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47成品油直销及分销业务控制矩阵
4.7成品油直销及分销业务内部控制矩阵
业务目标 业务风险 控制点 适用单位 不相容岗位 控制点分值 控制点相关资料 相关制度索引 会计报表认定 会计报表项目 1存在和发生/真实性;2完整性;3权利与义务;4估价或分摊;5表达和披露;6准确性 1 2 3 4 5 6 1. 市场细分 1.1
1.2 经营风险:未按规定制定市场策略和营销措施,导致市场份额下降、经营效益流失。 1.1 各级分公司组织专门人员对区域市场进行调查,了解、分析当地市场的消费规模、客户分布和竞争状况。根据竞争态势和消费特点,细分目标市场,制定相应的市场策略和营销措施。
依据不同的区域和销售对象设立直销经理/分销经理,负责开拓和维护区域内成品油的直销/分销业务。 分(子)公司 3 市场调研报告 2. 确定销售目标 1.1 经营风险:计划未按规定下达,影响经营。 2.1 各级分公司营销部门根据上级下达的月度销售计划,结合市场规模、前期客户购油情况以及后期资源、价格走势分析,制定月度销售计划,报同级分公司分管副经理批准后,分解落实并下达到各直销/分销经理。 分(子)公司 3 月度销售计划 3. 销售及客户管理 1.2 经营风险:未按规定进行市场分析和客户档案管理,导致市场份额下降。
未按规定维护主数据,不能实现系统控制。 3.1 直销/分销经理应走访客户,了解客户意见和需求,根据需要填写区域市场客户档案更新表,报部门负责人。商业客户中心负责人安排专人负责档案维护,及时对区域市场客户档案进行调整、充实和更新,至少每季编写市场消费、竞争分析报告,报分管副经理。
【ERP】直销/分销经理根据需要填写区域市场客户主数据维护表,由分公司经营管理部门负责人审核确认后,由主数据维护员按规定在ERP系统中维护客户主数据。 分(子)公司 5 客户档案;
客户主数据申请表; 2.10.1 4. 信用核定和控制 1.3
2.1 经营风险、财务风险:未按规定实施信用管理,造成损失,影响财务报告。
4.1 各省(市)分公司(区外销售公司)信用管理领导小组(经理任组长)负责制定相应的信用政策和信用总体规模,对营销部门和客户进行分类管理,设定不同层次营销部门和客户的信用额度,并明确相应的管理权限和相关责任。地市公司根据客户资金、信用等状况,在规定的信用政策和信用总体规模内拟定客户具体信用额度和时限,按规定权限审批。 分(子)公司 6 信用管理办法或政策
客户信用审批记录 √ 营业收入 1.3
2.1 经营风险、财务风险:未按规定实施信用管理,造成损失,影响财务报告。
未按规定维护信用主数据,不能实现系统控制。 4.2 地市公司根据客户的资金、购买、信用等状况,至少每半年对客户进行资信评估,建立客户信用动态档案或在客户档案中维护信用资料。【ERP】根据需求填写客户信用主数据申请表,按规定程序批准后,由财务部门在ERP系统中维护。 分(子)公司 经办
审批 6 客户(信用)档案
信用主数据申请表 2.10.1 √ 营业收入 1.3
2.1
3.1 经营风险、财务风险:未按规定程序和权限签署合同,造成损失,影响财务报告。
合规风险:合同不符合法律、法规规定。 4.3 直销/分销经理在确定的客户具体信用额度内,按照经法律事务部审定的销售合同示范文本拟订销售合同,经营销部门和财务部门负责人审核后,由合同签订人按规定权限与客户签订销售合同。
对示范合同文本条款进行文字性修改的,经同级法律事务部门(岗位)审核;进行实质性修改的,报法律事务部审核。 分(子)公司 经办
审核
审批 6 销售合同 1.12.1 √ 营业收入 1.3 经营风险:未签订《货款回笼责任书》或未及时反馈货款回笼情况,造成损失。 4.4 各级分公司经理班子与营销部门负责人每年要签订《货款回笼责任书》;营销部门负责人与直销/分销经理签订《货款回笼责任书》(单笔或汇总),并与考核挂钩。财务部门及时反馈客户欠款情况,定期报相关部门和分管副经理,督促货款回笼。 分(子)公司 经办
复核 5 货款回笼责任书 5. 制定价格策略 1.1
2.1 经营风险:未按规定定价,造成损失。
未按规定维护价格主数据,不能实现系统控制。
财务风险:交易不真实,影响财务报告。 5.1 各省(市)分公司(区外销售公司)价格领导小组(经理任组长)结合市场情况,按照规定价格制定直销/分销的最低限价和浮动权限。
【ERP】财务部门根据价格文件,在ERP
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