文书处理规范与制作-泰山高中.PPT

1 國立泰山高中 總務處文書組 100年11月2日 公文製作原則 公文製作－公文的意義 公文程式條例第1條規定： 稱公文者，謂處理公務之文書；其程式，除法律別有規定外，依本條例之規定辦理。 公文程式條例第2條：令、呈、咨、函、公告、其他公文 其他公文如書函、開會通知、公務電話紀錄、手令或手諭、簽、報告、箋函或便箋、證書或執照等 公文製作－製作要領 簡（文句少而意義足） 淺（不用奇字、奧義、僻典） 明（不為隱語、誇張、諷刺） 確（所述時間、數字，皆精確真實） 正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整 公文製作－公文的結構 主旨：全文精要說明目的與期望；力求具體扼要。 說明：敘述事實來源經過或理由，勿重複期望語，如「請核示」、「請查照」等；只摘述來文要點。 辦法：提出具體要求或處理意見，勿重複期望語；視內容改稱「建議」、「請求」、「擬辦」或「核示事項」。 公文製作－公文用語 期望及目的用語： 對上級機關用：請　鑒核、請　鑒察、請　核示、請　核轉、請　備查、請　釋示、復請　鑒核。 對平行機關用：請　查照、請　查照辦理、請　查照見復、請　查照轉告、請　同意見復、請　查明見復、請　惠允見復。 對下級機關用：希查照、希查照轉告、希照辦、希查照並轉行照辦、希辦理見復、希轉行照辦、希依規定辦理、希切實照辦。 公文製作－公文用語 稱謂用語： 有隸屬關係：下對上稱「鈞」；上對下稱 「貴」；自稱「本」。 無隸屬關係：下對上稱「大」；上對下稱 「貴」；自稱「本」。 對機關首長：「鈞長」。 機關對人民：「台端」。 行文數機關或單位：於文內同時提及，通稱 「貴機關」。 公文製作－公文用語 准駁語： 應予照准、准予照辦、准予備查：上級機關對下級機關或首長表示同意時用。 未便照准、礙難照准、應無庸議、應從緩議、應予不准、應予駁回、所請不准：上級機關對下級機關或首長表示不同意時用。 敬表同意、同意照辦：對平行機關表示同意時用。 歉難同意、礙難同意、無法照辦、未便照辦：對平行機關表示不同意時用。 應予檢討、應切實檢討、應切實檢討改進：對下級機關斥責時用。 公文製作－公文用語 引述語： ＊奉：引敘上級機關或首長公文時用。 ＊據：引敘下級機關、首長、屬員或民眾公文時用。 ＊復．．．（來文機關發文年月日字號及文別）函：復文時用。 ＊依（依據）．．．（來文機關發文年月日字號及文別或有關法令）辦理：告知辦理的依據時用。 ＊．．．（發文年月日字號及文別）諒蒙（鈞察）：對上級機關發文後，又去函續事時用。 ＊．．．（發文年月日字號及文別）諒達（計達）：對平行或下級機關發文後，又去函續事時用。 附件語（有附件時用） ＊附、附送、檢附、檢送：對平行及下級機關或人員用。 ＊附陳、檢陳：對上級機關或首長用。 公文製作－公文用語 經辦語、引述語範例： 業經：本院南部聯合服務中心建請本院協調未派駐於　　　中心之機關派員進駐一案，業經副秘書長於○年○月○日邀集○○部等相關機關會商竣事。 並經：鑒於行政院會通過「健康食品管理法」修正草　　　案，明確定義健康食品為具有保健功效，而予標示或廣告的食品，並經中央主管機關公告者。 奉：奉　示通函本院所屬各機關重申員工上下班交通　　費應確實按實際上班天數及路程核發。謹遵示擬具函稿如附。陳請　核判 公文製作－簽之撰擬 簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情。 擬辦方式 先簽後稿：政策或重大案件、法律案，須先簽請核定案件。簽應按「主旨」、「說明」、「擬辦」3段式辦理。 簽稿並陳：須限時辦發不及先行請示之案件。須視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。 以稿代簽：案情簡單，照例承轉案件。直接辦稿。 存參或案情簡單者，得於原件空白處簽擬。 公文製作－簽之撰擬 撰擬要領： ◎主旨：扼要敘述，概括「簽」之整體目的與擬辦，不分項，1段完成。 ◎說明：對案情之來源、經過、與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。 ◎擬辦：為「簽」之重點所在，應針對案情提出具體處理意見，或解決問題之方案，意見較多時分項條列。 公文製作－函稿之撰擬 函稿之性質 主動行文：創稿，係承辦人員據公務需要，主動擬稿。 被動行文： (一)轉文，甲機關行文乙機關，乙機關據以 　　　　轉文丙機關。 　　(二)復文，甲機關行文乙機關請求釋示或研 　　　　提意見時，乙機關將處理情形回復甲機 　　　　關。 備註：書函使用時機─ 1.公務未決階段，而需磋商、徵詢意見或通報時； 2.寄送普通文件或書刊； 3.性質不如函之正式性。 公文製作－函稿之撰擬 承辦人員於辦稿（為公