第7章 销售及收款业务过程分析和设计.pptVIP

7.1.1 销售及收款业务过程 销售/收款业务过程是指组织向客户销售和交付商品及服务,并收取货款的业务过程。 尽管销售的商品和服务有所不同，多数组织的销售/收款业务过程涉及三类典型的业务活动： （1）销售商品和服务， （2）收取商品和服务款项， （3）顾客退货及退款。 具体来说，一般包括下列业务事件：营销，客户订货，选择和准备交付商品和服务，装运 /交付商品和服务，收款，接受客户退货等。 7.1.2 销售及收款业务过程的特点和目标 销售 /收款过程是组织实现增长和盈利的关键过程之一。 以制造业为例，一般地，销售 /收款过程决定了组织的生产计划，如，在转换过程中应计划生产的产品数量。而生产计划又进一步决定了在获取 /支付过程中所需的资源，包括对人力资源的使用和支付，以及财务资源的取得、管理和运用。如果销售 /收款过程不能很好地发挥作用，无论其他过程多么有效，组织也不可能取得足够的收入来维持运营。 因此，销售/收款过程的总目标是通过向客户销售商品或提供服务，取得收入，具体应实现以下目标： (1)取得的收入应能使组织在弥补成本的同时，得到适当的回报； (2)利用各种营销手段和收款方式（如折扣、折让等），吸引客户，以增加销售额或加速货款的回笼； (3)帮助客户选择满足客户需求的商品和服务； (4)及时交付商品和服务； (5)准确、及时地收款，尽量减少应收账款的数额； (6)缩短选择产品/服务与收取现金事件之间的时间间隔； (7)准确、适当地确定产品的质量和价格。 以上这些目标决定了销售/收款过程的性质和范围。 在内部控制比较健全的企业，销售/收款业务过程涉及的主要单据、会计记录和报告如表7-1所示： 手工销售 /收款过程包括向顾客收受定单，核准购货方的信用，供应及装运商品，开具销货发票，记录收入和应收账款,收款和记录现金收入，坏账处理等程序。 涉及的会计科目主要包括：应收票据，应收账款，主营业务收入，坏账准备，预收账款，代销商品款，应交税金，其他应交款，主营业务成本，营业费用，销售折让，银行存款，存货，主营业务税金及附加，其他业务利润等。 1)收受客户定单。收到定单后，负责处理客户定单的部门检查客户文件，以便了解是新客户还是老客户，将收到的客户定单进行登记，在审核了定单内容、数量以确定能否如期供货后，编制预先编号的销售定单交送信用、仓储、装运、销售等部门，作为执行职责的依据。 2)信用核查。销售定单一式六联首先必须送到信用部门进行核准，信用部门通过审核客户信息了解客户的信用情况，确定能否向该客户提供赊购。同时需要访问存货记录以确定当前的库存是否能满足客户的需要。 然而由于时间和人力因素，在手工过程中这一步总是被忽略。经过信用部门核准的销售定单得一联与客户定单一起由销售定货部门保留存根。然后销售定货部门将已认可的销售定货的一联作为提货单（或领货单）送交仓储部门，通知仓库将商品移送到装运地。另一联作为装箱单，通知装运部门商品已从仓库发出。另有两联销售定单送到开票部门作为销售通知及作为商品装运后开票的依据。还有一联销售定单送交客户。 3)供应及装运商品。仓储部门根据经过核准的销售定单将商品发往装运部门，同时登记仓库存货明细账以反映移出的商品。必要时，应对缺货商品建立延期交货清单。 装运部门检查收到的装箱单、仓库送来的提货单，包装商品，选择运货人。开具提单一式四联，其中的一联与商品以及附在包装好的商品中的装箱单一起交客户，一联交承运人作为运输凭据，一联及提货单由装运部门存档，并记入发货登记簿。商品运出后，装运部门将提单的一联作为货运通知单送交开票部门作为开票的依据。 4)给客户开票。开票一般可由会计部门负责，其开票职责是：控制顺序编号的货运文件（提单等）；复查交易，比较提单、销售定单、客户定单以及变更通知等记录，根据价格清单中的价格信息和以上单据计算账单总额，并开出销售发票。同时将确认的交易信息记入会计系统。在传统会计中，由于此时交易满足收入确认的条件，所以交易得以记录。 销售发票的一联在交给客户之前应加以审核，以确定价格、赊账条件、运费、总金额等是否适当和正确。 销售发票的另一联作为记录交易的原始凭证记入销售日记账，每日（或一段期间）发票总额应送交总账部门编制记账凭证（记账凭证包括了日记账分录上的所有数据：日期，借方科目代码，借方科目名称，借方金额，贷方科目代码，贷方科目名称，贷方金额，摘要等），据以登记总账。还有一联销售发票送交应收账款部门据以收款和登记应收账款明细账，而提货单或装箱单送交存货控制部门登记存货明细账。