QP02 质量记录控制程序.doc

北京光明机电有限责任公司程序文件 质量记录控制程序 GMTD/QP2 1 目的 为了对质量记录的设计、填写、标识、收集、检索、保护、保存期限和处置予以控制，以提供产品和服务符合要求的证据以及质量体系有效运行的证据，并为制定纠正和预防措施和改进提供依据，特制定本程序。 2 适用范围 本程序适用于本公司对与产品质量要求和质量体系要求有关的质量记录的控制。 3 术语和定义 3.1本程序引用ISO9000:2000中的术语 3.2本程序引用本公司质量手册中的术语 4. 职责 4.1公司各部门负责本部门质量记录的归口管理，包括设计、填写、收集、保管、归档等工作。 4.2质管部负责质量记录表式的审批、记录、检查、协调和监督。 4.3经理部负责需委外印制的质量记录及标识的印制工作。 5 工程过程 5.1流程图 N Y 5.2识别与表式设计 5.2.1各部门按程序文件和作业文件的要求对本部门所需用的质量纪录进行识别或进行表式设计，设计表格要明确所记录的对象、内容、记录人、记录时间及地点，内容要清晰、简洁、实用，尽量图表化、格式化、标准化。 5.2.2各部门设计的记录表式由部门经理负责进行审批，使用前报质管部备案。 5.2.3质量记录形式包括书面记录和电子媒体形式及胶片等。 5.3汇总、标识 质管部负责质量记录（所有类型的）的汇总、标识、编号（编号方法按《文件编号及修改管理办法》执行），并建立公司的《质量记录清单》，各部门负责建立自己部门的《质量记录清单》。 5.4质量记录表式的印制、发放 经理部负责将经审批后的、需委外印制的质量记录表式或标识，按制作要求联系制作单位。制作完成后，由相应归口管理部门负责发放。 5.5质量记录的填写 5.5.1质量记录由使用部门指派专人填写，要求字迹清晰、内容完整，数据准确，如实反映客观实际情况。质量记录填写完毕后，应由填写人签字确认。 5.5.2质量记录不准涂改，只准划改，划改后由修改人在划改处签字。 5.6质量记录的收集、归档 5.6.1使用部门根据质量记录的类别或时效性，分别定期收集各类质量记录，并对其标注类别装订成册，编制本册目录，同时按不同的时效性将质量记录按季度交到归口管理部门归档保存。 5.6.2设计、技术类的质量记录，在项目完成后交到研究所存档。 5.7质量记录的查阅 5.7.1本公司员工因工作需要查阅质量记录时，由查阅人在《质量记录查阅登记表》上登记后即可查阅。未经允许，不得将其携出保管场所。 5.7.2查阅重要质量记录（有保密规定的）需经归口管理部门经理批准，未经允许，不得将其携出保管场所。 5.7.3合同有要求时，在商定的期限内，质量记录可作为评价依据，提供给顾客或其代表查阅。 5.7.4工作需要时，质量记录经审批可提供给质管部门、上级主管部门。第三方认证机构等查阅。 5.8质量记录的保存 5.8.1质量记录的保存环境：要防潮、防火、防虫蛀、鼠咬，通风良好，防止损坏、变质和丢失。 5.8.2保管：做到专人保管、标识明确、分类清楚，便于存取检索。 5.8.3质量记录保存期限：按《质量记录清单》的要求执行，保存期不应少于其产品的寿命期。 5.9质量记录的处置 5.9.1对超过保存期的，或不需要保存的质量记录，由保管人员填写《质量记录处理审批表》经归口管理部门经理批准后处置。 5.9.2处置方法 a. 对于含有商业或技术机密的文件做无痕迹的销毁，如用烧毁、切碎等方式销毁，并在《质量记录处理审批表》上做记录。 b. 一般记录可做为手稿纸重复使用。 c. 质量记录不允许变卖。 6 相关文件 1) 文件编号及修改管理办法 GMTD/QW1－1 7 记录表式 质量记录清单 GMTD/QP2－R1 质量记录查阅登记表 GMTD/QP2－R2 质量记录处理审批表 GMTD/QP2－R3 文件修改记录 GMTD/QP1-R6 序号 页 行 修改依据 修改前 修改后 执行人 日期 编制： 审核： 批准： 发布日期：