项目部费用及报销管理规章制度.docx

XXXXX有限公司运营项目部费用及报销管理制度 批 准： 审 核： 编 写：2016年09月01日颁布实施一、 编制目的为规范运营项目部的资金管理、费用管理、报销管理，确保资金安全，控制费用合理支出，理顺费用报销流程；根据XXXXX有限公司有关规定结合项目部实际情况，特制定本制度。二、 适用范围本制度适用于XXXXX有限公司运营项目部的资金管理、费用管理、报销管理。三、资金管理制度3.1项目部使用资金采用备用金制度。3.2运营项目部备用金按月度申请，月度备用金额度原则上不超过5万元，具体各项目月度备用金额度由公司计划经营部根据项目实际确定，遇特殊情况可单独申请。3.3.运营项目部备用金由项目部填报《备用金申请单》，报公司计划经营部审核，经分管副总经理审核总经理批准后由财务付款；《备用金申请单》作为财务留存项目借款依据。3.4运营项目备用金欠款由项目部月度报销费用冲抵，项目部对已发生的费用应及时汇总报销；对月度报销不能冲抵的部分作为项目欠款累计，累计欠款达15万元时公司将停止向项目提供备用金。3.5运营项目部的资金管理由项目副经理负责，项目副经理开设专用项目资金账户。项目的备用金由公司财务打入项目部专用资金账户。3.6项目部计划员兼任项目出纳，必须建立《现金日记帐》，每笔收支款必须及时登记，必须核对现金帐面余额及库存余额，保证帐款相符。四、借款管理制度4.1项目部应严格控制借支现金，因公事务需借款的应先填写《借款单》，经项目经理批准后方可支付。4.2项目借支现金，单笔上限额度不得超过1万元。个人累计未还欠款总额不得超过3万元。4.3项目部现金借款的偿还，可采用现金还账方式，亦可采用报销冲抵方式，对报销不能冲抵的应采用现金方式补齐。4.4单笔借款单的冲抵或还款日期最长不得超过3个月，超过3个月仍不能偿还的在薪资中扣还。4.5原则上不允许私人借支现金，特殊情况，必须制定还款计划，严格按还款计划还款，经项目经理批准后方可借款，逾期还款的每月从薪金中扣款。4.6项目应做好借款的记账工作，每月由计划员统计汇总项目部借款及欠账情况，及时清欠。五、付款管理制度5.1运营项目部的付款分现场付款和申请公司付款两种方式。5.2申请公司付款：5.2.1申请公司付款的需填报《付款申请单》，每月25日前集中邮寄至公司，经分管副总经理审核，总经理批准后由财务直接付款至指定账户。5.2.2申请公司付款的费用项目如下：原材料付款房租付款通过签订合同采购的或能单独开具增值税发票的备品备件的付款钢球、润滑油、油漆等通过签订合同采购的或能够单独开具增值税发票的消耗性材料的付款外委工程的付款固定采购地点且能够集中统一开具增值税发票的其他物品的付款。5.2.3原材料申请公司付款按月度申请，同时随单提供发票、月度进料清单（按天统计），月度进料清单需项目经理签字。5.2.4其他申请公司付款的应随单提供发票、合同或复印件、入库单等。带合同的付款应注明付款比例。预付款、未开发票的在发票栏应注明“待开”。5.3项目部现场付款：5.3.1项目部现场采购的不具备申请公司付款的货款由项目部采购员负责付款。5.3.2项目部招待费的付款一般由经办人先行垫付，然后报销；较大数额的招待费也可先行办理借款然后结付报销。5.3.3项目部临时用工的工人工资由项目部现场支付。5.3.4其他项目部零星付款由经办人先行垫付，然后报销。5.4项目部车辆的油费由公司总部统一充卡付款。六、报销管理制度6.1基本要求：6.1.1项目部的费用报销采取月度报销制，每月25日前项目部将当月应报费用的发票粘贴清楚邮寄至公司报销。6.1.2项目部费用报销应填写公司《费用报销单》，费用报销单应按照《报销费用分类标准》分类填写并分类贴报发票。开在同一张发票的几类费用可按较高额度费用类别贴报，但统计必须按分类标准分开统计。6.1.3项目部费用的发票粘贴由项目计划员负责，费用报销单需项目经理审核签字后方可邮寄回公司报销。6.1.4费用报销时间：以发票开具日期为依据，报销时不得超过发票开具日期60日。6.1.5项目部个人报销不需粘贴发票。个人费用的报销需经项目经理审核并在发票上签字后至项目计划员处报销。6.1.6项目计划员对项目部个人的报销费用应做好记账并保管好发票。6.1.7费用的报销应尽量取得正规发票，对于确实不能取得发票的应开具正规收据；对于确实无发取得票据的应出具费用的详细说明，并经项目经理签字确认报公司审核。6.2差旅费报销6.2.1出差是指员工因工作需要，受公司派遣前往异地办理业务、开发市场，协调关系或处理公司事务，开会、学习等活动。6.2.2差旅费包括出差发生的城际交通费、住宿费、出差地市内交通费等费用；员工定期的回家路费；不包括外出接待客户、洽谈业务、联络关系所需的招待费及购买礼品的费用。6.2.3出差期间的洗衣