080911文件管理制度(下发稿).doc

河北梅花味精集团 文件管理制度 河北梅花味精集团有限公司 二00八年九月五日 目 录 1.总则 - 1 - 1.1目的 - 1 - 1.2范围 - 1 - 2.职责 - 1 - 2.1集团文件和文秘主管 - 1 - 2.2基地办公室主管 - 1 - 2.3档案管理员 - 1 - 2.4机要管理员 - 2 - 2.5各部门文件管理员 - 2 - 3.文件的分类和编码 - 2 - 3.1文件分类 - 2 - 3.2文件编码原则 - 2 - 3.2.1文件种类及代码 - 2 - 3.2.2机构代码 - 3 - 3.2.3（每种）文件的编码 - 3 - 3.3分类和编码管理办法 - 5 - 3.3.1编码原则和编码方法的制定 - 5 - 3.3.2编码的产生 - 5 - 3.3.3新编码的制定 - 5 - 4.文件管理办法 - 5 - 4.1拟订和签批 - 5 - 4.2保存期限 - 6 - 4.2.1定义期限的原则 - 6 - 4.2.2保管期限的划分 - 6 - 4.2.3保管期限的确定 - 6 - 4.3密级的设定 - 6 - 4.3.1制定原则 - 6 - 4.3.2 密级标准 - 6 - 4.3.3设定与变更审批 - 7 - 4.3.4不同密级文件的管理办法 - 7 - 4.4归档地点 - 7 - 4.4.1文件的归档地点 - 7 - 4.4.2移交办理 - 7 - 4.5文件的销毁 - 8 - 5.文件管理流程 - 8 - 5.1文件的拟订格式要求 - 8 - 5.2文件签批 - 8 - 5.3文件的发放 - 8 - 5.3.1发放单位 - 8 - 5.3.2发放范围 - 9 - 5.3.2发放要求 - 9 - 5.4文件的接收 - 9 - 5.5文件的传阅及办理 - 9 - 5.6文件的整理保存 - 10 - 5.7文件管理人员的培训和文件管理监督 - 10 - 5.7.1文员的培训 - 10 - 5.7.2文件管理的检查 - 10 - 6.附则 - 11 - 附件一：梅花集团文件的分类 - 12 - 附件二：梅花集团机构代码 - 18 - 附件三：各类文件流程控制表 - 19 - 附件四：河北梅花味精集团有限公司模板 - 25 - 附件五：河北梅花味精集团有限公司公文签发单 - 27 - 附件六：河北梅花味精集团有限公司文件发放登记表 - 28 - 附件七：河北梅花味精集团有限公司收发文件回执单 - 29 - 附件八：河北梅花味精集团有限公司文件接收单 - 29 - 附件九：河北梅花味精集团有限公司收文登记表 - 30 - 附件十：河北梅花味精集团有限公司文件传阅单 - 31 - 1.总则 1.1目的 1.1.1规范公司文件格式，统一文件类别与编码； 1.1.2严格文件管理流程，提高办文速度和发文质量； 1.1.3加强公司文件的科学管理，有效保护和利用文件。 1.2范围 1.2.1梅花集团日常经营活动所产生的所有文件和记录及所有文件和记录的管理（以下简称文件）； 1.2.2包括集团档案室、河北基地档案室、通辽基地档案室、财务档案室、营销档案室（以下简称档案室）； 1.2.3包括集团各部门、基地各部门和分公司（至车间）、营销各部门等所有单位（以下简称部门）。 2.职责 2.1集团文件和文秘主管 2.1.1组织制定文件管理工作的发展规划； 2.1.2制定文件管理制度，并监督落实执行情况； 2.1.3建立集团公司档案和保密管理系统，并制定档案室及保密内部运行管理制度，保证系统的正常运行； 2.1.4组织制定文件工作计划，指导检查工作； 2.1.5组织协调公司文件管理人员，进行系统培训。 2.2基地办公室主管 2.2.1参与制定并组织落实文件、档案和保密制度，并监督基地各单位落实情况； 2.2.2落实集团文件检查工作，并制定基地实施细则； 2.2.3组织协调基地文件管理人员，进行系统培训； 2.2.4 负责基地档案室的全面管理，对档案管理员的工作进行指导； 2.2.5 针对文件落实情况提出建议，提高管理水平。 2.3档案管理员 2.3.1按照公司档案管理规定，开展档案管理各项工作，对所分管档案的保管负有主要责任； 2.3.2负责档案材料的收集、整理、立卷、归档、保管工作； 2.3.3及时补足档案内容，分类存放整理新增内容； 2.3.4如期清查档案内容，所缺部分及时向领导汇报； 2.3.5编制文书档案检索工具和档案参考资料提高档案的利用率，坚持做好借阅和利用效果登记； 2.3.6负责库内温湿度记录，对不适宜的温湿度要采取措施及时调节 2.3.7保持室内卫生清洁。 2.4机要管理员 2.4.1负责机要文件处理工作；负责文件的整理、编目、装订和立卷归档工作；负责的收发、保密工作；制定和全面实施保密工作规划；指导、协调、检