OA如何与管理结合.doc

OA如何与管理结合 才能发挥其最大价值 　　 前大部分OA系统是以办公事务的计算机自动化管理为基础的，基本内容包括文件处理、事务处理、文字处理、档案处理、日程处理、邮件收发、收文发文、出差出勤、文件转流、电子报表、会议管理、车辆管理等，实现了日常工作方方面面的管理。但一个较好的OA系统远没有这样简单，必需融入管理的思想，引进切实可行的管理技术，让OA系统服务于管理。管理是机构发展的推动力，也因管理而产生了办公事务，所以OA系统一定要架构于管理基础之上，才能确保OA系统的有效性和实用性，一些机构上了OA系统后反而办公工作更多了，主要原因是OA与管理的定位问题，本末倒置的缘故。 一个良好的OA系统，应该以计划为核心、以控制为手段，实现“以人为本”、“动态控制”、“透明延伸”的办公管理思想。那么OA系统如何与管理思想结合呢?主要体现在“工作管理”、“沟通管理”、“管理创新”和“授权机制管理”四个方面。本文先详细阐述OA系统如何与工作管理相结合。 　　一切办公活动过程归根到底是由“人通过工作”来完成的，因此，工作管理是OA系统的基本组成单元，工作管理问题解决的深度也决定了OA系统的应用水平，工作管理的成败决定了OA系统是否能促进管理、辅助管理。一个体现“以人为本”设计思想的OA系统，应该建立在个人工作管理、组织工作管理和项目工作管理三维立体的系统体系之中。 　　做好个人工作管理 　　在办公管理中，无论任何工作、任何事情，最终都是通过人来完成的，管理的本质是人。“个人工作管理”系统解决个人工作效率的问题，包括个人总结、任务备忘、个人助理、日程管理、工作处理。 　　“个人总结”是个人对过去一个时期内的实践活动作出系统的回顾归纳。可以按照每日、每周、每月或年度等进行分类总结，既方便查询又便于个人总结得失。管理人员可以要求员工每日、每周、每月或每年度给出其工作总结，也可以按需要的时间段进行分类统计，及时了解员工的工作和任务的进展情况，把握工作进度，总结工作得失。 　　“任务备忘”提醒本人将要做的一些重要任务，既可由本人创建，也可以是其他相关人员创建。 　　“个人助理”是个人办公的计算机秘书，可以按信息种类建立自己的电子便笺、各种通信录，能够将各种常用信息迅速地分类保存，便于以后工作中查找使用，为个人办公提供更细致的服务。 　　“工作计划”用来设置个人的工作日程，并在设定的时间给予提示，防止错过重要工作和活动。个人日程管理包括其他人安排给自已的工作、自已自行安排的工作，即可以避免时间冲突，又可以让其他人了解自己的日程安排。上级领导在“工作计划”中为下属人员安排的日程，在下属人员的“个人工作计划”中也能看到。 　　“工作处理”包括工作描述、工作汇报、工作考核、参与人员及参与部门等，将每项工作分解开来，便于工作的管理。每项工作都配以甘特图，使工作表述得更加明了。 　　按照工作性质，又将个人的工作分为“负责的工作”、“考核的工作”、“待批的工作”和“已建的工作”等，这种清晰的工作分类，极大地方便了工作的查询和处理。 　　目前大部分OA系统很难将内部业务工作落实到个人办公上，个人工作管理的设计，可使个人办公与部门办公、内部业务有机地结合起来。 　　实现组织管理 　　组织管理解决人与人之间联合工作的问题，并要建立一套完整的工作监控管理机制，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，系统地推进管理工作的制度化、标准化和规范化。工作标准也是人力资源考核的基本标准，系统可以方便灵活地建立用户的部门目录树和角色目录树，主要目标是将各部门、各个人的力量通过组织管理联合起来，最终达到预定管理目标。 　　组织管理是针对各个机构中组织类的工作管理，分为部门工作管理、工作总结、部门日程及人事管理等。特点如下： 　　各级管理人员可以查看其权限范围内的人员、部门的工作计划、工作总结及进度汇报等，同时对与其管理级别相对应的计划、总结等进行审核、点评和调整等。 　　部门一级的工作可以采用多种方式进行描述：列表的形式、甘特图形式、工作计划图(时标逻辑图、时标图、单代号图和横道图)形式、工作分解结构图形式及统计报表形式等。从各个层面和视角对工作的时间、逻辑关系、进度等进行体现。也可采用前锋线技术，可以即时、直观地反映工作计划和执行情况。 　　部门工作可以包含子工作。每项工作可被分解为具体子工作，子工作可以有自己的负责人、进程时间等，同时又与总体工作保持逻辑关系。这样，无论多复杂的工作分解开来处理都会清楚明了，使工作安排有章有序，管理更加轻松。部门工作考核的功能也十分实用，只有管理人员才能使用工作考核的权限，可以对所管辖人员进行考核评价。工作考核也是建立在明确内设机构和工作岗位职责的基础上，分类分级明确工作目标，以动态考核为主、定性与定量相结合，实行全员能力和绩效考核，