文明机关创建活动工作情况汇报-北仑档案局.PPTVIP

* * * * * * * * * * * * 电子档案接收 电子档案移交与接收登记表? 交接工作名称 ? 内容描述 ? 移交电子档案数量 ? 移交数据量 ? 载体起止顺序号 ? 移交载体类型、规格 ? 检验内容 单位名称 移交单位： 接收单位： 准确性检验 ? ? 完整性检验 ? ? 可用性检验 ? ? 安全性检验 ? ? 载体外观检验 ? ? 填表人(签名) ? ? ? 年????月???日 ? ? ? 年????月???日 审核人(签名) ? ? ? 年????月???日 ? ? ? 年????月???日 单位(印章) ? ? ? 年????月???日 ? ? ? 年????月???日 ?1.交接工作名称:按移交单位或全宗号、移交档案的年度、批次等内容描述本次交接工作。 ?2.内容描述：交接档案内容、类别、数据类型、格式、交接方式、过程等说明事项。 ? 3.移交电子档案数量：交接档案的文件总数和案卷总数。 ??4.移交数据量：一般以GB为单位，精确到小数点后3位。 ??5.载体起止顺序号：在线移交时，按载体内电子档案的存储结构组织数据，并标其顺序号。 ??6.移交载体类型、规格：在线移交时，填写“在线”。 7.准确性检验：检验移交档案的内容、范围的正确性及交接前后数据的一致性，可填写检验方法。 8.完整性检验：移交的档案和档案数据的完整性检验 9.可用性检验：检验电子档案的可读性等。 10.安全性检验：对计算机病毒等进行检测。 11.载体外观检验：检查载体标识、有无划痕、是否清洁等。 六、电子文件的保管 （一）电子文件保管与纸质文件管理的不同点 1、保管和日常维护的技术难度增加 2、电子文件管理成本增加 3、结构的复杂性影响文件的真实性、完整性、系统性 4、电子文件的共享性给保管带来不安全因素 5、电子文件原始性确认难度较大 （二）电子文件的载体保护 电子文件参照《电子文件归档与管理规范》 磁性载体保护参照《磁性载体档案管理与保护规范》 光盘载体保护参照《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》 1、归档电子文件保管条件 p255 2、对电子文件有效性进行保证 每年检查 磁性载体2年一次、光盘4年一次抽样机读检验， 抽样率不低于10% 磁性载体上电子文件4年转存一次，原载体保留时间不少于四年 定期填写《归档电子文件管理登记表》 （三）电子文件信息保护 1、信息安全防范 《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》第十三条 2、信息加密技术 3、信息认证技术 4、防治计算机病毒 5、信息备份 6、网络安全 （四）电子文件的长久保存 1、更新 2、仿真 3、迁移 迁移与更新的区别 电子文件主要涉及法规标准 电子签名法（法规） 电子公文归档与管理规范 电子公文归档管理暂行办法（部门规章） 中国档案机读目录格式 电子文件归档光盘技术要求与应用规范 公务电子邮件归档与管理规范 磁性载体档案管理与保护规范 Cad电子文件光盘存储、归档与档案管理要求 基于xml的电子公文格式规范 档案工作基本术语（DA/T 1-2000 非92版） 详见国家档案局网站: / 宁波市档案局 * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * LOGO 电子文件管理 宁波市档案局信息技术处 陈霄 QQPhoneEmail: cicicraft@ 电子文件管理课程章节 第二节：电子文件概述 包括电子文件的概念、构成要素、特点、种类 一、电子文件的概念 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通讯网络上传递的文件。 是数字信息和文件两个概念的交集 二、电子文件的构成要素 1、内容信息：文件包含的表达作者意图的信息 2、背景信息：描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息 3、结构信息：文件内容所依托载体、所呈现的形式 三、电子文件的特点 1、信息的非人工识读性和系统依赖性 2、信息与载体的可分离性 3、信息的流动性和不稳定性 4、信息存取的不可靠性 四、电子文件的种类 1、按照文件的信息格式划分分：文本文件、数据文件、图形文件、图像文件音频文件、视频文件、命令文件等7种 2、按照文件的功能分：主文件、支持性文件、辅助性（工具性）文件等3种 3、按照文件的生成方式来分：数字化文件、原始数字文件等2种 4、按照电子文件组成方式划分：简单文件、复合文件、复杂文件。 延伸—— 电子档案，是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件 第二节