华南理工大学档案馆-华南理工大学招标投标采购系统.docVIP

华南理工大学档案馆 纸质档案数字化加工服务招标要求 为加快档案信息化建设工作，我馆将于近期进行近10万页学籍表、成绩单、专利证书、获奖项目证书等纸质档案的数字化加工工作，另外约4万名学生的学籍档案还需进行条目的著录，现诚邀具备以下条件的相关企业参与投标。 一、投标人资格要求 （一）投标人必须具备至少3年以上的数字化加工经验，以及年加工800万页以上的能力。有高校档案数字化加工经验者优先。 （二）近年在加工项目过程中无投标人自身过错引起的诉讼案件项目实施负责人应具有年以上档案数字化加工工作经历，实际操作人员应具有年以上档案数字化加工工作经历 扫描图像 件号 案卷号 分类号 组卷年度 本次数字化加工主要对本科生学籍表、专利证书、获奖项目证书逐份进行扫描，学生的资料（含学籍表、成绩单、奖惩文件。学籍异动等）扫描成JPG文件后，再转化为一个PDF文件，专利证书、获奖证书分别扫描成JPG文件后，再分别转化为PDF文件，有些大幅面的获奖证书可能需扫描成2个或以上的JPG图像，之后必须进行拼接，然后转化为PDF文件。每位学生的学籍档案扫描后生成的PDF文件均以文件级档号命名，如上图所示。专利证书、获奖证书扫描后生成的PDF文件则以案卷级档号（归档年度—实体分类号—案卷号）命名。 四、图像处理要求 （一）图像数据质量检验 1.对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。 2.由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。 3.发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。 4.发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。 5.大幅面分区扫描后的图像拼接处理后出现不清晰、倾斜、变形等问题，应及时进行处理。 (二)纠偏对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜（倾斜度不大于千分之一）为准。 (三)其它 对图像页面中出现的影响图文信息阅读质量的杂质进行去污处理。以满足正常阅读效果为原则。 五、条目录入 （一）案卷级 （二）文件级 （三）录入注意事项 必录项: 案卷级中“归档年度、实体分类号、案卷号、案卷级档号、院系、题名、入学年度、毕业年度、总页数、总人数、保管期限”， 文件级中“归档年度、实体分类号、案卷号、案卷级档号及文件级档号、件号、姓名、性别、出生日期、身份证号、入学年度、学制、毕业年度、专业名称、院系、保管期限、密级、页号”。 六、挂接与备份要求 （一）扫描后的图像以PDF的格式挂接到科怡档案系统上， （二）条目录入的数据及挂接后的数据管理及备份由我方负责。 七、数据提交和验收要求 （一）本次扫描数据扫描到10万页后结束，最终提交给我方一套彩色PDF格式数据光盘、一套彩色JPG格式数据光盘。 （二）验收标准 1．电子影像发现漏扫、压边的要及时补扫，漏扫、压边率控制在万分之二以内，电子影像档案卷内页码差错不得超过万分之二。 2．每页电子影像左右端正度控制在1度以内。 3．图像清晰度以放大200%查看时，图像质量清晰为准。 4．按文件的属性著录数据库字段，发现错误及时更改，差错率在千分之五以内。（一条录入信息错一个字符或漏或多字符均按一条计算） 5．每个学生的学籍档案扫描后的PDF文件以文件级档号命名，专利证书、获奖证书扫描后生成的PDF文件则以案卷级档号命名，命名的准确率必须控制在百分之百，每本档案目录本上所有学生的PDF文件保存在在一个文件夹内，数据挂接的匹配性控制在百分之百以内。 本规范作为该项目加工服务合同的附件,如有其他需要补充的内容或需要修改的规范,双方将另行商议。