万元以上的非工程类合同，各单位在发起审批流程时应选择省公司会签流程。目前，市公司重大合同省公司会签的电子流程已经建立起来。但部分市分公司一季度的相关合同未按上述程序，提交省公司审核。省公司将在二季度的合同检查中，将该项制度落实情况作为检查重点。 （三）加强对合同管理系统的培训 各单位要通过多种形式加强合同管理系统培训，使合同承办人真实、准确地填写合同信息，以免合同信息失实造成后续合同履行和合同统计分析的错误。同时合同管理员要及时提示相关人员纠正错误信息。 （四）做好合同信息的资源共享工作 合同管理系统已与CRM、社区营销、ERP等系统建立了接口，并实现了资源共享。当前，各单位合同管理系统与上述系统接口数据普遍较少，各单位应高度重视，要充分利用该功能，提高工作效率，实现资源共享。省公司在第二季度的合同检查中，将重点关注合同系统与其他系统的接口情况。 （五）加大合同监督检查力度 各市分公司应充分利用合同管理系统相关功能定期对市公司本部及县级公司的合同管理进行监督检查，县区分公司应充分利用合同管理系统相关功能定期对本级公司的合同管理进行监督检查，及时发现问题，及时整改。各单位要进一步监督合同的系统外流转情况，查找原因，尽快将所有合同纳入系统管理。 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 三、合同履行 合同履行的发起点 在合同经过审批后，到兼职合同管理员办理转交时，一旦兼职合同管理员编号定稿操作完毕，然后转合同承办人办理时，同时从系统后台触发合同履行单，即合同承办人的代办事宜处会同时受到合同会签审批表和合同履行单。 原合同履行中的变更 需对合同进行补充、变更、解除的，管理系统也实现了与相应合同的关联。凡是合同需补充、变更、解除的务必从合同履行单中发起合同流程，以确保原合同与其补充、变更、解除合同的关联性。 补充、变更、解除协议不再单独生成履行单，有利于合同的延续性管理。 合同履行的终点 合同履行完毕后，即可将该合同履行单归档，可能履行的时间会很长，比如20年。 合同提醒 一是合同审签中的提醒。系统可设置一定的时间段，超过该时间段后通过手机短信的方式进行提醒合同的当前办理人及时处理合同。 二是合同履行过程中的提醒。合同承办人可通过合同履行单中的栏目进行自行设定，具体提醒时间点及频次。 四、合同系统与其他系统接口 为实现合同的精细化管理和数据的共享，合同管理系统与ERP、CRM、社区营销系统已建立接口。具体使用事项如下： 一是与ERP系统接口。 合同管理系统与ERP系统需要通过合同编号进行衔接。根据《关于正式启用四个法律事务管理系统的通知》（鲁联通法律〔2009〕1300号）要求: “在支出类合同付款信息录入ERP系统时，财务人员在ERP应付模块中创建发票时，应在发票头信息的弹性域中添加合同编号。” 二是与CRM系统