物业公司会议管理规章制度.doc

物业公司会议管理制度 1、目的： 为进一步规范公司会议管理,做好上情下达和下情上报工作,实现公司信息资源在各部门之间快速有效传递,提升公司运营水平,确保会议内容及议定的事项得到有效落实,特制订本制度。 2、适用范围： 本制度适用于公司内部会议管理。 (各项目内部会议管理规范由项目自定,报总经办审批后执行) 3、管理权责： 3.1 总经办负责公司会议的统筹协调及本制度的执行监督。 3.2 会议提拟人或主办职能部门负责会议的组织工作,并有权对违反本制度的行为提出处罚。 4、会议分类： 序号 类别 会议名称 主题 / 特点 时间安排 参加人 1 公司 公司例会 固定时间、固定汇报程序， 尽量解决即席提出的问题。 每月两次,每月15日和30日,遇节假日顺延 各项目/职能部门负责人 2 公司 动员会 发言固定、没有讨论程序 临时 相关员工 3 公司 研讨会 对某一课题或问题切磋、探 讨，不一定有结果 临时 相关员工 4 公司 鉴定 / 评审会 对某事物的价值、性能，质 量鉴别，必须有结论 临时 相关员工 5 公司 专题会 为某一专题而开，必须有结 论 临时 相关员工 6 公司 评比会 一般在年底或某一重大活动 结束后召开 临时 相关员工 7 公司 总结会 总结前一段工作，研究、部 署下阶段工作 临时 相关员工 8 公司 汇报会 下级向上级或有关人员汇报 工作情况 公司临时 临时 相关员工 9 公司 调度会 任务安排，人员派遣，设备 物资情况的调动 临时 相关员工 10 项目 项目行政例会 各项目,固定汇报程序 每周一次,按时间表执行 项目经理，项目部门负责人 备注:如公司会议需提前或延迟等特殊情况,总办将提前通知。 5.会议要求: 5.1、做好会议记录。公司会议记录要做到专人记录和管理,会议记录人负责会议议定事项的督办和催办,并将督办和催办情况报告会议主持人。(来自:)必要时应按照会议主持人的要求形成会议纪要,以使大家共同遵照执行。每月底总经办检查会议记录及落实情况,并作为考核当事人工作的依据。职能部门专题会议也要指定人员做好会议记录,用以备忘。 5.2、讲究会议质量。各类会议主持人会前应与参会人员充分沟通,做到心中有数。对议而不决的事项提出解决的原则与方法,并对此负责。各类会议力求精干高效用数据说话,部署的工作做没做,做到什么程度,没做或没做完的原因等等都要有明确具体可量化的答复,防止和杜绝空洞无物或泛泛而论。 5.3、力求会议实效。会议议定的事项、布置的工作任务、提出的办法措施,与会负责人要按照落实要求,层层进行传达贯彻,务必使直接执行人明确是什么、为什么、怎么做,对经常性工作要作用制度的形式确定下来,力求使每次会议都有具体的成果。 5.4、严格会议纪律。会议管理是保证会议质量的一项措施。与会人员应有机的安排工作,认真准备、准时参会。会议具体时间、地点由会议主持人决定、会议记录人会前通知。与会人员一般不得缺席或指定他人代表,确因个人紧急事务需要请假的,须向会议主持人请假,同时指定专人代为履行职责。 6、管理内容: 6.1 会议计划与统筹 6.1.1 每月28日前,总经办应与各项目协调确定下月计划召开的项目例会,统一报总经理审批后,汇同公司例会编制《月度会议计划》,于月底前发放至各项目/职能部门负责人。 6.1.2 凡总经办已列入计划的项目例会,如需改期,或遇特殊情况需安排新的临时例会时,项目应提前2天报请总经办调整会议计划。 6.1.3 会议安排的原则为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为:公司例会、公司临时会议、项目例会、项目临时会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。 6.2 会议准备 6.2.1 会议通知遵照以下规定: 1 、已列入月度会议计划表的会议,月中无调整的,不再另行通知,由各项目按计划表直接通知与会人; 2 、属下列情况之一者,按“谁提拟,谁通知”的原则进行会议通知: (1)未列入月度会议计划而临时提拟的会议; (2)虽然已列入月度会议计划,但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明; (3)其它提拟人认为应另行通知的情况。 3、会议通知期一般应提前一天以上,通知对象为与会人、会务服务提供部门; 4、会议通知形式一般为电话通知。但需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的会议,应以会议通知单进行书面通知;涉及多个部门和参加人数众多的大型会议,主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。 6.2.2 会议的其它准备工作遵照以下规定: 1、会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、与会人应提交资料等)准备的组织工作;