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外贸英语函电English Business Correspondence; Unit 1 Introduction to Business Letter;Ⅰ. Form and Structure of Business Letter (商业信件的格式与结构);二、商业信件的结构 ; （一）信头（Letter Head) : 信头一般都是事先就印好的，它表示发信人公司行号名称及地址，使收信人一看就知道发自何方、何处、核实，也便于复信时参考。包括发信人的姓名、地址、网址、电子信箱、电报挂号、电话号码。有的信头还包含公司负责人的姓名和职务职称。(见书8) ; 一般商号的信笺都印有信头，如果没有，也可以在信纸上端的中间，或者在信笺的右上方，如： Richard Thomas Baldwins Ltd. 151 Gower Street London, SCT 6DY, England Tel Fax 注意： 1.一般说来，门牌号和街名之间不用逗号点开，但城市名和国名之间必须用逗号点开。城市名后面的字母或数字等是大城市的邮区号。注明邮区便于邮局分信。 2.有时候不写门牌号，而是用邮箱号代替。如： P. O. Box No.1079 London, England ;3）月份要写英文名称，不能用数字代替，例如，3/9/99不能用在正式的信函中。 4）月份名称可用缩写，如Aug.代替 August; Oct.代替October，但May，June ，July本身很短，不再减缩。 ;5）日期可用基数词，也可用序数词。 一般用基数词，较少使用序数词 基数：3 November, 2000 （3 Nov.,2000） November 3,2000 (Nov.3,2000) 序数：3rd November, 2000 November 3rd, 2000 ; 6）月份和日期之间不要用标点点开，年份之前，必须用逗号点开. 例如，Oct.1,2000 (或October 1,2000) 30 Nov.,2000(或30 Novermber,2000) 日期的几种常见写法： June 5,2000 (5th June,2000) 1st October,2000 (1st Oct.,2000或October 1,2000) 30 Nov.,2000 ( 30 November,2000);(三）封内地址和行名（Inside Name and Address): 这是指收信人的行号和地址。距日期两行，打在左边。 1.写上封内地址的益处： 1)发信时可与信封上地址相互对照，以免发信时发生错误 2)收信人读信时可以相互对照 3)便于查阅;2.如需注明对方经办人，希望收信商号将信迅速交将经办人办理，可以在收信人名称住址下面或右边加Attention或Attention of 等字样。 Biddle, Sawyer Co., Ltd, Fitzroy Street, London, Sw825DY, England. Attention(:) Mr. H. A. Donnan, Export Manager 或 Attention of;3.写封内地址时对公司行名的称呼： 1)一般用公司全称 London Export Corporation China Chemical Co. 2）在公司的名称由人的姓名组成时可以使用Messrs表示客气 Messrs. John Smith Co. Messrs. Black White Co. ;3)即使公司的名称由人名组成，也不应该加Messrs的情况，例如 a. 写给公司中某一个人的信，例如 Mr. Charles Snow Robinson Co. b.公司名称中已包括其职衔 Dr. Haris Co. c.公司名中有定冠词the The Grayson Electrical Co. ;（四) 称呼（ Salutation）： 写信人对收信人的一种称呼，其位置是在封内地址的下面空两行，并与之平头。其形式取决于写信人与收信人的关系。 1.商业函件 1)用“Dear Sirs, ” 不能单独用“Sirs,” 2)美国人用“Gentlemen：”,更加普遍 (不能