文件控制程序KSIIMR.docVIP

文件名称 文件控制程序 文件类别 第二阶文件 文件编号 KS/Ⅱ—MR—001 版 次 B0 页 次 第1页,共8页 制订单位 管理者代表 制定日 生效日 (受控文件专用章) 拟制 审核 批准 分发单位及份数： 分发单位 分发份数 分发单位 分发份数 分发单位 分发份数 总经理 1份 管理者代表 1份 采购部 1份 人力资源部 1份 开发部 1份 品保部 1份 工程部 1份 物控部 1份 业务部 1份 生产部 1份 文件控制程序 编 号 KS/Ⅱ—MR—001 页 次 第3页，共8页 1、目的 本程序旨在建立所有品质文件之控制方式，使品质文件管制能有效运作以及便于存档和查询。 范围 使用于本厂所有部门或个人，包括对品质文件有关之作成、审查、核准、分发、变更、编号、保管等作业活动。 定义 ECN：engineering change note 工程更改通知 BOM：bill of matenal 职责 4.1 总经理负责质量手册，程序文件的批准。 4.2 管理者手册的制定，所有程序文件的审核，并对管理体系的运行所需其它所有文件的制定，修订和作废有认可权。 4.3 各部门主管负责本部门所有文件的管理，并组织部门二三级文件编写。 4.4 文控中心负责对文件进行编码。 程序 5.1 文件控制程序流程图见附表。 5.2 品质文件分类： 5.2.1 手册类文件 ：一级文件----指导性、纲领性文件----品质手册 5.2.2 程序文件 ：二级文件----支持性管理性文件----程序文件 5.2.3 作业指导文件：三级文件----计划性、执行性文件----作业指导书、标准、规格、工程图、规定等。 5.2.4 品质记录文件：四级文件----证实性文件----质量记录表格 5.3 品质文件之作成、审查、核准、编号、发行、保管之流程职责。 5.3.1 权责如下： 文件类别 作成 审查 核准 编号 发行 保管 品质手册 管理代表 管理代表 总经理 文控中心 文控中心 文控中心/各使用部门 程序文件 各部门主管 管理代表 总经理 文控中心 文控中心 文控中心/各使用部门 作业指导书 各部门 各部门 部门主管或管代 文控中心 文控中心 文控中心/各使用部门 质量记录 各部门 各部门 部门主管 文控中心 文控中心 使用部门 文件控制程序 编 号 KS/Ⅱ—MR—001 页 次 第4页，共8页 5.4 文件编码 5.4.1 文件编码方法 CF X XX XXX 公司代码---CF，助尔达的编写。文件级别---用罗码数字表：一至四级文件分别用Ⅰ，Ⅱ，Ⅲ，Ⅳ表示。 部门代码用各部门的两位英文字母表示，文件序号用四位阿拉伯数字表示。 5.4.1 部门代码对照表 部门 总经理 管理代表 业务 工程 生产 人力 物控 采购 品保 开发 代码 GM MR SD PE PD XE WK PU QA RD 5.5 文件的分发： 5.5.1 经批准发行的文件，由文控中心根据文件封页或其它形式所描述的发行部门及份数进行复印， 并在复印文件上加盖蓝色“受控文件章”后进行发放，发放记录于《文件收发登记表》上签收。 5.5.2 文件生效日期：以文件上所盖的文件“受控文件章”日期为准。 5.6 文件回收： 5.6.1 旧版文件由文控中心统一回收。 5.6.2 旧版本原稿文件由文控中心加盖红色的“作废文件保留章”并存盘于文控中心，其它因工作需要保留上版本文件，可加“作废文件保留章”予以保留，其余旧文件由文控中心统一销毁或盖上“废止文件章”后回收利用。 5.7 文件的修改： 5.7.1 文件若不合现状需修改，针对一级文件、二级文件或相关的流程作业指导等，由提出修改部门或填写《文件修改/作废申请单》经部门主管审核后交管理者代表审核，最后由文件批准权责人员批准后进行修改，若属于三级文件变更时，只需有相应的工程变更通知单或其它形式作指引即可。  文件控制程序 编 号 KS/Ⅱ—MR—001 页 次 第5页，共8页 5.7.2 文件第一次发行为A版，修订版为A1版、A2版、A3版、A4版、A5版；若再修订，定为B版，修订版为B1版、B2版……以此类推，如同版本修改内容 超过整份文件内容的之五十，需直接更改至下版。