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信用管理部门的基本功能
第2 章 企業信用管理制度之建立 43
當企業發展至一定規模時,隨著市場運行的需要,大多數的企業
都建立起獨立的信用管理部門,並通過它來實施企業內部的信用政
策。但長久以來,對於企業內部到底要不要設立信用管理部門,以及
如何設立,卻一直爭論不休。其實有很多都是見仁見智的問題,但在
實務操作上,設立信用管理部門的企業,的確在提升銷售業績、減少
呆帳損失、增加獲利能力上與未設立信用管理部門有顯著的差異。由
於信用管理部門的設立,能夠掌握業務部門盲目的追求數量,不考慮
風險的輕率舉動,防止呆帳的發生等問題;同時在公司信用政策的指
導下,又能夠推動企業使用更靈活的貿易交易方式,尋找更大的商
機,擴大業務來源,使企業能夠達成且創造更大利潤的有機體。
至於信用管理部門的設立,是獨立於各部門之外抑或設立在財務
部門或業務部門,又是一個見仁見智的議題。此時,就要考驗企業負
責人的智慧了,唯本節僅就信用管理部門設立的相關問題做探討與分
析。
一、信用管理部門的基本功能
任何企業要設立部門,基本上需根據公司之發展情況依組織架構
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圖來做規劃,重點是要能達到一定的基本門檻。因為一個組織的設
立,需瞭解有多少工作去做,若組織不明確,管理就會出問題,相對
的展開之職位及職責就不明確。
概括而言,站在公司的立場,信用管理部門的設立,最基本需達
到以下主要的功能:
(一)要有蒐集驗證分析,以建立與管理客戶信用檔案資料之能力
眾所皆知,信用資訊不足與授信風險是成正比的。然而,在買賣
雙方「信用資訊不對稱」的現象,長期以來卻存在於交易市場中,或
許有人認為可以透過風險加碼 (markup) 的方式,來達到解決部分信用
資訊不足的困擾。唯在實務上,如果能夠運用完善的徵信調查作業,
將可以降低甚至達到克服信用資訊不足的問題,進而做到降低授信風
險的目標。因此,信用管理部門的首要功能,就是要能做到有蒐集、
驗證、分析、建立與管理客戶信用檔案資料的能力。在目前資訊發達
的時代,資料取得容易,但要成為有用的資訊,則必須有專業人員的
分析與驗證做判斷,在一般信用管理部門,這樣的專業人才一定要具
備如此的專業能力。其次在信用檔案管理方面,要注意其時效性,並
且將客戶做適當的分類,實施定期或不定期的動態管理,甚至透過電
腦系統能做到自動提示或有預警的功能,而達到充分掌握客戶信用動
態的理想目標。
(二)具有訂定客戶授信條件的能力
依企業的信用制度,授信工作能推展順利主要係取決於徵信工作
內容的落實與否?也就是說,徵信是授信的基礎,基礎建設不穩固,
第2 章 企業信用管理制度之建立 45
授信絕對出問題。在一般正常的作業情況下,信用管理部門根據客戶
的信用資料。依據公司所擬定的信用評分表項目,做出評分並給予信
用等級,再按信用等級給予客戶信用額度與信用條件。唯在實務操作
上,會因行業別與企業規模大小而有所區別,同時每家企業對於信用
項目的選擇,以及使用評分項目的多寡都會加以考量。至於每一項目
的評分標準,所占的權數比重高低等,也都應該加以適當的斟酌,避
免與實際上有太大落差,才能對每一客戶做出最適當的授信考量。
(三)要具備應收帳款管理與催收的能力
客戶授信工作做得好,亦即授信品質高,應收帳款的管理工作就
輕鬆。透過信用交易,每筆金額都只是掛在帳上的應收帳款 (票據) 而
已,唯有變成現金,整個交易才算完成。因此,信用管理部門肩負著
應收帳款管理的重責大任,有關應收帳款的帳齡分析是必須確實去執
行;同時要防範逾期應收帳款轉變成壞帳的發生,需做好債權確保的
工作。萬一真的成為壞帳需催收時,則應該要有一套標準催帳作業規
範,在考量成本、時間、效益,以及作業人員的能力,做整體性的效
益評估。到底是由內部自己處理,抑或循法律途徑解決,還是委託應
收帳款催收公司處理,以選擇最佳的處理模式,並且能夠以最低的收
款費用,而達到最高的資金管理效率。
(四)要能利用徵信資料庫,開拓新市場之能力
目前資訊發達,有關企業各項徵信與信用管理的資料與數據,應
以電子化系統來作業,使用專業的軟體,其效率高也比較符合經濟效
益。同時要能夠與其他相關部門如財務、會計、業務、部門生產等相
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關部門連接,能獲取相關客戶的資訊資料,做為調整或管控客戶信用
額度與信用資訊之參考。另外,信用管理部門要能綜合對內、對
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