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论 行 政 公 文 与 写 作 规 范 国际教育学院081班09号 冯丽论行政公文与写作规范 一、行政公文的概念 行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体， 具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式 ，并有行文规则和办理办法。 行政公文是依法行政和进行公务活动的工具，其概念内涵，可以从三个方面理解。 行政机关使用 所谓行政机关，主要是指国家机关，即各级政府部门，社会团体、企事业单位。 （2）管理过程中形成和使用 行政管理是一种公务活动，行政公文只能办理公事，这一点与用于私人交往和表达个人主观感受的文书不同。 具有法定效力和规范体式 所谓法定效力，是指一旦发布，有关单位和人员必须遵守执行。所谓规范体式，即行政公文的内部结构和外在格式均有特定的要求。行政公文的语体与格式就比较规范，任何机关在撰写公文时，必须遵守体式，不能花样翻新。 二、行政公文的特征 行政公文是在公务活动中形成并使用的一种实用性很强的文体，离开了公务活动就不能称之为公文。但是，用于公务活动的文字材料并不都是公文，与一般文书比较，行政公文一般具有以下几个特征：作者的法定性、功能的权威性、体式的规范性，其中当属体式的规范性最为重要，规范的体式不仅确保了行政公文的严肃性，同时也为不同区域、不同级别的机关撰写、运转、处理公文提供了便利，因此具有重要的意义。 三、行政公文的种类 我国现行的行政机关公文种类，根据国务院2000年8月24日发布、2001年1月1日施行的《办法》规定，共有12类13种，即命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。 四、行政公文的作用 《办法》中明确指出：行政公文是“依法行政和进行公务活动的重要工具”。这既揭示了行政公文的性质、而且也说明了行政公文的作用。公文的作用和种类有关，不同的种类决定了不同的作用。归纳起来，公文主要有以下几种作用。 (1)、法规约束作用 （2）、领导指挥作用 （3）、知照联系作用 （4）、宣传教育作用 （5）、依据凭证作用 五、行政公文的格式 行政公文是特殊规范化的文体， 具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式并有行文规则和办理办法公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语。需要特别提出公文结构用语。一是开头用语， 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该等等 1、文头部分： ——公文格式代码，又称文件检索代码。 ——份号即公文编号。 ——秘密等级，分“绝密”、“机密”、“秘密”。 ——紧急程度，分“特急”、“急件”两等。（紧急程度的确定不是根据办事人员的要求，而是根据文件实现要求确定的。以往的情况有不适当的地方。） ——文件名称，即公文名称。 ——发文写号，包括机关代字、年份、序号三部分，用3号仿宋字体居中排列。机关代字是机关名称的极度缩写，一般用1到3个汉字表示，年份是发文的年度，用阿拉伯数字写全，外加六角括号，置于机关代字之后，序号是发文的序号，多为发文机关发文的流水号，除“命令（令）”外，不必加“第”字，在数序前不必加虚的“0”。联合行文，只注明主办机关的发文字号。例“国办发〔2005〕〕 ——签发人，一般供上行文用，与发文字号在同一行上。（上报文件的签发人必须是机关主要负责人。） 　　2、行文部分:也称正文部分。包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、成文时间、印章、附注等。 ——标题。完整的公文标题由发文机关名称、事由、公文种类三部分组成。 【目前出现的问题通常是：（1）没有发文机关名称；（2）标题不完整；（3）制作不规范，如“关于不批准……”；（4）文种不相称。】 ——主承送机关（标注主送机关，要写明其全称、规范性简称或