试谈电子文件风险管理以新乡凌志电梯有限公司为例.docVIP

浅谈电子文件之风险管理 —以新乡市凌志电梯贸易有限公司为例 摘 要 以新乡市凌志电梯贸易有限公司的电子文件为实例进行 有关风险方面的考察，从电子文件风险管理出现的问题、 风险成因、风险管理的动因和益处、简单的风险评估、 具体的改进方法、经过完善风险管理后的面貌这六个方 面入手，运用以小见大、理论结合实际的分析手段，提 出自己的认识，探究电子文件风险管理。 关键词 电子文件 风险 管理 近年来，电子文件管理成为国内外研究的热点项目，且电子文件管理理论与应用日趋成熟。然而由于电子文件管理的普遍性与特殊性，在现实应用中可能造成导致各种风险问题的出现，使得破坏电子文件的完整性、可靠性、通用性、及时性、准确性等得到破坏。因此迫切需要在电子文件管理中引入风险管理。此外随着风险管理的研究范围不断扩展，且不断进入信息安全领域，最终会成为电子文件管理的重要管理机制。目前国内的学者更关注电子文件风险管理的理论研究，而缺乏将理论运用到实际的实地调查。我们本次即以新乡市凌志电梯贸易有限公司的电子文件为对象进行实地考察，对其风险管理剖析评估、提出建设性意见。 一、风险因素 风险动因电子文件发生风险的种类各式各样，这决定了风险出现的成因的多样性。对于成因因素的探究我们应该运用逆向思维的逻辑。按其来源划分，可以将成因分为自然因素、社会因素和人为因素三方面。自然因素涉及到因为潮湿、温度过高或过低、虫害、光线昏暗或是强烈、空气污染严重以及不可抗拒的如地震、洪水、台风等的自然灾害而遭受的破坏。社会因素则是受政治、经济、文化教育、科学技术等宏观发展趋势的影响，例如政策上不重视，管理制度不健全，经济发展水平较低导致资金不充裕，理论研究落后，专业储备人才少，信息数字化程度低，设备老化，介质类型多样无法统一标准，缺乏对电脑病毒有效的预防之类。人为因素管理人员的知识和技术水平和道德水准有关，蓄意的盗取、篡改、删除，破坏程序，无意的疏忽都会对电子文件管理带来巨大的风险。 显然，社会因素、人为因素造成的风险影响最严重。首先整个社会对电子文件风险管理还缺乏系统的认识与良好的标准化的管理措施，其次公司规模较小，企业资金无法提供更为完善的全面的档案管理系统，管理设备较缺乏，企业领导对电子文件管理不够重视。最后档案管理意识淡薄，整个公司电子文件管理者仅有四位，其中具有档案专业技能的工作人员更是只有一位。而自然因素对其电子文件造成的风险最小，地处中原，气候适宜，自然灾害较少。 从电子文件管理流程来看在管理中出现风险的成因。数字环境下文件管理的最大特征是以数码化的信息作为处理对象，对传统文件管理流程进行重新整合，各业务流程之间的界限将变得模糊①。电子文件的管理流程由文件的产生、对文件的编号、登记、归档、鉴定、著录、整理、存储备份、统计、提供利用组成，管理环节复杂，此外不同于纸质文件的阶段性、线性、单向性特性，电子文件还具有立体性、连续性、多向性的特点，这些都导致了电子文件管理的难度增加，可能在文件管理过程中出现失误的机会就增多。以凌志贸易有限公司为例，在整个复杂的管理流程中出现各种问题。 二、风险问题 以凌志电梯有限电梯公司为例，新乡市凌志电梯有限公司成立于2008年，公司位于河南省新乡市荣校路。公司主要从事电梯及零部件的销售、电梯安装、电梯维修保养，对电梯实施专业化的一条龙服务。公司主要产品有：乘客电梯、观光电梯、自动扶梯、自动人行道、载货电梯、杂货电梯等电梯类产品。公司现设有行政部门、销售部门、工程及售后服务部门，拥有一批技术精湛的专业持证作业人员及办公人员。 几年来公司不断发展开掘新客户，逐渐成为新乡地区规模最大的电梯销售公司，公司的规模不断扩大。 凌志电梯贸易有限公司的电子文件管理包括行政部门电子文件管理、销售部门电子文件管理、工程部门电子文件管理和售后服务部门电子文件管理。 我们以公司行政部门的电子文件管理为例来探究电子文件风险管理中出现的问题。行政部门的电子文件管理以公司人事档案管理为主要部分，在人事档案管理中公司在文件的现行效用和运行效率方面给予了大量的关注，管理人员很注重文件是否及时归档，在这些方面凌志电梯公司做的比较规范，但管理中存在片面管理和管理过粗的问题，管理者很少瞻前顾后，有意识地从全局、全程角度防范和控制风险因素的威胁，如档案不全、档案失真、无法作为凭证时，这些后果出现时，才意识到人事档案管理面临的种种麻烦。造成公司人事档案管理中出现的这些问题大致包括： 1.公司人事电子文件管理风险意识淡薄。在实地的