综合部物品进销存系统操作管理与考核办法.docVIP

综合部物品进销存系统操作管理与考核办法 为加强广场物品的管理，保证物品核算的准确性和及时性，规范物品验收、领用、盘点、报损等程序，根据广场材料物资管理规定和进销存系统操作管理规定及相关管理制度，结合物品管理实际情况，特制定本管理与考核办法。 进销存系统编码原则 物品的分类码采用六位数字，物品的明细编码采用八位数，供应商的编码采用五位数，领用部门的编码采用二位数。 物品基本信息的录入、编码的控制与管理以及物品验收 1、物品分类标准的制定 物品数据初始化前，首先综合部应制定物品的明确分类标准，物品分类标准要求具有准确性、明确性和唯一性，分类标准报财务部审核后执行，物品的分类一经确定不得随意进行调整（包括物品的合码或拆码等），如物品的分类出现错误等情况，确需进行调整，必须部门经理签字批准财务部审核后，方可按照规定的账务处理程序进行处理； 2、物品的分类整理 对物品按照即定标准进行分类整理，并列出明细物品清单，要求物品清单内容齐全，名称（物品全称）、规格、数量、单价等准确无误,以便进行信息录入； 3、物品基本信息的录入 物品管理员按照物品清单分类别按顺序录入物品的基本信息，在对物品信息录入时，系统自动生成顺序编码，生成的编码登记在物品清单上，要求录入的信息准确无误，行政部物品主管进行复核，保证录入信息的准确性； 4、物品数据的初始化 录入物品的基本信息之后，物品管理员应根据基本信息中对应的物品编码录入物品的编码、数量，物品主管进行审核； 5、新增物品编码的控制和管理 新增物品的信息录入和编码申请，应填写新增物品编码申请单（暂时使用广场的新增物品定价单），经部门经理签字、财务部审核后方可进行基本信息的录入； 6、物品的验收 物品的验收实行双人验收，物品管理员和行政部物品主管联合验收，验收无误后在随货同行单上签字确认。物品到达后物品库后物品主管应及时通知物品库管理员进行验收，当日收到的物品当日进行验收，并审核打印物品验收单，特殊情况经部门经理批准，自收货之日起验收入库期限不得超过三天。 A：外购物品的验收 物品到达广场物品库后，由物品管理员根据实货验收数量、随货同行（部门经理签字）、物品的编码及时录入（分供应商）验收单，验收单由行政部物品主管根据随货同行和验货记录等进行审核，审核后打印一式四联，物品主管、管理员、财务部、供应商各一联，随货同行和一联验收单转财务部进行账务处理； B：外购商品验收注意问题 物品库采购人员，应对供应商开具发票的种类进行核实，物品验收后在物品验收单上注明发票的种类，如果供应商提供增值税发票，应注明增值税发票的税率或征收率，要求提供资料准确无误，必要时应在合同条款中单独列明； 账簿、卡片的建立及单据的整理和保管 物品库账簿、卡片的建立及单据的整理和保管参照仓库管理规定和固定资产、低值易耗品管理规定及管理考核办法中有关规定执行，物品库必须建立物品保管卡，保证保管卡、账簿和实物一致。 物品的购置、保管和领用 1、物品的购置 物品的购置应按计划分批进行采购，能满足正常的经营管理需要，同时应保证库存结构及存量的合理性，防止库存积压，不必要的占用广场资金； 2、物品的保管 物品的保管参照广场的仓库管理规定执行，物品管理员对在物品管理出现的问题及时向本部门和财务部书面汇报，严格执行广场的物品保管制度，对于物品库存存量和结构不合理的，及时提出书面建议； 3、物品的领用 物品的领用应按照审批的计划进行发放，严格控制费用的开支，每月综合部对各部门、楼层上报的物品领用计划审核调整后转物品管理员，物品管理员在各部门、楼层领用前按照审核批准的计划分部门、楼层按类别录入微机，由物品主管对领用单进行审核并打印，领用单一式四联，物品主管、管理员、财务部、领用部门或楼层各一联： A：领用部门持四联领用单到物品库领用物品，管理员严格按照领用单发放物品，领用人核对无误后，发放人、领用人签字确认，一联领用人保存，三联留物品库，其中两联转物品库主管，一联登记物品会计有关账簿，一联月底汇总后转财务部。审核后的领用单不得更改； B：物品的退库，退库部门或楼层填制所退物品明细，由物品管理员验收无误后，录入领用单，数量用负数录入，物品主管审核后，退物品人、仓库管理员签字确认，按上述规定传递单据； C：物品不得未入库先领用，物品领用后领用部门按规定建立流水帐，做好物品的保管和领用、退库记录，并保存好相关单据。 物品款项的支付 物品的款项实行勾单结算，由综合部根据供应商交回的物品验收单，审核无误同意付款后附在发票后报总经理批示，按规定流程进行付款。 普通发票的结算 综