印章使用与管理规章制度.docxVIP

管理制度批准生效日期：2013年10月23日文件名称：印章使用与管理制度颁发部门：分发部门文件编码：□新订 □修订 □复审原文件编码：无编写人审核人批准人日 期日 期日 期2第一条目的　　印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，为明确使用人与管理人员的责权，保证印章使用的合法性、严肃性和可靠性，杜绝违法行为，维护公司利益，特制订本管理制度。　　第二条适用范围本制度适用于集团总部及下辖各分线、各子公司。第三条印章的刻制公司印章包括：公章、法人私章、合同章、财务章及各职能部门章、相关业务章（报关专用章、清关专用章等）。1、公司印章的刻制均须填写OA《印章证照申报制作申请单》，按流程批准后，由集团总部行政部负责联系印章制作机构制作。所刻印章如需到公安机关办理备案手续的，由集团总部行政部到公安部门办理备案手续，取得准予刻制介绍信后，到指定刻章机构刻制。2、各子公司印章的刻制，按照OA流程申请审批后，如需在国内制作的，由总部行政部负责联系制作；如在分公司当地制作的，由分公司行政人员负责联系制作，并将印鉴图样发扫描件交总部行政部备案。3、新分公司成立，基本印章（公章、合同章、法人私章、财务章）的刻制，应由分公司指定的印章管理人员负责刻制，并提交印章章模扫描件给总部行政部备案。4、因业务发展需要，各职能部门申请专用章时，由需求部门填写OA《印章证照申报制作申请单》，按流程审批核准后交行政部安排刻制，部门章一般为椭圆章。5、印章的形体和规格，按国家有关规定和分公司具体要求执行。第四条印章的使用和保管印章的管理应做到分散管理、相互制约。　 1、任何部门在启用印章前，均需到行政部办理领取手续，接受相应的责权告知，履行《印章签收手续》并备案。　 2、公章：由公司财务部经理或专人保管。各部门需要盖公章的文件、通知等，须OA填写《印章证照使用申请单》，经审批核准后，到财务部盖章使用。分公司的公章，由分公司财务经理保管，用章申请人须事先OA填写《印章证照使用申请单》，经部门负责人和分公司MD审批后，分公司财务经理凭审批后的OA单办理盖章。　 3、合同章：合同章由公司财务部经理保管。主要用于公司签订各类对外合同，盖章前须先OA填写《印章证照使用申请单》，经审批核准后，方可盖章。分公司合同章的使用同样按此流程操作。　 4、法人私章：法人私章由公司银行出纳保管，主要用于银行汇票、现金支票等业务，使用时凭审批的支付申请或取汇款凭证方可盖章。　 5、财务章：由公司财务部经理保管，主要用于银行汇票、现金支票等需要加盖银行预留印鉴等业务或发票上使用；发票专用章主要用于发票盖章，发票专用章由财务部专人保管。6、其他职能部门章，主要适用于各部门内部使用，已经刻制的职能部门章，由部门负责人进行保管并严格遵守印章的使用与管理制度。7、严禁员工私自将公司印章带出公司使用。若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人OA填写《印章证照使用申请单》，并经公司主要负责人批准，由印章保管人陪同前往办理。如确因印章保管人不便陪同的，由借用人填写借据，经公司主要负责人批准，方可带离公司。印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。8、印章保管人因事离岗时，须由部门负责人指定人员暂时代管，以免贻误工作。9、印章保管必须安全可靠，加锁保存，不可私自委托他人代管。　　10、印章保管有异常现象或遗失，应保护现场，及时汇报，配合查处。11、印章移交须办理手续，签署移交证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。12、严禁在空白合同、协议、证明及介绍信上用印。因工作特殊确需用印时，须经公司领导签字同意方可；待工作结束后，必须及时向公司签字用印的领导汇报用印空白文件的使用情况，未使用的必须立即收回作废，已使用的合同协议类文件须报印章管理部门备案。第五条银行印鉴章管理　　1、法人私章与财务印鉴章必须分开保管，不可一人同时保管使用，一般情况，财务负责人和会计各保管一枚印鉴章。　　2、上班时间，印鉴章必须放在带锁的抽屉中，休息或离开位置时必须上锁；下班时印鉴章必须入柜，不得随意摆放。　　3、印鉴章带离财务部门，必须进行登记注明用途，财务负责人审核，同时报公司主要负责人或分公司MD审批。　　4、印鉴章加盖在非银行票据的纸质文件，必须报财务负责人审核，公司主要负责人或分公司MD批准，并进行登记。　　5、印鉴章加盖在非银行票据的纸质单据（如收据、优惠券等）上，必须有本公司相关文件的规定，财务负责人批准后予以盖章。6、刻制印鉴章，须经财务负责人书面申请，公司主要负责人或分公司MD审核，报集团公司审批后，方可予以刻制。第六条印章的停用　　有下列情况，相关印章须停用：　　1、公司名称变动；　　2、印章使用损坏；　　3